Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein.
Die Digitalisierung der HR-Arbeit beginnt also häufig damit, eine "elektronische Personalakte" (EPA) einzuführen. Das hat zur Folge, dass sich alle Personalprozesse ändern müssen und optimiert werden können. Konnte vorher eine Akte nur an einer Stelle zur gleichen Zeit sein, ist mit einer EPA der Zugriff auf Personalakten von überall her möglich. Tätigkeiten müssen also nicht mehr zum jeweiligen Inhaber der Akte geroutet werden, sondern jede fachkundige Person in HR kann Tätigkeiten ausführen. Das ermöglicht erst die Entscheidung über Differenzierung oder Integration von Tätigkeiten.
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