Wie Onboarding außerhalb des Büros gelingt

Haben die neuen Mitarbeitenden einen Job am Unternehmensstandort, mit Büro, festem Schreibtisch und geregelten Arbeitszeiten, findet am ersten Arbeitstag üblicherweise eine Begrüßung am Unternehmensstandort statt. Es gibt ein kleines Willkommensgeschenk, einen Firmenrundgang, ein gemeinsames Mittagessen mit dem eigenen Team und die Arbeitsmittel wie Laptop und/oder Firmenhandy werden Überreicht. In den nächsten Tagen und Wochen finden immer wieder Kennenlern-Meetings mit allen Abteilungen und Teams statt und der Kontakt zur HR-Abteilung ist allein durch die räumliche Nähe gegeben.

Ganz anders ist die Situation, wenn die neuen Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben, vom ersten Tag an unterwegs sind oder ausschließlich im Homeoffice arbeiten, im Schichtdienst oder ohne festes Team beschäftigt sind. Die Recruiting-Experten von D.Vinci haben das Onboarding bei Berufen, die nicht dem klassischen nine-to-five-Beschäftigung im Büro entsprechen, unter die Lupe genommen und geben Tipps, wie es trotzdem gelingt.

Tipps für Onboarding außerhalb des Unternehmensstandorts

Gerade in Handwerksberufen kann der Arbeitsort häufig wechseln: Die Mitarbeitenden sind auf Montage oder der tägliche Einsatz bei Kunden vor Ort bestimmt den Arbeitsort. Das Umfeld wechselt also ständig, möglicherweise auch das Team. Es empfehlen sich folgende Maßnahmen:

• Gute Vorbereitung für den Start: Um den Kontakt zu den neuen Mitarbeitenden zwischen der Vertragsunterschrift und dem Arbeitsbeginn zu halten, kann während der Preboarding-Phase geklärt werden, welche Werkzeuge oder Berufskleidung für den Job nötig sind, damit am ersten Arbeitstag alles vorbereitet ist. Das Anprobieren der Arbeitskleidung kann für ein persönliches Treffen vor dem Jobstart genutzt werden.
• Erster Arbeitstag im Betrieb: Auch wenn die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz haben, an den sie immer wieder zurückkehren, sollte der erste Arbeitstag gemeinsam und mit einem persönlichen Treffen stattfinden, beispielsweise am Standort der Verwaltung, in der Werkstatt oder im Lager. Dort kann es einen Rundgang sowie ein gemeinsames Frühstück geben, damit der oder die Neue die Kolleginnen und Kollegen persönlich kennenlernen kann.
• Willkommensgruß: Am ersten Tag kann auch ein kleines Willkommensgeschenk übergeben werden. Ein Blumenstrauß, der auf keinen Schreibtisch gestellt werden kann, ist vielleicht weniger passend. Für Mitarbeitende im Außeneinsatz ist stattdessen ein Lunchpaket oder ein Verzehrgutschein, den sie unterwegs einlösen können, ein passendes Präsent.
• Nicht allein lassen: Auch wenn die neuen Mitarbeitenden keine Berufseinsteiger sind, sollten sie in den ersten Wochen im neuen Job nicht allein gelassen werden. Die Integration ins Team unterstützen zum Beispiel regelmäßige kurze Teammeetings, eine wöchentliche gemeinsame Mittags- oder Kaffeepause oder ein Pate/eine Patin aus dem Unternehmen.

Onboarding bei mehreren Firmensitzen, Remote Work oder Schichtdienst

Fangen neue Beschäftigte in einem Unternehmen mit Filialstruktur oder vielen Firmensitzen an, gestaltet es sich schwierig, die Kolleginnen und Kollegen der anderen Standorte kennenzulernen. Dafür ist eine gewisse Vorbereitung notwendig. Virtuelle Meetings oder vorab aufgenommene Videos können bei der sozialen Integration über den eigenen Standort hinaus helfen. Auch die Bildung von Gruppen zum Kennenlernen oder der persönliche Besuch der anderen Standorte können sinnvoll sein, um alle Gegebenheiten und die wichtigsten Kontaktpersonen kennenzulernen.

