Digitalisierung im Rechnungswesen: Voraussetzungen, Möglichkeiten, Bausteine

Zusammenfassung

Überblick

Aufgrund von Pandemien, Kriegen, Klimawandel und vielen anderen Krisen scheint die Diskussion um die Digitalisierung unterzugehen. Trotzdem schreitet die Digitalisierung unaufhaltsam weiter fort. Das erfährt jeder Mensch im Privaten, das erfahren Buchhalter und Controller am Arbeitsplatz. Fehlende Akzeptanz oder eine zögerliche Umsetzung ausgewählter digitaler Anwendungen führt zu wesentlichen Nachteilen für die Mitarbeiter im Rechnungswesen, für Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling im Unternehmen und für das Unternehmen selbst. Es ist notwendig, die Digitalisierung im Rechnungswesen als ganzheitliche Aufgabe systematisch und zeitnah umzusetzen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

GoB – Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

GoBS – Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

GoBD – Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

1 Digitalisierung im Rechnungswesen – eine Bestandsaufnahme

In den Anfängen der kommerziellen Nutzung digitaler Technik, damals noch EDV – Elektronische Datenverarbeitung – genannt, gehörte das Rechnungswesen, speziell die Buchhaltung, zu den ersten Anwendern der neuen Technologie. Die relativ starren Strukturen, bestimmt durch die gesetzlichen Vorgaben und durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, erleichterten die digitale Abbildung der analogen Abläufe in der Buchhaltung. Gleichzeitig konnte eine einmal erstellte Software in vielen Unternehmen eingesetzt werden.

Die reine Buchhaltungslösung auf dem EDV-System entwickelte sich weiter. Die Integration in ERP-Systeme mit den engen digitalen Verbindungen zu anderen Unternehmensbereichen machte auch die Software im Rechnungswesen zu einem Teil der Unternehmenslösung. Gleichzeitig entstanden alternativ kleine und mächtige Lösungen für die Buchhaltung, aber auch für das Controlling. Im internen Rechnungswesen verbreiteten sich Hilfsmittel wie Tabellenkalkulationsprogramme und Reporting-Systeme. Die Zahl der Unternehmen, die für die Buchhaltung den Steuerberater mit seiner digitalen Lösung (meist DATEV) beauftragten, ging aufgrund der einfachen Handhabung und der individuelleren Ergebnisse durch digitale Lösungen immer mehr zurück.

Aktuell gibt es in Deutschland kein Unternehmen mehr, das für seine Buchhaltung keine IT-Unterstützung einsetzt. Kleine Unternehmen arbeiten dabei mit dem Steuerberater, der dann eine digitale Anwendung einsetzt. Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist in einzelnen Unternehmen unterschiedlich weit vorangeschritten:

• In der Buchhaltung und der Kostenrechnung werden IT-Lösungen genutzt, mit denen die entsprechenden Abläufe erledigt werden können.
• Im Controlling werden digitale Hilfsmittel eingesetzt, die jeweils bestimmte Aufgaben wie Analysen oder das Reporting unterstützen. In großen Unternehmen gibt es umfassende digitale Controlling-Systeme, die einen hohen Grad an Automatisierung in den Abläufen erlauben.
• Standard ist auch die enge Zusammenarbeit der digitalen Lösungen im Rechnungswesen. So werden gemeinsame Datenbanken genutzt, digitale Daten werden selbstverständlich von der Buchhaltung in das Controlling, teilweise über die Kostenrechnung, gegeben.
• Darüber hinaus nutzen die meisten, vor allem mittlere und großen Unternehmen, eine integrierte Unternehmenssoftware, in der die digitale Lösung für das Rechnungswesen eingebettet ist. Die gemeinsame Nutzung von Datenbanken ist ebenso Standard wie eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen den Bereichen. Das Rechnungswesen stellt Daten und Ergebnisse für die digitalen Abläufe der anderen Unternehmensbereiche zur Verfügung. Dafür erhalten Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling Daten aus deren Prozesse.
• Der nächste Schritt ist der digitale Datenaustausch mit Partnern außerhalb des Unternehmens. Führend ist dabei der Staat, vor allem die Finanzbehörde. Der digitale Zugriff auf die Buchhaltung bei einer Betriebsprüfung ist schon lange Pflicht, ebenso die Abgabe von Steuererklärungen und Bilanzen auf digitalem Weg.
• Die digitale Kommunikation mit externen Partnern ist notwendige Voraussetzung für die Nutzung weiterer Bauteile innerhalb der Digitalisierung im Rechnungswesen. Digitale Rechnungen (Eingang wie Ausgang) oder die autonome Verbuchung von Bankkontobewegungen sind nur möglich, wenn die Partner wie Kunden, Lieferanten und Banken auch digital arbeiten.

Praxis-Tipp

Eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation muss sein

Innerhalb dieser beschriebenen, unterschiedlichen Stufen der digitalen Unterstützung des Rechnungswesens gibt es viele Facetten, die im Unternehmen individuell ihre Berechtigung haben. Für den weiteren Ausbau der Digitalisierung im Rechnungswesen ist eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation notwendig. Die folgende Abbildung kann dabei helfen, indem die vorhandenen digitalen Anwendungen und Kontakte markiert werden.

Digitale Beziehungen

Abb. 1: Bestandsaufnahme der aktuellen Situation der Digitalisierung im Rechnungswesen

2 Ein Blick in die Zukunft: Von analogen Abläufen bis zur künstlichen Intelligenz

Die bisherige langjährige Entwickl...