Tools für digitales Upskilling

Der Ladepunkt springt im Browser hin und her. Die Seite erscheint nicht. Schließlich kommt die Meldung: Netzwerk-Zeitüberschreitung. Auch auf der etablierten Web-2.0-Konferenz Re­publica, die am 7. Mai 2020 im digitalen Exil als TV-Format via Zoom stattfand, läuft zunächst nicht alles rund. Zu viele Menschen gleichzeitig tummeln sich auf der Website, die geht bisweilen in die Knie. 

Ist die Wirtschaft reif für "Remote"?

Doch auch an Deutschlands Arbeitsplätzen hakt es hier und da, wenn Beschäftigte digital zusammenarbeiten. Trotzdem sind die Zuwächse an digitalen Lernformaten in Zeiten von Corona enorm. "Die Corona-Krise treibt mobile, virtuelle Organisations-, Arbeits- und Lernformen voran, deren Umsetzung möglicherweise schon länger angedacht war, jedoch vielerorts als nicht realisierbar galt", so Prof. Dr. Jutta Rump von der Hochschule Ludwigshafen in einem aktuellen Studien­bericht. Das Institut für Beschäftigung und Employability hat im März 2020 genau 400 Personen verschiedener Positionen aus Unternehmen befragt. 

40 Prozent der Teilnehmenden rechnen mit Lerneffekten angesichts der aktuellen Situation. So könnte die aktuelle Situation zur Chance werden, der Digitalisierung in den Unternehmen einen Schub zu verleihen und "Remote Work" stärker in der Arbeitswelt zu verankern. Doch angesichts der Masse an Tools sehen viele Beschäftigte oft den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Da sind zum einen Kollaborationsplattformen, allen voran die Microsoft-Lösung "Teams", die im Arbeitskontext gerade einen extremen Aufwind erfährt. 

Videokonferenzen, Messengerdienste und digitale Whiteboards

Wie auf der Videoplattform "Zoom" lassen sich mit MS Teams Telefonate oder Video-Meetings handeln. Zoom punktet mit seinem Feature für Breakout-Sessions: Moderatoren können sehr einfach Kleingruppen bilden, die sie in zeitlich limitierte virtuelle Besprechungsräume schicken, von wo sie nach Ablauf der gewünschten Zeit automatisch in den "Hauptraum" zurückkehren. Doch während der US-Anbieter aus Datenschutzgründen in vielen Unternehmen nicht erlaubt ist, liefert MS Teams gleich die Möglichkeit mit, Dokumente zu verwalten oder zu chatten. Auch Organisationslösungen wie "Trello" oder Instant-Messaging-Dienste wie "Slack" erleben gerade starken Aufwind. 

In Online-Workshops kommen vermehrt digitale Whiteboard-Systeme wie "Mural", "Miro", "Asana" oder "One Note" zum Einsatz, die alle eine Pinnwand im Besprechungszimmer schon sehr gut ersetzen können. Hier zeigt sich jedoch: Oft hapert es noch an der Ausstattung. Die digitalen Leinwände sind auf Touchpads ausgerichtet, die sich mit einem Stift bedienen lassen. "Normale White Collar Worker haben aber kein Grafik-Tablet für die Arbeit. Und dann fangen alle an, mit der Maus auf dem Whiteboard herumzukritzeln", hat Simon Dückert beobachtet. Der CEO der Cogneon GmbH berät Unternehmen beim Aufbau ihres Wissensmanagements und unterstützt bei Lernprojekten. Dabei tauchen einige Fragen auf: Was kann welches Tool? Darf ich das in der Firma nutzen? Kann ich das überhaupt und für welche Aufgaben ist das gut?

