Umlageverfahren bei Krankheit

Zusammenfassung

Begriff

Das Umlageverfahren bei Krankheit wurde geschaffen, um gerade kleineren und mittleren Betrieben zu helfen. Es soll die nicht unerhebliche finanzielle Belastung für Aufwendungen der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall auffangen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Sozialversicherung: Gesetzliche Grundlage des Umlageverfahrens ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG), das in Ergänzung zum Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) zu sehen ist. Der GKV-Spitzenverband hat sich in "Grundsätzlichen Hinweisen" (GR v. 19.11.2019) mit dem Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Entgeltfortzahlung im Detail beschäftigt. Relevant sind außerdem die "Grundsätze zum Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG)" (GR v. 29.10.2020) sowie die Verfahrensbeschreibung für das maschinelle Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) (GR v. 3.3.2021).

Praxis-Beispiele

• Keine Umlage bei Einmalzahlungen, Beispiel mit Märzklausel

Sozialversicherung

1 Durchführung

1.1 Krankenkassen

Das U1-Verfahren wird von allen Krankenkassenarten mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkasse durchgeführt. Die Krankenkassen können die Durchführung des U1-Verfahrens auch auf andere Stellen übertragen. Zuständig für die Durchführung des U1-Verfahrens ist die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert, führt die Krankenkasse das U1-Verfahren durch, die für den Arbeitnehmer auch die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und zur Bundesagentur für Arbeit einzieht. Ergibt sich auch danach keine zuständige Krankenkasse, wählt der Arbeitgeber nach den Regelungen des allgemeinen Krankenkassenwahlrechts^[1] eine Krankenkasse.

Achtung

Geringfügig Beschäftigte

Eine Sonderregelung gilt für alle geringfügig beschäftigten Arbeitnehmer.^[2] Für sie wird das U1-Verfahren – unabhängig davon, bei welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist – stets von der Minijob-Zentrale bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See durchgeführt.

[1]

S. Krankenkassenwahl.

[2]

S. Geringfügig entlohnte Beschäftigung.

1.2 Feststellung der teilnehmenden Arbeitgeber

Grundsätzlich ist für die Feststellung der Teilnahme des Arbeitgebers die Krankenkasse zuständig, die das U1-Verfahren durchführt. Für die Teilnahme am U1-Verfahren ist kein förmlicher Feststellungsbescheid einer Krankenkasse notwendig. Die Voraussetzungen für die Teilnahme am U1-Verfahren ergeben sich unmittelbar aus dem AAG. Deshalb kann der Arbeitgeber in eigener Regie prüfen, ob er berechtigt ist, am U1-Verfahren teilzunehmen.

1.2.1 Feststellungsbescheid der Krankenkasse

Der Arbeitgeber kann von einer zuständigen Krankenkasse einen Feststellungsbescheid für die Teilnahme am U1-Verfahren verlangen (z. B. bei Betriebserrichtung). In diesem Fall gilt der Bescheid gegenüber allen anderen beteiligten Krankenkassen.

1.2.2 Prüfung zu Beginn eines Kalenderjahres

Die zuständige Krankenkasse prüft die Zugehörigkeit des Arbeitgebers zum U1-Verfahren jeweils zum Beginn eines Kalenderjahres. Dabei wird auf die Verhältnisse des Vorjahres zurückgegriffen.

Wichtig

Veränderungen im laufenden Kalenderjahr

Die Feststellung gilt für das gesamte Kalenderjahr. Sie bleibt auch maßgebend, wenn sich im Laufe des Kalenderjahres die Beschäftigtenzahl erheblich verändert.

2 Teilnahme

2.1 Arbeitnehmeranzahl teilnehmender Betriebe

Betriebe nehmen am Umlageverfahren teil, wenn sie in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen.^[1] Hierbei handelt es sich um eine gesetzlich festgelegte Grenze.

Als Arbeitgeber im Sinne des AAG gilt auch, wer in seinem Privathaushalt Arbeitnehmer^[2] beschäftigt. Hat ein Arbeitgeber mehrere Betriebe oder Betriebsteile, ist die Zahl der in den verschiedenen Betrieben beschäftigten Arbeitnehmer zusammenzurechnen. Dies gilt selbst dann, wenn der Betrieb seinen Sitz im Ausland hat.

Hinweis

Keine Umlagepflicht für exterritoriale Arbeitgeber

Exterritoriale Arbeitgeber müssen grundsätzlich keine Beiträge zum Umlageverfahren U1 zahlen. Sie sind vom Erstattungsverfahren ausgenommen. Dazu zählen Dienststellen und diesen gleichgestellte Einrichtungen der in der Bundesrepublik Deutschland stationierten ausländischen Truppen und der dort aufgrund des Nordatlantikpakts errichteten internationalen militärischen Hauptquartiere.^[3]

Bestimmte Arbeitgeber nehmen nicht am U1-Verfahren teil.^[4]

[1] § 1 Abs. 1 AAG.

[2]

S. Haushaltsscheck.

[3] § 11 Abs. 2 Nr. 2 AAG.

[4]

S. Umlageverfahren: Besondere Regelungen und Unterschiede beim U1- und U2-Verfahren.

2.2 Ermittlung der Arbeitnehmeranzahl

2.2.1 Zu berücksichtigende Arbeitnehmer

Bei der Prüfung, ob der Arbeitgeber nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt, ist von der Gesamtzahl der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer auszugehen. Dabei sind grundsätzlich alle Beschäftigten mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen. Dazu zählen auch Beschäftigte im Arbeitsbereich der Werkstatt oder Arbeitnehmer der Werkstatt.

Teilzeitbeschäftigte

Teilzeitbeschäftigte werden nur entsprechend ihrer Arbeitszeit wie folgt berücksichtigt:

• bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 10 Stunden mit dem Faktor 0,25,
• bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 10 Stunden, aber nicht mehr als 20 Stunden, mit dem Faktor 0,5,
• bei einer re...