Tipps für die Einführung von Workation und Bleisure Travel

Sonne, Strand und Laptop: Wer online nach "Workation" oder "Bleisure Travel" sucht, findet reichlich Bilder wie diese. Während der Begriff Workation aus den Wörtern "Work" und "Vacation" zusammengesetzt ist und die Verlagerung des Homeoffice an Urlaubsorte beschreibt, handelt es sich bei Bleisure Travel – gebildet aus "Business" und "Leisure" – um die Verlängerung von Dienstreisen durch privaten Urlaub. Auch wenn diese Begriffe nicht erst seit der Corona-Pandemie existieren – so richtig an Aufmerksamkeit gewonnen haben die Formate erst in den vergangenen Jahren, seitdem immer mehr Menschen in Deutschland mobil arbeiten.

Bei Workation und Bleisure Travel fehlt die ganzheitliche Betrachtung

Arbeiten und Reisen zu verknüpfen ist ein wichtiger Baustein im Employer Branding. Gleichzeitig ist es komplex, diese neuen Konzepte umzusetzen. Wie die ersten Ergebnisse der "Anywhere-Office-Studie" an der TU Dortmund zeigen, sind sich viele Arbeitgeber unsicher, ob und wie sie die modernen Arbeitsmodelle verankern können. Außerdem fehlt häufig ein klares Verständnis der Begriffe Workation und Bleisure Travel, was dazu führt, dass sie synonym oder im falschen Kontext verwendet werden. Dieses Begriffschaos erschwert Unternehmen, die Themen strategisch anzugehen und den Mitarbeitenden verständlich zu vermitteln. Es fehlt zudem an einer ganzheitlichen Betrachtung dieser Arbeitsmodelle und den damit einhergehenden Anforderungen, sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Beschäftigtenseite.

Viele Unternehmen konzentrieren sich derzeit darauf, rechtliche oder steuerliche Aspekte zu prüfen – und vernachlässigen dabei, wie sich solche Formate auf individueller und zwischenmenschlicher Ebene auswirken. Außerdem ist häufig unklar, wie hoch die Nachfrage der Beschäftigten nach Workation überhaupt ist und was diese motiviert. Um den tatsächlichen Bedarf zu ermitteln, sollten Arbeitgeber daher erst einmal ihre Mitarbeitenden befragen und zwar bevor ein aufwändiger und möglicherweise teurer Prozess implementiert wird. Auf dieser Grundlage können Arbeitgeber dann ein zielgerechtes Angebot schaffen. Bei Unternehmen, die ortsflexible Arbeitsmodelle wie Workation oder Bleisure Travel bereits ermöglichen, sollten die Erfahrungen geteilt werden. So lässt sich prüfen, an welchen Stellschrauben justiert werden muss, ob die Informationen vorab ausreichend waren und an welcher Stelle die Mitarbeitenden sich mehr Unterstützung vom Arbeitgeber wünschen.

Ortsflexible Arbeitsmodelle als Wettbewerbsvorteil

Es reicht mittelfristig nicht aus, "hard facts" wie rechtliche Rahmenbedingungen und Datenschutz zu prüfen. Das Thema muss ganzheitlich betrachtet werden. Je mehr Firmen diese räumliche und zeitliche Entgrenzung von Arbeit erlauben, desto wichtiger wird die Fürsorgepflicht. Wer prüft vor einer Workation etwa, wie sicher die Umgebung einer Unterkunft oder wie gut die Gesundheitsversorgung des Landes ist? Wie muss eine Unterkunft ausgestattet sein, damit Mitarbeitende produktiv arbeiten und gleichzeitig privat vom Aufenthalt profitieren können? Liegen diese Themen in der Verantwortung des Arbeitgebers oder der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer?

Mittlerweile gibt es spezielle Workation-Versicherungen. Auch hier stellt sich die Frage, ob das Unternehmen die Police für die Mitarbeitenden abschließt oder die Reisenden privat für sich. Viele Fragen, wenig Antworten – das ist der Status quo in den Unternehmen. Es ist jedoch an der Zeit, sich damit auseinanderzusetzen; nicht zuletzt, weil das Thema zum Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente werden kann. Wenn Arbeitgeber nicht klar kommunizieren, was bei einer Workation oder bei Bleisure Travel gilt, kann sich das Thema auch negativ auswirken. Abgelehnte Anträge und Missverständnisse führen zu Demotivation oder sogar Klagen auf Seiten der Mitarbeitenden. In den zuständigen Abteilungen entsteht Frust; die Forderungen der Kolleginnen und Kollegen können als überzogen empfunden werden und komplexe Abläufe mit Ausnahmeregelungen und Klärungsbedarf führen zu einem beträchtlichen Mehraufwand.

