Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse / 2 Was ist neu?

Rahmenbedingungen haben sich massiv verändert

Zeitmangel gehört heute fast schon zum guten Ton einer aufstrebenden Arbeitskraft. Nichts ist peinlicher als Zeit zu haben. Der Tag wird vollgestopft mit Terminen und Aufgaben. Man hetzt von einer Aufgabe zur anderen, von einem Termin zum anderen. Ein wirkliches Ende ist nicht in Sicht. Es ist immer mehr Arbeit vorhanden als Zeit zur Verfügung steht. Moderne Kommunikationsmittel wie Smartphones und E-Mails, Telkos und Videokonferenzen schaffen nicht immer Entspannung, sondern sorgen für zusätzliche Belastungen.

Leben in einer High-Speed-Gesellschaft

Über viele Jahre haben wir es geschafft, Arbeit immer mehr zu verdichten und aus den Prozessen die Liegezeiten weiter zu reduzieren. Damit sind alle Aufgaben eng getaktet und müssen in einem festen Zeitfenster erfolgen. Das trifft leider auch das Controlling. Wir leben heute in einer High-Speed-Gesellschaft, in der alles schnell und trotzdem mit hoher Qualität erfolgen muss. Keiner hat Zeit, alle brauchen alles sofort. So entsteht über kurz oder lang der Eindruck einer permanenten Überlastung.

Worin liegen die Ursachen? Zeit und die Bewirtschaftung derselben sind heutzutage ein wesentlicher Wettbewerbsfaktor. Wer schnell ist, kann den Kunden bedienen. In Projekten wissen wir häufig schon den Einführungszeitpunkt für die Projektergebnisse, bevor das Projektziel eindeutig geklärt ist. Das erhöht selbstverständlich den Zeitdruck erheblich.

Flexibilität versus Stabilität

Um der Komplexität und der Dynamik in der Wirtschaft zu begegnen, setzen viele auf Flexibilität. Wir sind flexibel im Handeln und im Denken und selbstverständlich auch in der Zeitplanung. Das trifft natürlich jeden einzelnen Mitarbeiter. Flexibilität an sich hat aber ihren Preis. Wer flexibel sein will, braucht zusätzliche Ressourcen. Quasi als Reserve. Für ein effektives Zeitmanagement brauchen wir allerdings auch Stabilität in Form von Regelmäßigkeit und standardisierten Verfahren, damit wir die Fülle der Arbeit überhaupt bewältigen können.

Wir müssen daher lernen, mit der kritischen Ressource "Zeit" ökonomisch umzugehen. Dieses wiederum setzt voraus, dass nicht die Termine die Zeiteinteilung diktieren. Vielmehr müssen wir eine eigene Zeitplanung haben, in die die Termine eingepasst werden.

In der Sorgenskala vieler Menschen steht chronische Zeitknappheit an oberster Stelle. Insbesondere für Führungskräfte hat der Druck in der jüngeren Vergangenheit enorm zugenommen. Allerdings scheint die subjektiv empfundene Zeitknappheit keineswegs immer mit dem objektiven Zeitbedarf konsistent. Es dürfte hier wie beim Einkommen sein: Jemand, der sich im Konsumverhalten seinem verfügbaren Einkommen anpasst, kann mit dem Geld gut auskommen, während ein anderer mit höherem Einkommen aufgrund eines nicht angepassten Ausgabenverhaltens unter dauernden Geldproblemen leidet. Es gilt wohl häufig eine "Zeitversion" von Parkinsons Gesetz.

Hinweis

Arbeit und Zeit im Zusammenspiel

Arbeit dehnt sich immer so aus, dass sie genau die Zeit braucht, die man für sie erübrigen kann.

Zeit ist ein absolut gleich verteiltes Gut

Vermutlich ist Zeit aber auch das einzige Gut, was unter allen Menschen absolut gleich verteilt ist. Allen stehen 365 Tage pro Jahr mit jeweils 24 Stunden pro Tag zur Verfügung. Wir können Zeit nicht "sparen" und auch nicht vermehren. Wir haben nur die Möglichkeit, die Zeit verstreichen zu lassen oder zu nutzen. Es ist ein Bewusstseinsbildungsprozess: Was mache ich mit meiner Zeit? Was will ich mit der Zeit machen? Was erwarten andere von mir?

Durch organisatorische Veränderungen kommt es seit Jahren dazu, dass die Arbeitslast immer mehr zunimmt. Zeit wird zunehmend zu einem knappen Gut. Wir haben einen Zustand erreicht, den man als "permanenten Wandel" bezeichnen kann. Routinen, also Stabilitäten, stellen sich nur selten ein. Erhöhter Lernaufwand und Unsicherheiten beanspruchen zusätzliche Zeit. Es genügt nicht, diesen Zustand zu betrachten und über die Umstände zu jammern. Wir müssen unsere Situation selbst und aktiv ändern.