Austrittsinterview, Gesprächsleitfaden

Kurzbeschreibung

Dieser Fragebogen dient der Ursachenforschung bei unerwünschter Fluktuation. Für den spezifischen Fall hilft dies nur noch im Trennungsmanagement und zur Alumni-Beziehungspflege. Die Handhabung dieser Prozesse wirkt allerdings auch indirekt auf die Bindung von Mitarbeitern. Ganz direkt lässt sich aus den Fehlern der Vergangenheit für die Zukunft lernen. Ein auf gebündelte Ergebnisse der geführten Austrittsinterviews aufbauendes Retention Management hilft, die Fluktuationsquote zu senken.

Vorbemerkung: Warum und wozu lohnt es sich Austrittsinterviews zu führen?

Ein Abgangsinterview sollte stets geführt werden, wenn ein Mitarbeiter sein Arbeitsverhältnis kündigt und noch bereit zu einem Gespräch ist. Dem Unternehmen gehen ungewollt spezifisches Fach- und/oder Branchen-Know-how, Kontakte und Potenzial verloren. Investitionen, die in die Aus- und Weiterbildung des Mitarbeiters gesteckt wurden, haben sich möglicherweise noch nicht "ausgezahlt". Ziel des Gespräches ist es,

• Austrittsgründe zu erfahren (die im Unternehmen liegen, wie Führung, Weiterbildung, fehlende Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten, Leistungen, etc. – oder einen davon unabhängigen Hintergrund haben)
• generelles Feedback zu erhalten (zu den wesentlichen Aspekten eines Arbeitsverhältnisses)

Rückmeldungen austretender Mitarbeiter erlauben es, Schwachstellen aufzudecken und darauf basierend an Lösungen zu arbeiten, um zukünftig Bindung zu erhöhen und Fluktuation zu senken. Geht ein Mitarbeiter auf das Gesprächsangebot ein, bleibt das Unternehmen in besserer Erinnerung. Vielleicht bleibt er sogar in Kontakt.

Formale Hinweise auf einen Blick

Das Austrittsinterview sollte möglichst vor dem Austritt angekündigt und nach dem Austritt geführt werden. Dazu rechtzeitig das Einverständnis sichern und am besten einen Termin oder ein Zeitfenster für mögliche Termine. Meist wird ein Austrittsinterview mündlich geführt. Die Fragen können aber auch schriftlich gestellt werden. Die Vorteile des einen Vorgehens sind die Nachteile des anderen:

Austrittsinterview	Fragebogen	Persönliches Gespräch
	Hohe Standardisierung Geringerer zeitlicher Aufwand	Mehr Informationen Mehr Wertschätzung

Das Gespräch kann unternehmensintern geführt werden, sollte hier jedoch von einer zentralen Stelle, z. B. dem Personalbereich, erfolgen. Noch besser ist eine Vergabe nach außen, um zumindest die wahrgenommene Anonymität und Vertraulichkeit zu erhöhen und damit Gelegenheit zu geben, ggf. auch kritische Dinge anzusprechen (wie bspw. Compliance Probleme). Nicht zuletzt kann so auch die Professionalität tendenziell gesteigert werden.

Hinweis

Die Praxis zeigt, dass austretende Mitarbeiter – wenn man vertraulich und respektvoll mit ihnen spricht – sich offen und ehrlich über ihre Erfahrungen im und Meinungen zum Unternehmen äußern sowie über organisatorische und andere Missstände. Dieses Feedback ist sehr wertvoll und es ist entsprechend vertraulich und mit Wertschätzung zu behandeln. Am besten gelingt dies, wenn das Interview kurz nach dem Austritt geführt wird und am besten von einer dritten Instanz.

Unabhängig davon, wer das Gespräch führt, sollten sich alle Interviewer an einem einheitlichen Gesprächsleitfaden orientierten. Nur so kann man einen belastbaren Eindruck über mehrere Fälle hinweg sammeln. Davon unbenommen kann das Gespräch selbst flexibel geführt werden, ggf. werden weitere Aspekte ergänzt oder auch einzelne Teile weggelassen. Dies bspw., weil der Mitarbeiter zwar generell Rede und Antwort steht, spezifische Teile aber vielleicht nicht beantworten will. Im Leitfaden wird auch über die Zielsetzung informiert.

Der Tatsache, dass der ehemalige Mitarbeiter dem Unternehmen noch Zeit schenkt, damit es sich verbessern kann, ist entsprechend Respekt zu zollen. Ein pünktlicher Start, ein möglichst zeitschonendes Vorgehen ohne Ablenkungen und ein Dank am Ende gehören dazu.

Inhalte: Interviewleitfaden

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Austritt (Monat/Jahr):
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Liebe/r Mitarbeitende,

Sie haben sich entschieden, unser Unternehmen zu verlassen. Gerne würden wir in Erfahrung bringen, was Sie dazu bewogen hat. Daher bitten wir Sie, Ihre Zeit bei uns kurz zu reflektieren. Es dauert nicht mehr als 10-15 Minuten. So können Sie sich und wir uns weiterentwickeln. Alle Angaben werden vertraulich behandelt, sie werden lediglich anonymisiert und in verdichteter Form weiterverarbeitet/-gegeben.

Welche Aspekte hatten wesentlichen Einfluss auf Ihre Entscheidung auszutreten?
[ ]	Position und Aufgaben	[ ]	Arbeitsbedingungen	[ ]	Unternehmenskultur/Betriebsklima
[ ]	Führung	[ ]	Leistungen	[ ]	Weiterbildung und Entwicklung
[ ]	Persönliche Gründe	[ ]	Sonstiges

Danke, wenn Sie dies spezifischer ausführen (z.B. ein Studium oder ein Umzug aus persönlichen Gründen oder unter Arbeitsbedingungen ein zu geringes Ausmaß an mobilem Arbeiten, zu hohe Arbeitsbelastung, etc.):

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Hätten wir ihre Kündigung verhindern können?	ja	[ ]	nein	[ ]
Falls ja, w...