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Die Niederschrift gehört ebenso wie andere Unterlagen zu den Akten des Betriebsrats. Der Arbeitgeber kann weder die Aushändigung verfügen noch steht ihm ein Einsichtsrecht zu. Die Aufbewahrungspflicht geht über die Amtszeit des Betriebsrats hinaus. Von daher sind die Niederschriften dem nachfolgenden Betriebsrat weiterzugeben.
Soweit die Niederschrift elektronisch erstellt und signiert wurde, kann unter Beachtung dieser Vorgaben auch das elektronische Dokument gespeichert werden.
Arbeitgeber und Gewerkschaftsvertreter erhalten eine Abschrift des Protokolls über die Tagesordnungspunkte, an deren Behandlung sie teilgenommen haben (§ 34 Abs. 2 BetrVG). Waren sie eingeladen, sind jedoch nicht erschienen, erhalten sie keine Protokollabschrift.
Darüber hinaus hat der Arbeitgeber einen Anspruch auf Aushändigung einer vom Vorsitzenden unterzeichneten Abschrift der Niederschrift, aus der sich die (wirksame) Beschlussfassung des Betriebsrats zu einer Betriebsvereinbarung ergibt, damit der Arbeitgeber deren Wirksamkeit in Bezug auf die Beschlussfassung des Betriebsrats nachweisen kann. Der Betriebsrat ist auch ohne Teilnahme des Arbeitgebers an der Sitzung im Fall der Beschlussfassung über eine Betriebsvereinbarung verpflichtet, dem Arbeitgeber auf dessen zeitnah geltend zu machendes Verlangen eine den inhaltlichen und formellen Maßgaben des § 34 Abs. 2 Satz 1 BetrVG entsprechende Abschrift desjenigen Teils der Sitzungsniederschrift auszuhändigen, aus dem sich die Beschlussfassung des Betriebsrats ergibt, die für die Wirksamkeit der vom Betriebsratsvorsitzenden abgegebenen Erklärung erforderlich ist.
Aus der nach § 34 Abs. 2 Satz 1 BetrVG auszuhändigenden Abschrift der Sitzungsniederschrift müssen sich sowohl der Inhalt eines vom Betriebsrat gefassten Beschlusses als auch das Stimmverhältnis ablesen lassen. Abschriftlich an den Arbeitgeber auszuhändigen ist ferner der Teil der Sitzungsniederschrift, aus dem sich ergibt, dass sie nach § 34 Abs. 1 Satz 2 BetrVG vom Vorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied unterschrieben wurde. Gleiches gilt für die Anwesenheitsliste, die nach § 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG der Sitzungsniederschrift beizufügen ist und die damit einen ihrer Bestandteile darstellt. Zudem muss die an den Arbeitgeber auszuhändigende Abschrift etwaige für die Beschlussfassung erhebliche Einwendungen erfassen, die nach § 34 Abs. 2 Satz 2 BetrVG gegen die Niederschrift oder ihre Anwesenheitsliste erhoben und dieser beigefügt wurden. Die Abschrift ist – obwohl § 34 Abs. 2 Satz 1 BetrVG keine ausdrücklichen Formvorgaben enthält – vom Betriebsratsvorsitzenden zu unterzeichnen. Seine Unterschrift bestätigt, dass der Inhalt der Abschrift im erteilten Umfang mit der Urschrift der Sitzungsniederschrift übereinstimmt.[1]
Sonstige Teilnehmer der Sitzung haben keinen derartigen Anspruch. Auch die Betriebsratsmitglieder haben lediglich ein Einsichtsrecht. Abweichende Regelungen durch die Geschäftsordnung des Betriebsrats sind möglich und sinnvoll.
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