Wie Sie den Fragebogen einer Mitarbeiterbefragung richtig konzipieren

Die Fragen der Mitarbeiterbefragung sollten sich an den Themen, den erwarteten Ergebnissen sowie an den geplanten Follow-up-Aktionen orientieren. Elemente des Fragebogens sind demografische Angaben, also allgemeine Informationen über Mitarbeitergruppen, nach denen sich die Befragungsergebnisse nach der Auswertung unterscheiden lassen, sowie Fragen und Antwortmöglichkeiten (auch Fragebogen-Items genannt).

Demografische Angaben: Welche werden für die Mitarbeiterbefragung benötigt?

Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung bestimmt die Anzahl der demografischen Fragen. Allgemein gilt: Weniger ist mehr. Beispielweise macht die Frage nach dem Alter nur Sinn, wenn dies wirklich für die Auswertung relevant ist, ggf. ist die Betriebszugehörigkeit interessanter. Typische interessante demografische Fragen sind nach dem

• Geschlecht,
• Standort,
• Bereich/Abteilung,
• der Funktion (ggf. grobe Aufteilung) und/oder
• Betriebszugehörigkeit (in Gruppen).

Bei einer unternehmensweiten Befragung mit den gleichen Fragen über alle Mitarbeitergruppen und Standorte müssen zwangsläufig Kompromisse gemacht werden, denn viele sinnvolle Fragen sind nur für bestimmte Mitarbeitergruppen oder bestimmte Standorte relevant. Soll die gleiche Frage über alle Mitarbeitergruppen und alle Standorte ausgewertet werden, müssen die Fragen allgemeiner formuliert werden. Dies gilt insbesondere auch bei einer gleichartigen Befragungsdurchführung an vielen international verteilten Standorten eines Unternehmens.

Die Fragen und Antwortmöglichkeiten sollten mit Blick auf die geplanten Auswertungen und Folgemaßnahmen im Spannungsfeld zwischen Ausführlichkeit, Kürze und Aussagekraft ausgewählt werden. Beispielsweise würde man das Geschlecht oder die Betriebszugehörigkeit der Führungskraft einer Abteilung nur erheben wollen, wenn es auch geplant ist, nach diesem Kriterium auszuwerten; oder aber sollten bei vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zu Führungs- oder Kommunikationsdefiziten nicht alle grundsätzlich (nach der Fachliteratur) möglichen Probleme zur Beantwortung gestellt werden, sondern nur solche, die man in den Folgemaßnahmen auch realistisch angehen kann.

Itemgenerierung: Offene oder geschlossene Fragen?

Neben der Bestimmung der demografischen Fragen müssen nunmehr auch die eigentlichen Fragen und Antworten (Items) bestimmt werden, bei denen in der Befragung die festgelegten Themenfelder analysiert werden sollen. Mit diesen Fragen werden die im Vorfeld bestimmten Themenfelder geschickt so in Fragen umgesetzt, dass man möglichst aussagekräftige Informationen zu diesen Themenfeldern mit dem Ziel der Problemanalyse und -lösung erhält.

Grundsätzlich muss zunächst zu jedem Themenfeld entschieden werden, mit welchen „offenen“ und welchen „geschlossenen“ Fragen gearbeitet werden soll.

• Für geschlossene Fragen gibt es vorgegebene Antwortkategorien, auch „Antwortskalen“ genannt.
• Offene Fragen, d. h. Fragen, bei denen der Mitarbeiter frei antworten kann, d. h. ohne vorgegebene Antwortkategorien wie z. B. „Wie würden Sie die Kultur des Unternehmens xyz beschreiben?“, lassen sich schwieriger auswerten, generieren aber möglicherweise mehr wichtige Informationen.

Da Mitarbeiterbefragungen prinzipiell ein Instrument der (zwar einseitigen vom Mitarbeiter zum Unternehmen) Kommunikation sind, sind geschlossene Fragen eher dazu geeignet, schon bestehende Information oder „Hypothesen“ über das, was die Mitarbeiter denken, zu bestätigen, während offene Fragen eher dazu dienen herauszufinden, was die Mitarbeiter denken und was diese bewegt.

Offene Fragen in der Mitarbeiterbefragung

Offene Fragen sind direkte Fragen, bei denen keinerlei Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden. Der Befragte kann frei antworten.

Beispiel:
Wodurch kann im Unternehmen konkret die Kommunikation verbessert werden?

Dieser Fragetyp eignet sich besonders, wenn man eine Vielzahl unterschiedlicher Einschätzungen haben möchte und bei explorativen Fragestellungen, d. h., wenn man erst Ideen und Hypothesen zu bestimmten Fragestellungen erhalten möchte. Offene Fragen sind besonders sinnvoll, wenn Meinungen, Einstellungen, Vorschläge usw. interessieren, bei denen die wahrscheinlichen Antworten vorher schwer einschätzbar sind.

