Aufzeichnungspflichten im Privatbereich

Zusammenfassung

Überblick

Auch im privaten Bereich sind steuerliche Aufzeichnungspflichten zu beachten. Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen einzelnen Vorschriften.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 147a Abgabenordnung (AO)

§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und Nr. 6c, § 8 Abs. 2, § 9 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 5, § 10b, § 34g, § 35a Abs. 5 Einkommensteuergesetz (EStG)

§ 50 Einkommensteuerdurchführungsverordnung (EStDV)

R 8.1 Abs. 9, R 9.1 Abs. 2 und Abs. 5 Lohnsteuerrichtlinien (LStR)

BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003 :002 (Steuerliche Beurteilung gemischter Aufwendungen)

BMF, Schreiben v. 9.11.2016, IV C 8 – S 2296-b/07/10003 :008 (Steuerermäßigung bei Aufwendungen für haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse und für die Inanspruchnahme haushaltsnaher Dienstleistungen – § 35a EStG) mit Änderungen durch BMF, Schreiben v. 1.9.2021, IV C 8 – S 2296-b/21/10002 :001

BMF, Schreiben v. 3.3.2022, IV C 5 – S 2334/21/10004 :001 (Lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer)

BMF, Schreiben v. 15.8.2023, IV C 6 – S 2145/19/10006 :027 (Ertragsteuerliche Beurteilung der betrieblichen und beruflichen Betätigung in der häuslichen Wohnung)

BFH, Urteil v. 6.8.2013, VIII R 33/11 (nv)

1 Aufzeichnungspflichten für Großverdiener (sog. "Einkunftsmillionäre")

Beträgt die Summe der positiven Einkünfte aus

• nicht selbstständiger Arbeit,^[1]
• Kapitalvermögen,^[2]
• Vermietung und Verpachtung^[3] sowie
• sonstigen Einkünften^[4]

(sog. "Überschusseinkünfte")^[5] mehr als 500.000 EUR,^[6] müssen Aufzeichnungen und Unterlagen über die zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufbewahrt werden.^[7] Maßgebend sind ausschließlich die positiven Einkünfte, sodass negative Einkünfte (z. B. aus Vermietung und Verpachtung) unberücksichtigt bleiben und für die Berechnung der Grenze nicht mit den positiven anderen Einkünften saldiert werden.

Im Fall der Zusammenveranlagung sind für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500.000 EUR die Summe der positiven Einkünfte eines jeden Ehegatten oder Lebenspartners allein maßgebend.^[8]

Praxis-Beispiel

Berechnung der maßgebenden Grenze

Einkünfte eines Ehepaars

Einkünfte aus...	Ehemann (EUR)	Ehefrau (EUR)
... nicht selbstständiger Arbeit	450.000	495.000
... Kapitalvermögen	8.000	7.500
... Vermietung und Verpachtung	20.000	–17.500
... sonstige Einkünfte	0	0
Summe der positiven Einkünfte	478.000	502.500

Lösung:

Die Summe der positiven Einkünfte des Ehemanns beträgt 478.000 EUR. Damit unterliegt er nicht den Aufzeichnungspflichten des § 147a AO.

Die Summe der positiven Einkünfte der Ehefrau beträgt 502.500 EUR; die negativen Einkünfte i. H. v. 17.500 EUR bleiben für die Berechnung außer Betracht. Damit unterliegt die Ehefrau den Aufzeichnungspflichten des § 147a AO.

Bestimmte Formvorschriften für die Aufzeichnungen bestehen nicht. Aus den Aufzeichnungen muss jedoch die Ermittlung der steuerlich relevanten Werte ersichtlich sein.

[1] § 19 EStG.

[2] § 20 EStG.

[3] § 21 EStG.

[4] § 22 EStG.

[5] § 2 Abs. 2 Nr. 2 EStG.

[6] ab 2027: 750.000 EUR, Art. 97 § 40 EGAO.

[7] § 147a Abs. 1 Satz 1 AO.

[8] § 147a Abs. 1 Satz 2 AO.

2 Aufzeichnungspflichten für Arbeitsmittel

Auch im Bereich der Arbeitsmittel von Arbeitnehmern existieren Aufzeichnungspflichten:

Arbeitsmittel von Arbeitnehmern	Zu führende Aufzeichnungen
Aufwendungen für die berufliche Nutzung von Telekommunikationsgeräten	Vollständige, zeitnahe, belegbare Aufzeichnungen über die jeweilige Art und Dauer der Nutzung des Telekommunikationsgeräts. Aufzeichnen von: Datum, Uhrzeit und Dauer der beruflichen Nutzung, konkrete Veranlassung und Rufnummer bzw. Adresse der Verbindung (z. B. Homepage, Website) bei beruflicher Nutzung, mindestens für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten.[1]
Gemischte Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen.	Aufteilungsmaßstab nach objektiven Kriterien[2]

Tab. 1: Aufzeichnungspflichten bei Arbeitsmitteln von Arbeitnehmern

[1] R 9.1 Abs. 5 LStR.

[2] BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003 :002; R 9.1 Abs. 2 Satz 3 Nr. 2 LStR.

3 Aufzeichnungspflichten für das häusliche Arbeitszimmer bzw. Arbeiten

3.1 Regelfall des häuslichen Arbeitszimmers

Wenn ein abgegrenztes häusliches, d. h. in die Privatsphäre eingebundenes Arbeitszimmer vorliegt, sind für die steuerliche Berücksichtigung ebenfalls gewisse Aufzeichnungen zu führen.

Häusliches Arbeitszimmer Arbeitnehmer	Zu führende Aufzeichnungen
Aufwendungen/Kosten durch die berufliche Nutzung	Aufzeichnung der beruflichen Nutzung sowie der finanzierungs- und verbrauchsabhängigen Kosten in einer Jahreszusammenstellung[1]

Tab. 2: Aufzeichnungspflichten beim Arbeitszimmer^[2]

Voraussetzung für den unbeschränkten Abzug der Aufwendungen ist, dass das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.^[3]

Seit 2023 können in diesem Fall statt der anteiligen tatsächlichen Kosten pauschal 1.260 EUR im Jahr abgezogen werden.^[4]

Aufwendungen für Arbeitsmittel und Telefon-/Internetkosten können neben den tatsächlichen anteiligen Kosten für das ...