Checklisten: Workation und Bleisure Travel erfolgreich umsetzen

Um diese Gefahren zu vermeiden, kann es helfen, mit Checklisten zu arbeiten: im ersten Schritt, um als Unternehmen die vorhandenen Prozesse zu durchleuchten und zu ermitteln, wo Anpassungen notwendig sind. Im zweiten Schritt, um den Mitarbeitenden zu vermitteln, welche Kriterien eigenverantwortlich im Vorfeld zu klären sind und was beim Arbeitgeber liegt. Die Listen sind individuell festzulegen und können situativ erweitert werden. An dieser Stelle sollen nur einige Ansätze und Ideen an die Hand gegeben werden. Sie können als Start dienen und eine Grundlage dafür sein, um die interne Diskussion anzustoßen und Gespräche mit möglichen Partnern in diesem Bereich zu ermöglichen.

Checkliste Sicherheit und Gesundheit:

• Allgemeine Prüfung der Auslands-Versicherungen im Rahmen einer Workation: Ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ausreichend im Ausland versichert? Zu klären sind: Unfall-Versicherung, Auslandsreise-Krankenversicherung, Reisegepäckversicherung (Wer zahlt, wenn der Laptop am Strand kaputt geht?)
     
• Sofern Ihr Unternehmen mit einem Travel Risk Management System arbeitet, sollten hier ebenfalls die Services und Abläufe für Workation (und Bleisure Travel) überprüft werden: Möchten und können Mitarbeitende Reise-Informationen inklusive Travel Alerts als frühzeitige Warnung im Krisenfall nutzen?
     
• Falls das System Travel Tracking beinhaltet, das es Unternehmen ermöglicht, Mitarbeitende im Notfall zu lokalisieren: Können und möchten Mitarbeitende dieses nutzen und stimmen sie unter dem Aspekt des Datenschutzes und der Privatsphäre zu?
     
• Können Notfallrufnummern jederzeit genutzt werden? Auch von Familienangehörigen?
     
• Werden die Reisenden und gegebenenfalls Begleitpersonen bei medizinischen und sicherheitsrelevanten Notfällen vollumfänglich unterstützt und betreut? Über welche Versicherung sind die nachträglichen Kosten gedeckt?
     
• Wie ist generell die medizinische Versorgung am Zielort?

Checkliste Unterkunft und Arbeitsumgebung:

• Ist die Internetverbindung überall in der Unterkunft stabil und ausreichend, um remote zu arbeiten?
     
• Bietet die Unterkunft einen geeigneten Arbeitsplatz, der bequem und ergonomisch eingerichtet ist? Dazu gehören ein Schreibtisch, ein idealerweise ergonomischer Stuhl und ausreichend Steckdosen.
     
• Bietet die Unterkunft eine gute Arbeitsatmosphäre und Ruhe, damit konzentriert gearbeitet werden kann?
     
• Falls voriger Punkt nicht gegeben ist, kann ein Coworking-Space eine gute Alternative sein. Gibt es ein solches Angebot am gewählten Ort der Workation?
     
• Beeinträchtigen Klima und Wetter die Produktivität?
    
• Sind die Buchungsbedingungen flexibel? Lässt sich die Unterkunft problemlos stornieren, falls etwa ein wichtiger Termin die Anwesenheit im Büro erforderlich macht? Wer übernimmt etwaige Kosten (auch für die Umbuchung des Fluges)?

Befragung: Die TU Dortmund führt aktuell eine quantitative Online-Befragung für Mitarbeitende durch, um deren Einschätzungen und Erfahrungen zu Workation und Bleisure Travel zu erfassen. Damit soll ein umfassendes Bild der aktuellen Situation ermittelt werden. Auch Ihre Teilnahme kann dazu beitragen, ein tiefgreifendes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen an die Zukunft der Arbeit und die neuen Anforderungen an das Personalmanagement zu entwickeln. Die zentralen Ergebnisse werden Ihnen nach Abschluss der Umfrage zur Verfügung gestellt.  Hier geht es zur Umfrage.

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