Zielvereinbarungsprozess: Gestaltungsempfehlungen / 4 Schaffen Sie einen nachvollziehbaren Prozess, geben Sie ihm einen Namen, der zum Unternehmen passt und wenden Sie ihn konsequent an!

Sollen Zielvereinbarungs-Systeme erfolgreich sein, müssen sie konsequent angewendet, kontinuierlich betreut, bei nachhaltigen Umsetzungsproblemen angepasst oder verbessert werden. Üblicherweise ist die Zielvereinbarung in einen Mitarbeitergesprächsprozess eingebettet, der sich neben der Zielvereinbarung auch mit der Personalentwicklung beschäftigt.

Prozess Zielvereinbarungen

Die üblichen Schritte der Zielvereinbarung sind:

1. Der Mitarbeiter und seine Führungskraft bereiten sich auf ein Zielvereinbarungsgespräch vor.
2. Die Zielerreichung der zuletzt vereinbarten Ziele werden zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft durchgesprochen und dokumentiert bewertet (Rückschau).
3. Die neuen Ziele werden gemeinsam festgelegt (Vorschau).
4. Aus dem Gespräch abgeleitete Maßnahmen, z. B. im Bezug auf Weiterbildung, werden schriftlich festgelegt, ausgedruckt und zur Personalakte genommen.

Regelmäßig – mindestens zu Beginn des Geschäftsjahres – wird der Prozess "abgearbeitet". Bei Bedarf werden dazwischen Meilensteine vereinbart, an denen kontrolliert wird, ob das Ziel erreicht werden wird oder nicht, und zu denen bei Zeiten weitere erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden oder Korrekturen erfolgen können. Werden die Kontrollmechanismen ebenfalls gemeinsam festgelegt, erhöht das die Akzeptanz der Bewertung. Wichtig ist auch, einen entsprechenden Modus für notwendige Zielanpassungen zu finden, denn Ziele können sich schnell ändern. Dies kann in sog. Reviews bzw. Standortgesprächen stattfinden.

Damit die Mitarbeiter sich mit dem Prozess identifizieren und er sich schon durch seinen Namen bei Ihnen einprägt, sollten Sie sich einen Namen ausdenken, der sowohl "einprägsam als auch Werte-transportierend" ist. Nachfolgend einige beispielhafte Konzeptbezeichnungen von unterschiedlichen Unternehmen:

• TOP Ziele (Transparenz, Objektivität, Performance; ProSiebenSat.1 Media AG)
• EFA (Entwicklung, Förderung und Anerkennung; Siemens AG)
• Shared Success bzw. "shary" (HRblue AG)
• BaG (Beteiligung am Geschäftserfolg; Siemens Business Services GmbH Co. OHG)
• Scouties Bonus und Scouties Dialogue (variable Vergütung und Mitarbeitergespräche; Scout24)

Praxis-Tipp

Mitarbeiter beteiligen

Bei der Namensfindung hat sich das Ausschreiben eines Wettbewerbs bewährt, so machen Sie "Betroffene zu Beteiligten" und es kommt ein Name aus den eigenen Reihen und nicht vom "grünen Tisch". Loben Sie für den besten Vorschlag, der von einer Jury ausgewählt wird, eine kleine Belohnung aus. Wenn Sie unter der Steuerpauschale für kleine Geschenke bleiben, ist dies eine nette Aufmerksamkeit.

Je einfacher und übersichtlicher der Prozess und die getroffenen Vereinbarungen, desto größer die Erfolgschancen! Die Tatsache, dass laut einer Studie^[1] lediglich 27 % der befragten Mitarbeiter ihre Ziele spontan nennen konnten, spricht für sich!

Den Mitarbeitern muss der Gesamt-Prozess erkenntlich sein, sie müssen die einzelnen Phasen und Schritte und deren Ziele nachvollziehen können. Unter diesem Aspekt betrachtet, ist das Zielvereinbarungssystem der ProSieben Sat.1 Media AG besonders gelungen, die ihren Führungsprozess basierend auf Zielvereinbarungen mit dem griffigen Titel "TOP Ziele" versehen hat. Bei Erfolg des Unternehmens erfolgt eine Prämie, die sich in der Höhe nach dem monatlichen Fixum und dem Gesamtunternehmenserfolg richtet.

Prozess von TOP Ziele der ProSiebenSat.1 Media AG^[2]

Vorgeschaltet ist dem Prozess die Budgetplanung, die über das Instrument der "Planungsworkshops" das "Top-down" und das "Bottom-up" des Business-Planungsprozesses unterstützt. Erst wenn dies erfolgreich geschehen ist, startet TOP Ziele.

1. Nach einer individuellen Vorbereitung, die durch Infos und Instrumente im Intranet und ein handliches "Manual", dem sog. TOP Ziele Leitfaden unterstützt wird,
2. folgt zunächst einmal eine Zielinfo, in der kaskadenförmig die Ziele des Bereichs vom Bereichsleiter (BL), den Abteilungsleitern (AL) oder je nach Größe des Bereiches allen Mitarbeitern (MA) vorgestellt werden. Im Anschluss setzen sich die Abteilungsleiter mit ihren Mitarbeitern zusammen und besprechen die Ziele der Abteilung.
3. Die Vorbereitung des Zielgesprächs bei den Vorgesetzten (VG) und den Mitarbeitern wird durch sog. TOP Coaches unterstützt bzw. begleitet. Für diese Aufgaben werden üblicherweise Personalreferenten und Mitglieder des Betriebsrats herangezogen, die mit intensiven Trainings auf diese sensible Aufgabe vorbereitet werden.
4. Das individuelle Zielgespräch erfolgt auf Basis einer Gesprächsdokumentationshilfe, dem sog. "TOP Ziele File" (Excel-basierend), der die beiden Führungstechniken Delegation (Management by Delegation) und Zielvereinbarung (Management by Objectives) verbindet. So ist zunächst einmal die Delegation des Verantwortungsbereichs bzw. der Schwerpunktaufgaben zu verifizieren oder aktualisieren, bevor die Unternehmens-, Team- und Individualziele zu vereinbaren sind. Um besonders sensible Themen auch mit dem Mitarbeiter besprechen und mit Zielvereinbarungen versehen zu können, gibt es einen we...