Die Checkliste hilft bei der Vorbereitung und Planung des ersten Arbeitstags neuer Mitarbeiter im Homeoffice und unterstützt bei der späteren sozialen Integration beim Remote Onboarding.
Remote Onboarding gehört mittlerweile aufgrund New Work und zunehmender zeit- und ortsungebundener Zusammenarbeit für viele Unternehmen zum Alltag. Vor allem bei der Remote Einarbeitung sollten Führungskräfte und HR Verantwortliche daher das Onboarding in den Fokus rücken. Diese Checkliste unterstützt Sie dabei für einen möglichst reibungslosen Ablauf.
| ToDo |
Wer kümmert sich? |
Bis wann? |
| Preboarding |
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| Stellen Sie Arbeitsvertrag, Vertraulichkeitserklärung etc. digital zur Verfügung. |
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| Klären Sie vorab genau die Rolle, Aufgaben und Position im Unternehmen mit dem neuen Mitarbeiter, sodass die Erwartungen beider Seiten klar sind. |
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| Lassen Sie dem neuen Mitarbeiter vorab alle wichtigen Infos für den ersten Arbeitstag zukommen. Sorgen Sie dafür, dass das benötigte technische Equipment (Laptop, Monitor, Webcam etc.) mit den vorinstallierten Programmen rechtzeitig geliefert wird. |
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| Erstellen Sie eine Agenda für die erste Woche und versenden Sie die Links zu den ersten Videokonferenzen. Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter auch eine Anleitung zum Einloggen in die Systeme zur Verfügung. |
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| Verschicken Sie ein Willkommenspaket mit Logo des Unternehmens, z. B. mit kleinen und nützlichen Werbegeschenken. |
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| Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter im Organigramm und Mailprogrammen sichtbar werden. Richten Sie die notwendigen Konten und Zugänge für den neuen Mitarbeiter ein, damit er mit anderen Teammitgliedern kommunizieren und von zu Hause aus arbeiten kann. |
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| Stellen Sie Unterlagen für die Einweisung und zur Nutzung und Bedienung der wichtigsten Tools und Programme zur Verfügung. |
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| Erster Arbeitstag |
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| Team informieren: Am ersten Tag erleichtert eine Info über den Start des neuen Kollegen den Einstieg. Durch eine solche Ankündigung zeigen Sie neuen Mitarbeitern, dass Sie sich auf die Zusammenarbeit freuen und informieren andere gleichzeitig darüber, dass es ein neues Teammitglied gibt. |
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| Virtuelle Begrüßung durch das Team und die Führungskräfte ist organisiert, um den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihm oder ihr die Möglichkeit zu geben, die Kollegen kennenzulernen. |
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| Der Paten oder Mentor stellt sich vor und bietet seine Unterstützung bei allen Fragen an. |
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| Zeitplan für den ersten Tag ist festgelegt, bei dem der neue Mitarbeiter über alle wichtigen Aufgaben und Projekte informiert wird. |
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Mittels virtueller Tour durch das Unternehmen kann der neue Mitarbeiter den Betrieb kennenlernen, z. B. mittels Videos und lernt wichtige Ressourcen und Unterstützungsangebote kennen. Das können z. B. Informationen über die Unternehmensgeschichte, Organisationsstruktur, Unternehmenswerte und -kultur, Überblick über die Produkt- bzw. Serviceangebote oder Erklärungen, wie welche Abteilungen zusammenarbeiten, sein. Je nach Unternehmensgröße können Sie zudem mehrere neue Kollegen zu einen (virtuellen)Welcome-Day einladen, um diese Wissensvermittlung über das Unternehmen zu bündeln. |
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| Erste Termine mit wichtigen Ansprechpartnern für den neuen Kollegen sind vereinbart. |
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| Fragerunde und Feedback-Möglichkeit am Ende des ersten Arbeitstags ist mit dem Vorgesetzten vereinbart. |
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| Soziale und fachliche Integration |
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| Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter sich schnell einen Überblick über die Arbeitsprozesse und -abläufe verschaffen kann. |
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| Regelmäßige Meetings und virtuelles Team-Building helfen, um die Teammitglieder miteinander in Kontakt zu bringen und den Austausch zu fördern. Dabei unterstützen auch Teamchats für zwanglose Gespräche, z. B. über Hobbys oder gemeinsame Interessen, um eine Verbindung aufzubauen und die soziale Integration zu fördern. |
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| Verbindliche Richtlinien und klare Absprachen unterstützten die Remote-Kommunikation, z.B. feste Kernzeiten oder Abwesenheitsmeldungen. Damit wissen auch die neuen Kollegen, wann sie jemand aus dem Team erreichen können. |
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| Der Pate bietet regelmäßige Gespräche an und steht bei Fragen zur Verfügung und achtet darauf, dass der neue Mitarbeiter in Teammeetings, Projekte und Aktivitäten eingebunden wird, damit er die Dynamik des Teams versteht. |
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| Feedback-Gespräche fördern die Integration und unterstützen bei offenen Fragen. Vereinbaren Sie daher regelmäßige Jourfixe mit dem Vorgesetzten. |
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| Evaluieren Sie gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter benötigte Schulungen und Weiterbildungen. Prüfen Sie auch, welche Möglichkeiten für den internen Wissenstransfer und Wissensaufbau es innerhalb des Teams gibt. |
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