Dieser Pate (auch Buddy genannt) fungiert als Ansprechpartner des neuen Kollegen und spielt neben der fachlichen Einarbeitung auch als "sozialer Kümmerer" eine sehr wichtige Rolle. Er sollte dem neuen Kollegen bei allen Fragen bis zum Ende der Einarbeitung zur Seite stehen. Der neue Kollege hat damit immer einen festen Ansprechpartner und nicht das Gefühl, mit Fragen "zu stören". Damit tragen Paten auch zur Fehlervermeidung bei.
Da der Onboarding-Buddy neue Mitarbeiten auch anderen Kolleginnen und Kollegen außerhalb des Teams vorstellt, unterstützt er das Ankommen der Neuen im Unternehmen und trägt zur wichtigen Vernetzung bei.
Durch die Unterstützung werden Onboardees schneller produktiv und benötigen weniger Zeit, um sich in ihrer neuen Rolle zurechtzufinden und in ihre Aufgaben einzuarbeiten. Wer sich selbst schon in der Anfangszeit als produktiv wahrnimmt, ist motivierter und fühlt sich dem Team zugehörig und verbunden. Daher kann ein Onboarding-Buddy-Konzept auch dazu beitragen, die Anfangsfluktuation (Kündigung innerhalb der Probezeit) zu senken.
Diese Kollegen sind als Buddy geeignet
Erfolgversprechend ist das Gespann "Pate-neuer Mitarbeiter" dann, wenn der Pate selbst Lust hat, diese Aufgabe mit Leben zu füllen, und die "Chemie" zwischen den beiden stimmt! Im Optimalfall ist dies ein erfahrener Kollege, den bestenfalls ähnliche Aufgaben, beruflicher Werdegang und Alter mit dem Neuen verbindet. Bewährt hat sich auch, Kollegen zu verpflichten, die selbst noch nicht allzu lange im Unternehmen sind. Die eigene Einarbeitung ist noch nicht lange her – sie können sich somit besonders gut in die Bedürfnisse der neuen Teammitglieder hineinversetzen.
Der Buddy sollte
- unternehmerisch denken,
- das nötige Fachwissen für eine fachliche Einarbeitung besitzen,
- loyal gegenüber der Firma sein,
- die Aufgabe möglichst freiwillig übernehmen,
- kommunikativ und gut vernetzt sein,
- über die notwendigen Zeitressourcen verfügen,
- häufig verfügbar und erreichbar sein,
- genügend Berührungspunkte oder gemeinsame Interessen mit dem neuen Teammitglied haben,
- Einfühlungsvermögen in die Rolle des neuen Teammitglieds besitzen.
Bei der Auswahl des Paten ist Fingerspitzengefühl gefragt: Nicht jeder Kollege eignet sich für so eine verantwortungsvolle Aufgabe!
Aufgaben des Buddies
Der Pate ist der Starthelfer in der Anfangsphase, der bei allen Fragen mit Rat und Tat zur Seite steht. Die Aufgaben eines Paten sind z. B.:
- Vorbereitung des Arbeitsplatzes vor dem Start,
- Begrüßung, Begleitung und Vorstellungsrunde am ersten Arbeitstag (Vorstellungsrunde im Team/Abteilung, zeigen der Räumlichkeiten und Betriebsrundgang, Unterstützung bei den ersten administrativen Aufgaben bei der IT oder HR etc.),
- Ins Team integrieren: Der Pate spielt als "sozialer Kümmerer" eine sehr wichtige Rolle. Falls es gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit gibt, wie z. B. gemeinsames Joggen in der Mittagspause oder regelmäßige Sportaktivitäten, ist es Aufgabe des Paten den Onboardee ebenfalls dazu einzuladen und ihn zum Mittagessen an den Tisch zu bitten – er kennt schließlich noch niemanden in der neuen Firma.
- Übergreifende Kontakte & Vernetzung herstellen: Mittagessen und Kaffeepausen lassen sich auch dazu nutzen, das neue Teammitglied weiteren Kollegen aus anderen Bereichen vorzustellen. Dies verhilft ihm schon zu ersten abteilungsübergreifenden Kontakten und gibt ihm die Möglichkeit, sich intern zu vernetzen. Der Pate unterstützt beim Aufbau eines informellen Netzwerks und stellt wichtige Schlüsselpersonen vor.
- Betriebliche Abläufe erläutern: Der Pate erläutert dem Neuzugang die betrieblichen Gepflogenheiten, interne Abläufe und Prozesse und gibt erste Einblicke in die Unternehmenskultur.
- Oft unterstützt er auch bei der fachlichen Einarbeitung. Allerdings wird die Einarbeitung in der Praxis meist auf mehrere Personen verteilt, je nach Aufgabengebiet und fachlichem Können. Dabei kann der Pate auch notwendige Schulungen und Einführungsveranstaltungen vermitteln.
- Regelmäßiger Austausch mit der Führungskraft über den Stand der Einarbeitung, um auftauchenden Konflikten schnell gegenzusteuern.
Die Patenschaft trägt enorm zu einer gelungenen sozialen Integration bei. Wichtig ist allerdings, dass der Vorgesetzte dem Paten genügend Zeit für diese Aufgabe einräumt.
Buddy-Schulungen wichtig
Mit Schulungen und Checklisten stellen Führungskräfte sicher, dass die Buddies auf ihre Rolle und Aufgaben vorbereitet sind und über das notwendige Wissen und die Kompetenzen verfügen. Dadurch wird zudem ein einheitlicher Qualitätsstandard für eine hochwertige Einarbeitung garantiert.
Führungskräfte sollten das Programm in Absprache mit den Buddies regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Damit wird sichergestellt, dass es auch künftig den Bedürfnissen der neuen Mitarbeitenden und des Unternehmens entspricht.
Unterschied zwischen Buddy und Mentor
Auch Mentoren sind wichtige Unterstützer. Ein Buddy ist jedoch in der Regel ein Kollege auf der gleichen Ebene oder in einer ähnlic...