Zielvereinbarung als Führungsinstrument / 6 Kriterien für eine Zielvereinbarung

Die Formulierung von Zielvereinbarungen ist nicht einfach. Oft handelt es sich in der Praxis um reine Tätigkeitsbeschreibungen, wie sie bereits in Stellenbeschreibungen enthalten sind. Bei der Vereinbarung von Zielen geht es aber nicht in erster Linie darum, was ein Mitarbeiter zu tun hat, sondern welches Ergebnis er erreichen soll. Demnach beinhalten Ziele, was am Ende einer vereinbarten Zeitspanne erreicht sein soll. Sie sind also eindeutig definierte Endpunkte einer gewollten und planbaren Entwicklung.

Gut formulierte Zielvereinbarungen beschreiben einen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichenden Endzustand und räumen dem Mitarbeiter ausreichend Gestaltungsspielraum auf dem Weg dorthin ein.

Über diese grundsätzlichen Anforderungen an eine Zielvereinbarung hinaus sind weitere Kriterien zu beachten.

Ziele müssen bedeutungsvoll und herausfordernd, aber erreichbar sein.

Zielvereinbarungen sollen dazu beitragen, den Mitarbeiter und sein Aufgabengebiet im Sinne des Unternehmenszieles weiterzuentwickeln. Selbstverständlichkeiten, wie z. B. das pünktliche Erscheinen am Arbeitsplatz, gehören daher nicht in die Zielvereinbarung.

Die vereinbarten Ziele sollen anspruchsvoll sein. So bieten sie dem Mitarbeiter Gelegenheit zur persönlichen Weiterentwicklung. Wer sich nicht anstrengen muss, um ein gestecktes Ziel zu erreichen, für den ergibt sich kein Erfolgserlebnis.

Auf der anderen Seite darf die Messlatte nicht so hoch angelegt sein, dass der Mitarbeiter von Beginn an zweifelt, diese überhaupt erreichen zu können. Es besteht das Risiko, dass der Mitarbeiter eine Aufgabenstellung immer wieder vor sich herschiebt oder sie nur halbherzig beginnt, wenn sie ihm als zu schwierig erscheint.

Es ist die Aufgabe des Vorgesetzten, den Mitarbeiter und seinen Reifegrad (o. ä.) in Bezug auf die konkrete Aufgabenstellung zu beurteilen und das richtige Maß zu finden.

Ziele müssen präzise formuliert sein.

Die Zielformulierung soll den zu erreichenden Zustand möglichsteindeutig, genau und nachvollziehbar beschreiben. Er soll in der Gegenwartsform ausgedrückt sein.

Praxis-Beispiel

Konkrete Zielformulierung

• Nach einer Einarbeitungszeit von 1 Monat bedient der Mitarbeiter das Zeiterfassungssystem eigenständig.
• Jeweils zu 95 % kann der Mitarbeiter ohne fremde Hilfe Anfragen von anderen Mitarbeitern beantworten bzw. Korrekturbuchungen durchführen.
• Die Fehlerquote liegt unter 5 %.

Ziele müssen messbar sein.

Der Mitarbeiter muss zum einen genau wissen, was ein Ziel beinhaltet und er muss sich zum anderen darüber bewusst sein, anhand welcher Kriterien die Zielerreichung gemessen wird.

Quantitative Ziele können durch Kennzahlen und absolute Werte gemessen und bewertet werden.

Praxis-Beispiel

Messbare Ziele

• Die Fluktuationsquote sinkt auf maximal 5 % bis Ende 6/XX.
• Das Personalkostenbudget (Gehälter, Reise, Fortbildung) der Abteilung überschreitet im Planungszeitraum den genehmigten Betrag von × EUR nicht.

Für die Formulierung qualitativer Ziele müssen beschreibende Kriterien herangezogen werden, anhand derer die Zielerreichung überprüft werden kann. Maßstäbe für die Zielerreichung können beispielsweise sein:

• Qualität,
• Einhaltung von Terminen,
• Häufigkeit von Rücksprachen,
• Rückmeldungen von Kunden,
• beobachtbare Veränderungen, wie weit ein angestrebter Zustand erreicht ist.

Praxis-Beispiel

Qualitative Ziele

Für die Einarbeitung in das Erstellen, Interpretieren und Präsentieren von Statistiken könnten die beschreibenden Kriterien wie folgt lauten:

• der Mitarbeiter beschafft sich eigenständig die notwendigen Daten und Fakten und bereitet diese auf,
• er bespricht seine Interpretation mit dem Vorgesetzten und stimmt diese mit ihm ab,
• danach bereitet er die Präsentation der wichtigsten Statistiken für die Geschäftsleitung vor.

Praxis-Tipp

Selbstkontrolle ermöglichen

Ermöglichen Sie, dass der Mitarbeiter den Grad der Zielerreichung zu jeder Zeit auch selbst überprüfen kann. Stellen Sie ihm dafür die notwendigen Informationen in einer Form zur Verfügung, auf die er eigenständig zugreifen kann, ohne Sie fragen zu müssen. Durch diese Möglichkeit zur Selbstkontrolle entwickeln Sie ihn in seiner Reife.

Ziele müssen widerspruchsfrei sein.

Sobald alle Ziele für den Mitarbeiter feststehen, muss überprüft werden, ob diese zueinander in Widerspruch stehen. Wenn diese Überprüfung unterbleibt oder sogar ein entsprechender Hinweis des Mitarbeiters ignoriert wird ("Sie werden das schon schaffen."), dann führt dies zur Demotivation.

Wenn es Widersprüche gibt und keine Möglichkeit für eine Änderung besteht, sollte dies offen mit dem Mitarbeiter angesprochen werden. Durch die Vereinbarung von Prioritäten kann dem Mitarbeiter zumindest eine Orientierungshilfe gegeben werden.

Eine sehr wichtige Aufgabe der Führungskräfte besteht in diesem Zusammenhang darin sicherzustellen, dass die im eigenen Verantwortungsbereich vereinbarten Ziele nicht mit den Zielen anderer Bereiche kollidieren.

Zielvereinbarungen konzentrieren sich auf das Wesentliche.

Weniger ist mehr – dies gilt auch für Zielverein...