Arbeitet eine Person in einem Unternehmen, in dem komplett remote gearbeitet wird, muss gewährleistet sein, dass diese Person eigenständig arbeiten kann, beispielsweise durch die rechtzeitige Bereitstellung von Arbeitsmitteln und einen regelmäßigen virtuellen Kontakt zu einem Buddy. Gerade, wenn es keinerlei persönlichen Kontakt gibt, muss besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, die neuen Mitarbeitenden sozial zu integrieren, um sie nicht schnell wieder zu verlieren.

Auch die Arbeit im Schichtdienst erfordert besondere Sensibilität und Aufmerksamkeit beim Onboarding. Nur, weil jemand neu ist und noch nicht weiß, welche Schichten die anstrengendsten sind, wäre es unfair, ihm oder ihr nur die unbeliebten Arbeitszeiten zuzuweisen. Bei der Schichtverteilung sollte darüber hinaus berücksichtigt werden, dass der oder die Neue in der Schichtrotation immer wieder mit anderen Personen zusammenarbeitet und daher in der Anfangszeit laufend ein neues Kennenlernen stattfinden muss. Vorab könnten beispielsweise "Steckbriefe" versendet werden, in denen sich die bestehenden Kolleginnen und Kollegen vorstellen.

Herausforderndes Onboarding in der Gesundheitsbranche

Die Arbeit in der Gesundheitsbranche ist geprägt durch viele Überstunden, kaum Zeit für Pausen, zu niedrige Pflegeschlüssel, Personalmangel und geringer Bezahlung. Für die meisten Gesundheitseinrichtungen ist es herausfordernd, neues Personal zu finden und das bestehende zu halten. Umso wichtiger ist ein effektives Onboarding, um neue Mitarbeitende sozial und emotional in ihre Teams einzubinden. Hierfür empfiehlt sich unter anderem folgende Vorgehensweise:

• Am Arbeitgeberimage arbeiten: Ein gutes Employer Branding trägt nicht nur dazu bei, die Aufmerksamkeit von Stellensuchenden zu wecken und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Sondern es ist grundlegend, um gleich von Anfang an eine positive und wertschätzende Arbeitsatmosphäre zu vermitteln. Wichtig ist jedoch, dass die Arbeitgeberversprechen der Realität entsprechen. Ansonsten ist die Enttäuschung an den ersten Arbeitstagen groß und ebenso die Kündigungswahrscheinlichkeit.
• Schnuppertage ermöglichen: Ein Schnuppertag oder eine Art Mini-Praktikum vor dem ersten Arbeitstag hilft dabei, vorab die Arbeitsabläufe und gegebenenfalls auch einige Patienten kennenzulernen. Auf diese Weise müssen die neuen Mitarbeitenden am ersten Tag nicht bei Null anfangen. Der Schnuppertag hilft, Ängste abzubauen und schneller in der neuen Tätigkeit anzukommen. Gerade bei Berufseinsteigern bietet sich ein Schnuppertag oder Mini-Praktikum an, da sie noch unsicher sind und nicht alle Abläufe kennen.
• Ein Patensystem etablieren: Pflegekräfte müssen schnell einsatzfähig sein, deshalb ist die Einarbeitungszeit nur kurz. Hier hilft es, den neuen Mitarbeitenden Paten zur Seite zu stellen, die für Fragen da ist und an die sich die Neuen auch mit sensiblen Themen wenden können. Ein Patensystem ist auch deshalb sinnvoll, weil durch den Schichtdienst und die hohe Fluktuation das Team ständig wechselt und so eine Konstante gegeben ist.
• Qualifizierungen frühzeitig planen: Wenn für die Tätigkeit bestimmte Schulungen oder Weiterbildungen notwendig sind, sollten diese an den Anfang des Onboardings oder sogar – sofern möglich – ins Preboarding gelegt werden, damit die neuen Mitarbeitenden schnell einsatzbereit sind und in den ersten Arbeitstagen nicht gleich wieder aus der neuen Arbeitsroutine herausgerissen werden müssen. Ein gutes Preboarding hilft auch dabei, administrative Angelegenheiten in den ersten Tagen zu reduzieren.

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