Unzutreffender Lohnsteuerabzug: Pflichten des Arbeitgebers

Zusammenfassung

Überblick

Der Arbeitgeber ist zu einer unverzüglichen schriftlichen Anzeige an das Betriebsstättenfinanzamt verpflichtet, wenn Umstände eintreten, durch die sich der Lohnsteuerabzug rückwirkend ändern würde, der Arbeitgeber aber von seiner Berechtigung zur rückwirkenden Änderung des Lohnsteuerabzugs keinen Gebrauch machen will oder die Lohnsteuer nicht nachträglich einbehalten kann.

Auch sozialversicherungsrechtlich können Umstände eintreten, die zu Änderungen der Beitragsberechnung führen. Auf was in diesem Fall zu achten ist und welche Pflichten der Arbeitgeber hat, wird in einem separaten Beitrag beschrieben.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Verpflichtung zur Anzeige an das Betriebsstättenfinanzamt besteht nach § 41c Abs. 4 EStG. Sie wird ergänzend geregelt in R 41c.1–3 LStR.

Lohnsteuer

1 Anzeigepflicht des Arbeitgebers

Eine Verpflichtung, den Lohnsteuerabzug rückwirkend zu ändern oder dem Finanzamt Anzeige zu erstatten, kann für den Arbeitgeber entstehen, wenn

• der Arbeitgeber nachträglich erkennt, dass er bisher den Lohnsteuerabzug falsch durchgeführt hat oder
• Gesetzesänderungen rückwirkend in Kraft getreten sind.

Hat der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer einbehalten und ändert er nachträglich den Lohnsteuerabzug nicht, muss er diese Tatsache unverzüglich dem Finanzamt mitteilen.^[1]

Hinweis

Lohnänderung oder Teillohnzahlungszeitraum

Auch sozialversicherungsrechtlich können Umstände eintreten, die zu Änderungen der Beitragsberechnung führen. Arbeitgeber müssen dies bei der Beitragsberechnung und ggf. melderechtlich berücksichtigen.^[2]

Insbesondere in allen Fällen einer rückwirkenden Gesetzesänderung kann sich der Arbeitgeber nur dadurch von seiner Arbeitgeberhaftung befreien, indem er entweder den Lohnsteuerabzug rückwirkend aufrollt und berichtigt oder dem Finanzamt eine Anzeige nach § 41c Abs. 4 EStG erstattet. Die Anzeigeverpflichtung gilt auch für bereits ausgeschiedene Arbeitnehmer. Gegenüber dem Arbeitnehmer wird der Anlauf der Festsetzungsfrist^[3] für die Lohnsteuer durch eine Anzeige des Arbeitgebers gehemmt.^[4]

Wichtig

Haftungsausschluss durch Anzeigepflicht

Kommt der Arbeitgeber seiner Anzeigepflicht nach, kann er für die bis dahin zu wenig einbehaltene Lohnsteuer nicht mehr haftungsweise in Anspruch genommen werden. Die haftungsbefreiende Wirkung der Anzeige setzt voraus, dass der Arbeitgeber die unzutreffende Lohnsteuererhebung, z. B. den Berechnungsfehler, selber erkennt. Ein Haftungsausschluss ist daher nicht möglich, wenn der Arbeitgeber erst aufgrund von Hinweisen oder Feststellungen im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung die fehlerhafte Behandlung anzeigt.

[1] § 41c Abs. 4 Satz 1 EStG.

[2]

S. Lohnänderung und Teillohnzahlungszeitraum: Arbeitgeberpflichten in der Sozialversicherung.

[3] § 170 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 AO.

[4] BFH, Urteil v. 5.7.2012, VI R 11/11, BStBl 2013 II S. 190.

2 Anzeigegründe

Behält der Arbeitgeber in den vorstehenden Fällen die Lohnsteuer nicht nachträglich ein, hat er dies seinem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich anzuzeigen.

Die Anzeigeverpflichtung besteht darüber hinaus auch in den Fällen, in denen der Arbeitgeber die Lohnsteuer deshalb nicht mehr nachträglich einbehalten kann, weil

• der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht;
• der Arbeitgeber nach Ablauf des Kalenderjahres bereits die (elektronische) Lohnsteuerbescheinigung übermittelt oder ausgeschrieben hat;
• der Barlohn zur Zahlung der Steuerabzugsbeträge nicht ausreicht, z. B. weil der Arbeitnehmer neben dem Barlohn auch Sachbezüge erhält.

Achtung

Lohnsteuer übersteigt den Barlohn

Reicht der vom Arbeitgeber geschuldete Barlohn zur Deckung der Lohnsteuer nicht aus, muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den Fehlbetrag zur Verfügung stellen. Wenn der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung zur Deckung des Fehlbetrags nicht nachkommt und der Arbeitgeber den Fehlbetrag nicht durch Zurückhaltung von anderen Bezügen des Arbeitnehmers aufbringen kann, muss der Arbeitgeber dies dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen.^[1] Das Finanzamt hat in diesem Fall die zu wenig erhobene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer nachzufordern.

Die vorstehenden Anzeigepflichten bestehen für unzutreffende Lohnsteuererhebungen in den zurückliegenden 4 Kalenderjahren und auch für Nachforderungsbeträge unter 10 EUR.

[1] § 38 Abs. 4 Satz 2 EStG.

3 Schriftliche Anzeigeform

Die Anzeige muss schriftlich erstattet werden. Sie muss

• den Namen,
• die Identifikationsnummer,
• die Anschrift des Arbeitnehmers,

• die in den ELStAM eingetragenen Besteuerungsmerkmale

  • Geburtsdatum,
  • Steuerklasse/Faktor,
  • Zahl der Kinderfreibeträge,
  • Kirchensteuerabzugsmerkmal und
  • ggf. den gebildeten Freibetrag oder
  • Hinzurechnungsbetrag
• sowie den Anzeigegrund und

• die für die Berechnung einer Lohnsteuer-Nachforderung erforderlichen Mitteilungen über

  • Höhe und
  • Art des Arbeitslohns (z. B. Auszug aus dem Lohnkonto) sowie
  • der hierauf entfallenden Steuerabzüge für jeden Lohnzahlungszeitraum

enthalten.