Urlaubs- und Arbeitszeitspende

Vertrag unter anderem enthalten im Haufe Personal Office Platin

Dr. Daniel Wall

Kurzbeschreibung

Diese individualvertragliche Vereinbarung regelt das Spenden von Urlaubstagen und Arbeitszeitguthaben an andere Mitarbeiter.

Vorbemerkung

Vor allem im Zusammenhang mit Katastrophen, wird in einigen Unternehmen die Möglichkeit angeboten, Urlaub oder Überstunden zu spenden. Doch auch stetige Modelle, um ehrenamtlich engagierte Mitarbeiter zu unterstützen, erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Zudem können Mitarbeiter, die etwa durch die Pflege^{^[1]} naher Angehöriger besonders belastet sind, durch solche Spenden von Kollegen unterstützt werden.

Besteht in einem Unternehmen ein Betriebsrat, so hat dieser bei der Aufstellung von Regelungen über das Spenden von Urlaubstagen ein Mitbestimmungsrecht.

Auch in betriebsratslosen Betrieben können Vereinbarungen über das Spenden von Urlaubstagen und Arbeitszeit individualvertraglich geschlossen werden. Dies ist insoweit möglich, wie kein Tarifvertrag mit Regelungen zum Urlaubsanspruch normative Bindung entfaltet. Entschließt sich der Arbeitgeber, die Spende von Urlaubstagen oder Arbeitszeitguthaben zu ermöglichen, so sollte er dies den Mitarbeitern in einem Informationsschreiben mitteilen. Dieses Schreiben sollte Angaben darüber enthalten, ob die Spende an weitere Voraussetzungen geknüpft ist (z.B. die Vorlage von Nachweisen). Das Schreiben sollte am Schwarzen Brett oder im Intranet veröffentlicht werden, so dass alle Mitarbeiter Zugang haben.

Arbeitsvertraglich formuliert vereinbart der "spendende" Mitarbeiter einen Erlass- und Übertragungsvertrag.^{^[2]} Auf eine bestimmte Anzahl an Urlaubstagen oder Arbeitszeitguthaben verzichtet er, dafür verpflichtet sich der Arbeitgeber, diese Summe einem anderen Mitarbeiter gutzuschreiben. Der Beschenkte muss dafür unter Umständen bestimmte Nachweise erbringen.

Der Verzicht des Urlaubs und Zeitguthabens ist gesetzlich begrenzt: Weil der gesetzliche Mindesturlaub vertraglich nicht unterschritten werden darf, können Mitarbeiter nur den übergesetzlichen, vertraglichen Mehrurlaub spenden. Beim Spenden von Zeitguthaben muss beachtet werden, dass die ausgezahlte Vergütung auch nach der Zeitspende noch über dem gesetzlichen Mindestlohn für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit liegt.

[1] Auf die Möglichkeit des betroffenen Arbeitnehmers, Pflegezeit nach dem PflegeZG, Familienzeit nach dem FPfZG oder Elternzeit nach dem BEEG in Anspruch zu nehmen, wird an dieser Stelle nur hingewiesen. Die Urlaubsspende soll darüber hinaus benötigte Betreuungszeiten abdecken und finanzielle Einbußen des Mitarbeiters bei unbezahlten Freistellungen verhindern.

[2] Kombination aus § 397 Abs. 1 BGB und § 311 Abs. 1 BGB.

Vereinbarung zur Urlaubs- und Arbeitszeitspende

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Hiermit erkläre ich, ...... (Mitarbeiter),

dass ich

Alternativ

Variante 1: Urlaubsspende

[ ] ...... Tag(e) meines vertraglichen Mehrurlaubs aus dem Jahr ...... freiwillig und unentgeltlich

Alternativ

Variante 2: Arbeitszeitspende

[ ] ...... Stunde(n) meines Arbeitszeitguthabens freiwillig und unentgeltlich

VARIANTE

an den Mitarbeiter ...... (Name des Begünstigten) spende.

Die Spende erfolgt in Gestalt eines Erlassvertrags nach § 397 Abs. 1 BGB und einer Verpflichtungsvereinbarung zur Übertragung des Zeitguthabens im oben angegebenen Rahmen gemäß § 311 Abs. 1 BGB.

Mir ist bekannt, dass ich nicht auf den gesetzlichen Mindesturlaub verzichten kann.

Mir ist bekannt, dass durch den Verzicht keine Zeitschulden aufgebaut werden dürfen und ich auf den gesetzlichen Mindestlohn weder verzichten will noch verzichten kann.

Mir ist bekannt, dass ich durch den Verzicht auf das vorgenannte Arbeitszeitvolumen gegenüber meinem Arbeitgeber keinen Anspruch auf Gegenleistung habe.

Der Verzicht wird in der Personalakte dokumentiert und diese Erklärung wird zum Lohnkonto genommen. Eine Berücksichtigung des Gegenwerts für die verzichteten Urlaubstage oder der Arbeitszeit als Spende in der Einkommensteuererklärung ist nicht möglich, diese dürfen dort nicht ausgewiesen werden.

Für den begünstigten Mitarbeiter stellt dieser Vertrag einen Vertrag zugunsten Dritter dar. Der Begünstigte wird hierüber vom Arbeitgeber textlich informiert.

Alternativ

Optional: Wertguthaben

Mir ist bekannt, dass das Wertguthaben beim Begünstigten mit einem Faktor in einen Freistellungsanspruch in Zeit umgewandelt wird, der von der unterschiedlichen Lohnhöhe zwischen Spender und Empfänger abhängig ist. Das Wertguthaben kann dadurch für den Begünstigten zu einem geringeren oder auch höheren Freistellungsumfang führen, als dies bei mir der Fall ist.