Arbeitgeber sind verpflichtet, die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten schwerbehinderten Mitarbeiter und die ggf. zu zahlende Ausgleichsquote jährlich zu melden. Dabei haben sie selbst zu prüfen, ob sie in ausreichendem Umfang schwerbehinderte Menschen beschäftigen.
Meldefrist 31.3.
Die unter Umständen erforderliche Meldung ist rückwirkend für das abgelaufene Kalenderjahr zu erstatten. Spätestens zum 31.3. eines jeden Jahres muss die Anzahl der schwerbehinderten Mitarbeiter im vorangegangenen Jahr gemeldet werden. Hat der Arbeitgeber im Vorjahr zu wenig schwerbehinderte Mitarbeiter beschäftigt, zahlt er zum 31.3. die Ausgleichsabgabe.
Verpflichtet zur Erstattung der Meldung ist jedes beschäftigungspflichtige Unternehmen, auch wenn es von der Bundesagentur für Arbeit (BA) hierzu nicht angeschrieben und mit Anzeigevordrucken versorgt worden ist. Der regelmäßige Versand der Vordrucke um die Jahreswende ist ein zusätzlicher Service der Bundesagentur für Arbeit für Arbeitgeber, die nach den Daten der Bundesagentur für Arbeit oder der Integrationsämter im Anzeigejahr potenziell beschäftigungspflichtig waren.
Für die Meldung sind die amtlichen Vordrucke der Bundesagentur für Arbeit zu verwenden. Alternativ können Arbeitgeber die Meldung auch per IW-Elan elektronisch übermitteln. Bei einer elektronischen Übermittlung werden die Daten gespeichert und müssen nicht jedes Jahr neu eingegeben werden, falls sich nichts geändert hat.
Im Rahmen der jährlichen Meldung sollten Arbeitgeber bestimmte Dinge besonders beachten:
3.1 Gesamtarbeitsplätze des Vorjahres
In Spalte 1 der Meldung ist die Anzahl der Arbeitsplätze (monatliche Höchstzahl) anzugeben. Hierzu zählen alle Arbeitsplätze (auch Auszubildende, Minijobber etc.). Die Stelle des Arbeitgebers ist kein Arbeitsplatz. Arbeitsplätze sind auch Stellen, auf denen Personen beschäftigt sind, deren Beschäftigungsverhältnis ruht.
Berücksichtigung von schwerbehinderten Menschen in der Freistellungsphase der Altersteilzeit
Bei Altersteilzeit im sog. Blockmodell ist der Arbeitsplatz auch in der Freistellungsphase zu zählen, wenn die wöchentliche Arbeitszeit im Umfang von 18 und mehr Stunden ruht. Wird auf die Stelle allerdings eine Ersatzkraft (Vertretung) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 18 und mehr Stunden eingestellt, dann zählt nur noch die Stelle der Vertretung als Arbeitsplatz.
3.2 Ausbildungsplätze des Vorjahres
In Spalte 2 sind die Stellen der Auszubildenden einzutragen. Ausbildungsstellen sind Stellen, auf denen eine Berufsausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz oder der Handwerksordnung durchgeführt bzw. ein Beamter auf Widerruf im Vorbereitungsdienst beschäftigt wird, sowie Stellen von Teilnehmern an einer Einstiegsqualifizierung. In Spalte 2 sind auch die Praktikanten, deren Praktikum nach Maßgabe der Ausbildungsordnung Bestandteil einer zu einem ersten beruflichen Abschluss führenden Bildungsmaßnahme ist, anzugeben.
3.3 Teilzeitbeschäftigte des Vorjahres
In Spalte 3 ist die Anzahl der Teilzeitarbeitskräfte einzutragen, deren Arbeitszeit sich unter 18 Wochenstunden beläuft sowie die Anzahl der Stellen, die vertraglich oder nach der Natur der Arbeit nur für die Dauer von höchstens 8 Wochen besetzt sind.
3.4 Gesamtergebnis
In Spalte 4 sind von den Arbeitsplätzen aus Spalte 1 die Anzahl der Beschäftigungsverhältnisse aus den Spalten 2 und 3 abzuziehen. Das Ergebnis ist die Anzahl der berücksichtigenden Arbeitsplätze.
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