Die Personalausstattung in den Unternehmen wird immer knapper. Die Firmen können es sich immer seltener leisten, Über- oder Unterkapazitäten entstehen lassen – aber nicht nur aus Kostengründen, sondern auch aus Gründen der Arbeitgeberattraktivität und Servicequalität. Gerade bei Handelsunternehmen gilt, dass sie mehr Umsätze generieren können, wenn sie genügend Mitarbeiter auf der Fläche haben, um die Kunden adäquat zu beraten.
Schwankende Auftragslast mit kurzen Ankündigungszeiten
Mindestens ebenso stark machen sich die gestiegenen Flexibilitätsanforderungen in der Produktion bemerkbar. Unternehmen, die früher homogene Artikel auf Lager produzierten, hatten einen relativ kontinuierlichen Produktionsprozess. Diesen konnten sie mit einer recht konstanten Personalversorgung gewährleisten.
Zwischenzeitlich hat jedoch in vielen Bereichen die Variantenvielfalt der Produkte deutlich zugenommen, bei gleichzeitig zunehmend kurzfristiger Nachfrage. Insgesamt führt dies zu einer schwankenden Auftragslast mit sehr kurzen Ankündigungszeiten. Auch darauf müssen die Unternehmen das Personal aussteuern.
Workforce Management beeinflusst die Arbeitgeberattraktivität
Auf der anderen Seite stehen gestiegene Anforderungen der Mitarbeiter. Für die jüngere Generation kommt ein Arbeitgeber nur in Frage, wenn er ihnen mehr Flexibilität bei den Arbeitszeiten ermöglicht. Mit starren Schichtmodellen können Unternehmen heute kaum noch neue Mitarbeiter gewinnen. Das gilt nicht nur für die bereits genannten Handels- oder Produktionsunternehmen, sondern auch für Servicekräfte jeder Art – beispielsweise in Sicherheits- und Reinigungsdiensten, im Gesundheitswesen, in der Gastronomie und Hotellerie sowie in Versicherungen und bei Finanzdienstleistern.
Workforce Planing: ungeplante Flexibilität möglichst vermeiden
Deshalb stellen sich viele Unternehmen die Frage, ob es überhaupt noch zeitgemäß ist, mit den klassischen Schicht- oder Einsatzplänen zu arbeiten. Wenn ein Unternehmen eigentlich Flexibilität benötigt, der Plan das aber nicht hergibt, führt das dazu, dass sich die Flexibilität trotzdem Bahn bricht, etwa mit kurzfristig angekündigten Zusatzdiensten oder Schichtänderungen. Diese ungeplante Flexibilität ist die schlechteste aller Lösungen, denn für die Mitarbeiter gibt es keine Verlässlichkeit mehr, wenn 30 Prozent der Dienstpläne kurzfristig geändert werden.
Besser ist es, auf ein flexibles Verfahren zu wechseln, bei dem zum Beispiel flexible Wochen eingebaut werden, um auf Bedarfsschwankungen und Mitarbeiterwünsche, aber auch auf kurzfristige Erkrankungen reagieren zu können. Noch besser ist ein Verfahren, bei dem die Mitarbeiter unter den gesetzlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen ihre Dienstpläne selbst koordinieren können.
Personaleinsatzplanung: Weniger Leerstunden, reduzierte Fluktuation
Dadurch erhöht sich natürlich die Komplexität der Personaleinsatzplanung. Aber Workforce-Management-Lösungen der neuen Generation können das gut handhaben. Sie sorgen nicht nur dafür, dass jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Platz ist. Dieser rund 20 Jahre alte Slogan der Personaleinsatzplanung sollte mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden sein. Heute geht es darum, größtmögliche Flexibilität zu erreichen und gleichzeitig die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter zu integrieren.
„Jeder Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Platz. Das sollte heute zur Selbstverständlichkeit geworden sein.“ #Workforcemanagement2019
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Die Zahl der Unternehmen, die in Workforce-Management-Systeme investieren, die bedarfsgerechte Einsatzpläne errechnen und dabei möglichst viele Mitarbeiterwünsche erfüllen, wächst kontinuierlich. Vorbehalte auf Unternehmensseite und die Angst vor höheren Kosten lassen sich durch einfache Beispielrechnungen ausräumen. Anhand konkreter Zahlen und Beispiele lässt sich nachweisen, dass durch derartige Modelle die Anzahl der Leerstunden sinkt und oft auch die Motivation der Mitarbeiter steigt. Dies wiederum kann zu sinkenden Krankenquoten und reduzierter Fluktuation führen.
