Workation, Ein- und Durchführung / Checkliste zur Einführung von Workation

Dr. Manuela Rauch

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[ ] Festlegung des persönlichen Geltungsbereichs: Wer erhält die Möglichkeit einer Workation?
alle Arbeitnehmer i.S.d. § 5 Abs. 1 BetrVG des Betriebs einschließlich Bachelor-/Masterstudenten Leiharbeitnehmer nach dem AÜG mit EU-, EWR- oder Schweizer Staatsbürgerschaft Ausnahmen? In Betracht kommen etwa Auszubildende nach dem BBiG, Praktikanten und Werkstudenten, Beschäftigte, deren arbeitsvertragliche Tätigkeit funktional regelmäßig nur an einem vom Arbeitgeber festgelegten Ort erbracht werden kann (z.B. Empfang, Lager), Beschäftigte in Wartezeit^{^[1]}, Beschäftigte, die vor Beginn der Workation nicht mindestens einen Monat in Deutschland sozialversicherungspflichtig beschäftigt waren, Beschäftigte in gekündigtem Arbeitsverhältnis, Beschäftigte mit Grenzgängerstatus.^{^[2]} Besondere Vorschriften zu beachten?: Organe muss der Aufsichtsrat regeln, § 112 AktG; § 52 GmbHG. Leitende Angestellte müssen mit dem Sprecherausschuss geregelt werden, § 28 SprAuG.
[ ] Festlegung des sachlichen Geltungsbereichs
Ermöglichung von mobiler Arbeit aus dem Ausland von einer festen, privaten, nicht zwingend dauerhaften oder längerfristigen, Adresse aus (ausgeschlossen z.B. Boot/Wohnmobil ohne festen Standplatz) aus privat-gesetzten Motiven Festlegung der möglichen Workation-Länder z.B. innerhalb einer zusätzlich vereinbarten Länderliste
[ ] Festlegung der Dauer
mögliche Gestaltung: pro Beschäftigtem z.B. maximal 20 Arbeitstage im Kalenderjahr bei zugrundeliegender 5-Tage-Woche; bei unterjährigem Ein-/Austritt sowie Beschäftigung an regelmäßig weniger als 5 Arbeitstagen/Woche anteilige Berechnung mögliche Gestaltung der Verteilung: z.B. nur Beantragung mit mind. je 5 Tagen (um sehr kurze Anträge zu vermeiden) Ausschluss der Übertragung der Tagesanzahl auf das nächste Jahr Hinweis für die Entscheidung: Wenn die Workation nicht länger als 4 zusammenhängende Wochen dauert, entsteht kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf. Erbringt der Mitarbeitende die Arbeitsleistung länger als einen Monat außerhalb Deutschlands, wird § 2 Abs. 2 NachwG relevant. Danach sind die Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit, die Gehaltsabrechnung und Vergütung sowie auch die Bedingungen der Rückkehr festzulegen; ferner wird die Thematik einer Versetzung nach dem BetrVG^{^[3]} relevant. Zu empfehlen ist darüber hinaus eine klare Rechtswahl. Fehlt sie, kommt es nach Art. 8 Abs. 2 Rom-I-VO auf das Recht des Landes des gewöhnlichen Arbeitsorts an. Beschäftigte, die im Kalenderjahr mind. 183 Tage im gewünschten Workation-Land tätig sein werden oder tätig waren, sollten daher keine Workation in diesem Land in Anspruch nehmen können.
[ ] Festlegung des Antragsprozesses
Bei wem ist der Antrag zu stellen, z.B. HR, Abteilungsleiter, Vorgesetzter? Erstellung einer Bestätigung und/oder Vertragsergänzung, Regelung der Zuständigkeiten ggf. Verwendung eines IT-Tools, möglicherweise auch Verknüpfung mit Bestätigung oder Beantragung A1 Formular
[ ] Festlegung der Antragsfrist
Mit welcher Vorlaufzeit muss der Mitarbeitende die Workation beantragen, z.B. mindestens 14 Arbeitstage vor Beginn der Workation? evtl.: Ausschluss einer Umdeutung auf anderes Datum bei fehlender Genehmigung^{^[4]}
[ ] Festlegung der Ablehnungsgründe
Wann darf Arbeitgeber den Antrag ablehnen, z.B. aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen?
[ ] Gestaltung der Organisation
z.B. Stellung eines IT-Mitnahmeantrags, um Hard-/Software (Laptop) mitnehmen zu dürfen Ausschluss der Verwendung privater Hard-/Software zu dienstlichen Arbeitszwecken im/aus dem Ausland
[ ] Festlegung von Rückkehrmodalitäten
evtl.: während genehmigter Workation Verlangen des Arbeitgebers der Rückkehr an den Arbeitsort bei dringenden betrieblichen Erfordernissen möglich; dann jedoch Verpflichtung zur Erstattung der damit verbundenen nachweislichen Reisekosten des Beschäftigten^{^[5]}
[ ] Vorweggenommene Einigung über Ausschluss einer Versetzung
mögliche Gestaltung: Die Betriebsparteien sind sich einig, dass die Workation keine Versetzung i.S.v. §§ 99, 95 Abs. 3 BetrVG darstellt.
[ ] Abbedingung von Kosten
Formulierungsvorschlag: Kosten für einen privaten Zusatzversicherungsschutz im Ausland des Beschäftigten für eine privat veranlasste Workation übernimmt der Betrieb nicht nach § 670 BGB. § 670 BGB ist dispositiv. Der Betrieb übernimmt keine durch die Workation veranlassten Kosten (Hotel, Flug, Strom, Internet, Verpflegung etc.).
[ ] Workation-Richtlinie
Während der Vorbereitungsphase kann es hilfreich sein, begleitend eine Workation-Richtlinie zu erstellen und diese an das Team zu kommunizieren, dies beugt möglichen Konflikten und Unklarheiten vor. Nach Beendigung der Workation kann diese Richtlinie weiter verfeinert und um die gemachten Erfahrungen angereichert werden.
[ ] Regelung des "herkömmlichen" Arbeitsrechts
Regelungen sind aufzustellen, die auch beim" normalen" inländischen Homeoffice relevant werden. Dazu zählt z.B. die Festlegung der Bedingungen sowohl für die Inanspruchnahme als auch für die Beendigung...

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