Prozessmanagement im HR-Bereich / 6.2 Prozess dokumentieren

Mit diesem Prozess-Steckbrief gewinnen wir bereits eine sehr gute Orientierung für alle Mitarbeiter in den Prozessen. Wir wissen, wie die Tätigkeiten der verschiedenen Teams zu einem gemeinsamen Ergebnis zusammenfließen.

Im nächsten Schritt können wir den Prozessablauf beschreiben, damit Prozessbeteiligte genauer wissen, wer was in welcher Reihenfolge tun soll. Diese Beschreibung erfüllt verschiedene Zwecke:

• Neue Mitarbeiter können mit dieser Prozessbeschreibung schneller eingearbeitet werden
• Veränderungen im Ablauf können schneller und präziser kommuniziert werden
• Anforderungen an IT-Anwendungen und ihre Weiterentwicklung werden präziser formuliert
• Mitarbeiter des IT-Service können zuverlässiger leisten, weil sie den Prozess verstehen

6.2.1 Aktivitäten als Arbeitseinheit

Für eine solche Prozessdokumentation gliedern wir den Prozess in seine wesentlichen Arbeitsschritte. Ein Arbeitsschritt ist eine Reihe von Tätigkeiten, die in der Regel von der gleichen Rolle an einem Punkt im Ablauf des Prozesses ausgeführt wird. Diese zu einem Arbeitsschritt zusammengefassten Tätigkeiten bezeichnen wir im Prozessmanagement als "Aktivität". Wenn wir Prozesse in einem Prozessmodell abbilden, ist die Aktivität die kleinste Einheit des Modells.

Es gibt keine verbindliche Vorgabe, wie kleinteilig die Tätigkeiten zu Aktivitäten gefasst werden sollen. Ein zu kleinteiliger Zuschnitt erschwert in aller Regel die Verständlichkeit der Dokumentation. Die Zielgruppe der Dokumentation sind die Menschen im Unternehmen, nicht Prozessmanager, nicht Auditoren und nicht IT-Anwendungen. Die Priorität der Darstellung sollte also Verständlichkeit haben.

6.2.2 Grafische Darstellung im Modell

Eine grafische Darstellung als Prozessmodell ist hilfreich für das Verständnis, wenn das Prozessmodell übersichtlich gestaltet ist. Das Prozessmodell enthält

• Ereignisse
• Aktivitäten
• Verzweigungen (Gateways)

Ereignisse bezeichnen beobachtbare Zustände im Prozess, sei es als Zustand bei Start und Ende oder als relevante Zwischenzustände des Prozesses. Aktivitäten bezeichnen die Arbeitsschritte und Verzweigungen die Logik im Ablauf.

6.2.3 Arbeitshilfe für die Praxis

Die Dokumentation dient als Arbeitshilfe für Prozessbeteiligte, wenn sie für jeden Arbeitsschritt benennt, welches Ergebnis jeder Arbeitsschritt erreichen soll. Ein Bearbeiter übernimmt damit die Ausführungs-Verantwortung dafür, dass sie oder er dieses Ergebnis in der beschriebenen Qualität erarbeitet hat. Bearbeiter nachfolgender Aktivitäten können sich auf dieses Ergebnis verlassen.

Darüber hinaus kann die Prozessdokumentation auch eine Anleitung für die Ausführung der Arbeitsschritte enthalten. Diese Anleitung sollte so detailliert sein, dass eine Fachperson die Arbeit damit erledigen kann. Es ist nicht sinnvoll, die Arbeiten so zu beschreiben, dass eine fachfremde Person damit umgehen kann. Ausgebildete Fachpersonen akzeptieren in der Regel eine zu detaillierte Beschreibung nicht, die Dokumentation wird dann zu einem toten Papier.