Gut geplant ist doppelt gewonnen. Sobald der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über die Schwangerschaft informiert, kann das Unternehmen vieles dazu beitragen, dass eine gut vorbereitete und geplante Elternzeit positiv verläuft.
Eine Elternzeit bringt für beide Seiten immer Veränderungen mit und sowohl Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben Erwartungen. Hier gilt es, über diese Erwartungen rechtzeitig miteinander zu kommunizieren.
Beratungs- und Informationsangebot seitens des Arbeitgebers
Im ersten Schritt sollte das Unternehmen das Angebot der Beratung über Antragspflichten wie Elternzeit, Elternzeitmodelle mit Vor- und Nachteilen machen und erster Ansprechpartner für die Themen Mutterschutz, Elterngeld und Elterngeld plus sein. Hier können auch zusätzlich Informationsbroschüren ausgehändigt werden.
Vertretung während der Elternzeit richtig regeln
Es empfiehlt sich, dass die Führungskraft oder die Personalabteilung gemeinsam mit dem Arbeitnehmer rechtzeitig bespricht, wie der Ausstieg geplant werden kann. Welche offenen Projekte gibt es? Wie wird sichergestellt, dass diese gut abgewickelt werden? Hier können auch Ziele bis zum Ausstieg vereinbart werden.
Wie wird die Elternzeitvertretung geregelt? Bereits hier sollte das Unternehmen mit dem Arbeitnehmer frühzeitig über den geplanten Wiedereinstieg sprechen und ihn mit einbeziehen wie die Vertretung während der Elternzeit geregelt werden kann. Eventuell ergeben sich hier bereits Möglichkeiten über einen früheren Wiedereinstieg.
Den Wiedereinstieg nach der Elternzeit schon jetzt planen
Wenn der Arbeitnehmer in Vollzeit beschäftigt ist, sollte auch bereits in dieser Phase besprochen werden, wie das Arbeitszeitmodell nach der Elternzeit aussieht. Können die gleichen Aufgaben wahrgenommen werden? Ändert sich eventuell das Stellenprofil? Bereits in dieser frühen Phase kann rechtzeitig geplant und das Jobprofil angepasst werden.
Hier kann auch der Erfahrungsaustausch von erfahrenen Arbeitnehmern sehr hilfreich sein. Welche positiv praktizierenden Arbeitszeitmodelle gibt es bereits im Unternehmen? Dieses kann eine gute Orientierung für den Arbeitnehmer sein und eine rechtzeitige Planungssicherheit für den Arbeitgeber.
Checkliste zur Dokumentation
Für die organisatorische Vorbereitung empfiehlt es sich eine Mitarbeitercheckliste anzulegen über Mutterschutzfristen, beantragte Elternzeit, Arbeitszeit vorher/nachher, Gespräche zum Thema: Ausstieg, Wiedereinstieg und mögliche Arbeitszeitmodelle. Diese Checkliste kann dann während der Elternzeit fortgeführt werden und sollte nach Möglichkeit in der Personalakte aufbewahrt werden, damit die Personalabteilung beim Wiedereinstieg die Historie nachvollziehen kann.
Autorin: Sabrina Klix ist Personalentwicklerin und unterstützt mit ihrer Beratung "Mamihelden" Unternehmen in Fragen rund um das Management von Elternzeiten.
