Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung / 3 Mitarbeiterorientierte Gestaltung einer digitalen Verwaltung

Digitalisierung als Herausforderung und Chance für die Arbeitgeberattraktivität

Der Kulturwandel der auf den Arbeitsmarkt drängenden Generation ist im Alltag deutlich zu beobachten. Die Angehörigen dieser Generation sind Digital Natives und gewohnt, mit Technologien von PC über Smartphone bis Tablet umzugehen. Für sie ist es selbstverständlich, bei Vorträgen nicht mehr mitzuschreiben, sondern sich mit ihrem Smartphone ein Foto von den Folien zu machen oder den Vortrag mitzuschneiden. Machte sich die Generation X noch eine Notiz auf ein Post-it, tippt die Generation Y bereits einen Reminder ins Smartphone und versieht ihn mit Termin und Erinnerung. Dass sich diese Generation als Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung mit Technologien aus dem 20. Jahrhundert nur ungern zufrieden gibt und die Attraktivität des Arbeitgebers an der eigenen Arbeitsplatzausstattung mit den damit zusammenhängenden Möglichkeiten misst, ist eine logische Konsequenz. Der öffentlichen Hand bietet die Digitalisierung auch hier ein breites Spektrum, den Wünschen und Anforderungen der Mitarbeiter entgegenzukommen, die Attraktivität zu steigern und im Kampf um die Besten ("War for Talents") zu bestehen.

Digitalisierung führt zu alternativen Arbeitsformen

Alternierende und reine Telearbeit, Arbeitsformen, die in unterschiedlichen Ausprägungen in der Privatwirtschaft üblich sind,^[1] werden zunehmend in der öffentlichen Verwaltung umgesetzt.^[2] Hinzu kommt, dass ein hoher Prozentsatz der Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten möchte und tätig ist. Die Möglichkeit, sich Fahrtzeiten zu sparen und dennoch arbeiten zu können, bietet bei weiten Pendelstrecken genauso Vorteile wie bei komplexen Denkaufgaben, die ungestörtes, ruhiges Arbeiten erforderlich machen. Grundvoraussetzung sind jedoch digitalisierte Prozesse und damit die digitale Zugriffsmöglichkeit auf alle Informationen bis hin zu den vollständigen Akten. Dass den Aspekten Datensicherung und Datenschutz dabei besondere Bedeutung zukommt, ist eine Selbstverständlichkeit, der in Zukunft nach Cyber-Attacken und Hacker-Angriffen, aber auch nach Veröffentlichung vertraulicher Daten verstärkt Bedeutung beigemessen wird. Sind diese Voraussetzungen jedoch geschaffen, sind auch weitere alternative Arbeitsformen wie Cowork von Mensch und Maschine sowie Liquid Workforce denkbar, die noch nicht im Blick der Verwaltung sind.

Alternative Arbeitsformen am Beispiel Cowork und Liquid Workforce

Was Digitalisierung für die Arbeitswelt bedeuten kann, wird anhand von Cowork von Mensch und Maschine sowie Liquid Workforce beschrieben.

Cowork von Mensch und Maschine ist in den Werkhallen schon lange üblich, wo Roboter den Menschen bei schweren routinemäßigen Arbeiten unterstützen. Maschinen können die langweiligen Routineaufgaben übernehmen und damit die interessanteren Tätigkeiten den Mitarbeitern möglich machen. Dies kann in allen Bereichen möglich werden.

• Warum sollen nicht auch die Mitarbeiter eines städtischen Bauhofs davon profitieren? Sich selbst steuernde Straßenkehrmaschinen, die entlang des Gehwegrandsteins fahren, sind ebenso denkbar wie selbstgesteuerte Rasenmäher. Im Zuge von SmartCity-Bestrebungen gibt es heute schon Sensorik in Müllbehältern, die melden, ob ein Müllbehälter geleert werden muss oder nicht, sodass Fahrrouten optimiert werden können.
• Doch auch bei Bürotätigkeiten mit einfachen Aufgaben, die (halb)automatisierte Prozesse erlauben, lässt sich IT ebenso realistisch einsetzen. Bspw. kann über Algorithmen die Vorauswahl von Bewerbern anhand der Daten der Online-Bewerbung für Stellen erfolgen (Robot Recruting). Die priorisierten Listen unterstützen dann die Personalmitarbeiter im eigentlichen Recruiting-Prozess, da mehr Zeit für Bewerbergespräche, für Talent Relation Management oder auch andere strategische Aufgaben bleiben.
• Warum sollen Algorithmen nicht auch die Mitarbeiter der Leistungsverwaltung bei der Vorsortierung und Bearbeitung von Anträgen unterstützen? Der Steuersektor hat die Umsetzbarkeit bei der Bearbeitung von Lohn- und Einkommensteueranträgen im Ansatz bereits gezeigt.

Mit Liquid Workforce wird die fließende Arbeitskraft umschrieben. Das bedeutet zweierlei: Zum Einen, dass Arbeitskraft nicht mehr statisch für einen Bereich eingesetzt und allein eine Aufgabenstellung abgearbeitet wird, sondern fließend in unterschiedlichen Bereichen und im Team kooperierend aktiv ist. Ziel ist es, gleichzeitig der VUCA-Welt^[3] und dem Anspruch an gewissenhaftes Arbeiten gerecht zu werden. Hierfür wird das Silo-Denken durchbrochen und ein ganzheitlicher Ansatz in den Mitarbeiterköpfen verankert, der Flexibilität und Innovation fördert. Weiterbildung erfolgt nicht mehr spezifisch auf ein eingesetztes Tool oder eine spezielle Aufgabenstellung hin, sondern permanent i. S. v. lebenslangem Lernen bezogen auf neue Technologien, Arbeitstechniken und Zusammenarbeit, aber auch neuer Inhalte.^[4] Zum Anderen bedeutet Liquid Workforce die Erweiterung bestehender Arbeitskraft durch die Nutzung von externen Ressourc...