Betriebsveranstaltungen: Freibetrag, abzugsfähige Kosten, pauschale Besteuerung

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Höchstbetrag je Arbeitnehmer
• Berechnung des steuerfreien Betrags
• Pauschale Lohnsteuer
• Übliche Veranstaltungen/Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	4140	6130		Löhne, Gehälter
Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	4145	6060		Löhne, Gehälter
Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)	4149	6069		Löhne, Gehälter
Sonstige betriebliche Aufwendungen	4900	6300		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt	1740	3720		sonstige Verbindlichkeiten

So kontieren Sie richtig!

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt regelmäßig im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Ob die Zuwendungen als Arbeitslohn zu erfassen sind, hängt u. a. davon ab, ob der Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschritten wird. Bei der Ermittlung der Aufwendungen sind alle Kosten einzubeziehen, die dem Unternehmer für die Veranstaltung berechnet werden. Der Unternehmer bucht diese Aufwendungen auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten eines Betriebsausflugs

Unternehmer Huber veranstaltet im Jahr 2024 mit seinen 5 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung betragen pro Person 200 EUR. Für die 5 Arbeitnehmer und Herrn Huber sind somit insgesamt Aufwendungen i. H. v. (6 × 200 EUR =) 1.200 EUR entstanden.

Die 200 EUR, die auf ihn selbst entfallen, bucht er auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht er (5 × 110 EUR =) 550 EUR als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 450 EUR unterwirft Herr Huber pauschal mit 25 % der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst werden. Die pauschale Steuer beträgt 126,57 EUR ( 450 EUR × 25 % = 112,50 EUR + (5,5 %) 6,19 EUR Solidaritätszuschlag + 7,88 EUR pauschale Kirchensteuer). Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Herr Huber bucht wie folgt:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	550,00
4145/6060	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	450,00
4149/6069	Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse)	126,57
4900/6300	Sonstige betriebliche Aufwendungen	200,00	1200/1800	Bank	1.326,57

3 Diese Betriebsveranstaltungen sind steuerbegünstigt

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die das Betriebsklima fördern. Hierzu gehören z. B.:

• Betriebsausflüge,
• Weihnachtsveranstaltungen,
• Jubiläumsveranstaltungen,
• Besichtigungen,
• der Besuch von Karnevalsveranstaltungen,
• ein Gaststättenbesuch mit Nutzung der Kegelbahn,
• Schiffsfahrten u. Ä.

Sportliche oder kulturelle Veranstaltungen sind nur dann begünstigt, wenn diese mit einem geselligen Beisammensein verbunden sind, z. B. wenn der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern vor oder nach einem Theaterbesuch ein gemeinsames Essen zu sich nimmt. Lädt der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zum Besuch eines Bundesligaspiels ein, ist es erforderlich, dass er anschließend zusammen mit seinen Arbeitnehmern "in geselliger Runde" zumindest einige Getränke zu sich nimmt. Ohne ein vorheriges oder anschließendes geselliges Beisammensein muss der Preis der Eintrittskarte als Arbeitslohn versteuert werden.

3.1 Betriebsveranstaltungen während der Corona-Krise

Während der Corona-Krise war vieles anders. Betriebsveranstaltungen, wie z. B. Weihnachtsfeiern fallen wegen der Corona-Krise anders aus als sonst üblich. Fest geplante Veranstaltungen an einem Veranstaltungsort wurden abgesagt. Sind dem Unternehmer für die Vorbereitung einer Weihnachtsfeier Kosten entstanden, z. B. durch die Reservierung eines Veranstaltungsorts, die Organisation eines Unterhaltungsprogramms usw., dann sind diese Kosten als "sonstige betriebliche Aufwendungen" abziehbar.

Virtuelle Geschäftsbesprechungen sind sinnvoll und inzwischen weit verbreitet. Teilweise sind sie zurzeit ein Muss. Was auf geschäftlicher Ebene gut funktioniert, kann zwar kein vollwertiger Ersatz für eine Betriebsveranstaltung (z. B. Weihnachtsfeier) sein, weil die räumliche Distanz nicht in der gewohnten Art das Betriebsklima fördern kann. Trotzdem kann auch eine virtuelle Feier mit den Arbeitnehmern sinnvoll sein, um das Betriebsklima zu verbessern.

Nach dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015^[1] handelt es sich um Betriebsveranstaltungen, wenn sie auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter stattfinden, wie z. B. bei einer Weihnachtsfeier. Als das BMF-Schreiben im Jahr 2015 verfasst wurde, hat sich niemand vorstellen können, welche Auswirkungen aufgrund einer Pandemie – wie in der jetzigen Corona-Krise – eintreten können. Konseque...