Offene Fragen sind bei Befragungen sehr vieler Mitarbeiter nur im Ansatz auszuwerten. Die Datenmenge, die man dabei erhält, kann so groß werden, dass sich Schwierigkeiten bei der Auswertung ergeben, da die Antworten bei offenen Fragen kaum vergleichbar sind und eine geeignete Aufbereitung sehr viel Zeit in Anspruch nehmen würde.

Geschlossene Fragen in der Mitarbeiterbefragung

Bei der Konstruktion von geschlossenen Fragen gibt es grundsätzlich die folgenden Fragetypen:

• Zustimmung (stimme überhaupt nicht zu; ……; stimme absolut zu)
• Qualität (sehr schlecht; …. ; sehr gut)
• Häufigkeit (nie; …. ; immer)
• Effektivität (absolut nutzlos; … ; sehr effektiv)

Man hat die Möglichkeit einer eindirektionalen Skala (Schulnoten) oder einer sogenannten Likert-Skala. Die Likert-Skala (nach Rensis Likert) ist ein Verfahren zur Messung von persönlichen Einstellungen. Die Skalen bestehen aus Antworten vom Likert-Typ. Diese sind Aussagen, denen die Befragten auf einer vorgegebenen mehrstufigen Antwortskala mehr oder weniger stark zustimmen oder die sie ablehnen können.

Zudem stellt sich die Frage, ob man eine „gerade“ oder „ungerade“ Zahl von Antwortmöglichkeiten wählt. Sowohl eine gerade als auch eine ungerade Zahl von Antworten sind gebräuchlich. Bei einer ungeraden Anzahl von Antworten gibt es eine neutrale Mitte („weder noch“), während eine gerade Anzahl zur Entscheidung nach einer Seite zwingt und daher auch die Auswertung erleichtert.

Antwortmöglichkeiten und Antwortskalen

In einer Pilotstudie wird üblicherweise eine große Anzahl von Items (Antwortmöglichkeiten/Aussagen) getestet. Man verändert dann die Items oder stellt andere Fragen. Wenn mehr als 80 Prozent der Befragten einem Item maximal zustimmen, spricht man vom „Ceiling-Effekt“, und vom „Floor-Effekt“, insofern mehr als 80 Prozent der Befragten das Item ablehnen.

Typischerweise werden bei Mitarbeiterbefragungen die Fragen in einer „angenommenen Realität“ formuliert wie: „Ich bin stolz, bei ... zu arbeiten“ und dann wird nach Zustimmung gefragt, z. B. bei einer geraden Anzahl von Antworten:

• Stimme absolut zu
• Stimme zu
• Stimme nicht zu
• Stimme gar nicht zu

Die Qualität der Formulierung von Fragen zu jedem Themenfeld lässt sich insbesondere durch die Bestimmung der Reliabilität und der Validität erklären. Diese beiden Begriffe sind wie folgt definiert:

Reliabilität (Wiederholbarkeit (oder Zuverlässigkeit) der Fragen):

Das Ausmaß, bei Wiederholung der gleichen Fragen unter den gleichen Bedingungen zu dem gleichen Ergebnis zu gelangen.

Validität (Gültigkeit der Fragen):

Das Ausmaß, inwieweit die Frage den angestrebten Sachverhalt so misst, wie gemessen werden soll.

Die Wahl der Antwortmöglichkeiten ist entscheidend, um die Reliabilität als auch die Validität sicherzustellen. Mehrere Fragen zu einem Sachverhalt erhöhen auch die Validität der Messung.

Fazit

Die Anzahl der Fragen sollte vorher bestimmt sein, denn die Bereitschaft der Mitarbeiter/Befragten zur Beantwortung nimmt aus meiner Erfahrung nach ca. 30 Minuten kontinuierlich ab. Die Menge der daher sinnvoll stellbaren Fragen erhält man, wenn man aus der durchschnittlichen Antwortzeit und der Zeit, die vom Mitarbeiter für die Beantwortung der Fragen erwartet wird, die Anzahl der Fragen bestimmt.

• Bei der Fragebogenkonstruktion legen die demografischen Fragen den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten fest, während die Itemkonstruktion den Zielen der Befragung folgt.
• Für die Gestaltung der Antworten ist eine Auswahl von eindirektionalen oder Likert-Skalen zu treffen, wobei Likert-Skalen gebräuchlicher sind.
• Außerdem ist zu entscheiden, ob eine ungerade oder gerade Anzahl von Antworten zugelassen wird; bei geraden Antworten müssen sich die Mitarbeiter eher festlegen.
• Die Qualität der Fragen, insbesondere der Reliabilität (Zuverlässigkeit von Messungen) sowie der Validität (Gültigkeit der Messungen), lässt sich nur durch Vorerfahrungen oder Vorstudien im Rahmen der gegenwärtigen Befragung feststellen.
• Offenen Fragen liefern mehr Informationen als geschlossene Fragen, sind aber schwerer auszuwerten.
• Idealerweise nutzt man offene Fragen eher in der Pilotierung, um die Qualität der geschlossenen Fragen zu erhöhen.