Digitaler Reifegrad entscheidet über Nutzung von Tools

"Je nach Reifegrad eines Unternehmens in Bezug auf Remote Work spielen unterschiedliche Tools eine Rolle", erklärt der Weiterbildungsberater. Dabei bezieht er sich auf Matt Mullenweg, der sagt: "Werkzeuge sind nur so gut, wie man sie benutzt." Der Gründer von Automattic, dem Unternehmen hinter dem Content-Management-System "Wordpress", auf dem sehr viele Websites laufen, bevorzugt den Ausdruck "Distributed Work", dezentrale Arbeit also. Der Begriff "remote" impliziere, dass alle, die nicht in der Unternehmenszentrale arbeiten, weit ab vom Schuss seien. Bei Automattic hat Mullenweg den Spieß schon lange umgedreht: Es gibt keinen festen Firmensitz. Die knapp 1.200 Mitarbeiter sind überall auf der Welt verteilt und arbeiten vorwiegend virtuell zusammen. Matt Mullenweg unterscheidet fünf Level von dezentraler Arbeit:

1. Remote ohne durchdachte Aktionen: Homeoffice ist möglich. Beispielsweise dank Betriebsvereinbarung ist es erlaubt, auch mal von zu Hause auf den Firmenserver zuzugreifen. Darüber hinaus gibt es aber keine strukturelle Unterstützung.
2. Büros online nachbauen: Alles, was Unternehmen bisher im Büro gemacht haben, versuchen sie nun online mit vielen Tools nachzubauen. Die Prozesse und Dokumentationen bleiben aber gleich. Auf dieser Stufe bewegen sich aktuell viele Unternehmen angesichts von Covid-19.
3. Anpassung an die Hilfsmittel: Nun fangen Organisationen an, die Möglichkeiten der Tools auf neue Art und Weise zu nutzen. So arbeiten beispielsweise alle Mitarbeitenden gleichzeitig an Dokumenten oder protokollieren Meetings gemeinsam. Ausgehend von der technischen Ausrüstung geschieht eine kulturelle Veränderung und eine neue Verteilung der Kommunikationshoheit.
4. Asynchrone Kommunikation: Jeder tut die Dinge dann, wenn es am besten passt. So haben auch Beschäftigte auf verschiedenen Kontinenten oder Arbeitnehmer mit Kindern zu Hause die gleichen Bedingungen. Meetings oder Telefonate finden nur statt, wenn sie wirklich nötig sind. Jede andere Form der Kommunikation läuft in Chats oder auf Kollaborationsplattformen. Schriftliche Dokumentation gewinnt an Bedeutung. 
5. Nirvana: Jedes verteilt arbeitende Team arbeitet besser, als es dies vor Ort jemals könnte. Letztlich ist dies weniger eine konkrete Entwicklungsstufe als vielmehr das angestrebte Ziel, auf das alles hinausläuft.  

Während auf Level eins und zwei vor allem Tools für Video-Konferenzen, Whiteboard-Lösungen oder Tasksysteme eine Rolle spielen, kommen auf Stufe drei und vier vermehrt Chat-Anwendungen und Kollaborationssysteme zum Einsatz. Auch viele Weiterbildungsformate bewegen sich auf den unterschiedlichen Mullenwegschen Reifestufen. In der Praxis hängt die Art der Zusammenarbeit stark von den Teams ab. Viele beschäftigt im Homeoffice zunächst die Frage, wie sie spontan eine Idee diskutieren können. "Wer ist für was zuständig und welche Kanäle nutzt man für bestimmte Formen der Kommunikation?", lauten weitere zentrale Fragen.

"Wir haben in den letzten Wochen viele Transformationsprozesse in Richtung dezen­trale Zusammenarbeit begleitet", berichtet Simon Dückert. Dabei gehe es in den Unternehmen beispielsweise darum, welche Tools die Teams nutzen, in welchem Rahmen sich die Reaktionszeit auf Informationen in welchem Kanal bewegt. Da spontane Absprachen wegfallen, müssen Aufgaben und Organisation akribischer verteilt werden. Aber auch der virtuelle Kaffeetalk kann Teil der neuen Arbeitskultur werden. In einem Team-Manifest oder "Collaboration Contract" würden Leitfragen beantwortet. "Das beschleunigt eine gute Zusammenarbeit. Auch beim Ausprobieren ergeben sich Konventionen, aber das läuft dann unsystematischer und dauert länger."

Dieser Artikel ist in ungekürzter Fassung in "wirtschaft+weiterbildung 06/2020" erschienen. 

Das könnte Sie auch interessieren:

E-Learning: Trends in der Personalentwicklung

Virtuelle Kommunikation: Weniger Selbstdarstellung, mehr Sachlichkeit

Virtuelle Tandems erleichtern die Arbeit im Homeoffice