§ 10 Nachrichteneingänge bearbeiten / F. Nachrichten exportieren

Rz. 15

Nachrichten können einzeln oder im Stapel exportiert werden. Während des Exports entsteht eine ZIP-Datei, die immer mehrere Dateien beinhaltet. Neben den die Nachricht beinhaltenden Dokumenten und Signaturdateien werden verschiedene Systemdateien in der ZIP-Datei bereitgestellt.

Rz. 16

Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien sind:^[2]

▪	alle der Nachricht beigefügten Anhänge im Dateiformat, mit der die jeweilige Datei erstellt wurde (PDF, JPG, DOCX, …),
▪	eine xml-Strukturdatei zum maschinellen Lesen des Nachrichteninhalts (Nummer.xml),
▪	die Visitenkarte des Absenders mit dessen persönlichen Angaben und der SAFE-ID des Absenders (Nummer_BusinessCard.html),
▪	eine Übersicht der exportierten Nachricht mit allen Einträgen des Absenders in das Nachrichtenformular und die Auflistung der Anlagen inkl. der Einträge im Nachrichtenjournal und der Rückantwort des Intermediär (Nummer_export.html),
▪	Angaben im Feld "Nachrichtentext". Mit dem Strukturdatensatz wird der Nachrichtentext nicht mehr übermittelt. Der Nachrichtentext wird neben dem zur Nachricht gehörenden Betreff in einer PDF-Datei mitgeliefert (Nachrichtentext.pdf),
▪	ein Prüfprotokoll für die Signatur(en) und die Zertifikate des Absenders und des Empfängers (Nummer_VerificationReport.html),
▪	der vertrauenswürdige Herkunftsnachweis via VHN2 mit zugehöriger fortgeschrittener Signaturdatei (vhn.xml und vhn.xml.p7s),
▪	ein Hinweis auf das evtl. angeforderte eEB (xjustiz_nachricht.html),
▪	den für die Nachricht erstellen X-Justiz Strukturdatensatz (xjustiz_nachricht.xml).

Rz. 17

Die in der ZIP-Datei enthaltenen Dateien können in die eigene Verzeichnisstruktur der Kanzlei übertragen oder in ein kanzleieigenes DMS (Dokumentenmanagementsystem) importiert werden. Wenn das beA über eine Kanzleisoftware der verschiedenen Anbieter bedient werden kann, wird der Export von Nachrichten direkt in der Kanzleisoftware erfolgen. Wir können hier natürlich nicht für sämtliche Software-Hersteller sprechen, da wir naturgemäß nicht alle Programme im Detail kennen. Nach unserer Kenntnis begegnet gerade der Export von Nachrichten aber noch häufig Problemen. Einige Hersteller konnten lange Zeit nur die Anhänge zu Nachrichten, nicht aber die Nachricht selbst exportieren; bei anderen Herstellern muss festgestellt werden, dass zwar alle Dateien, die sich in einer exportieren ZIP-Datei befinden, die automatisch beim Export entsteht, exportiert werden können, nicht aber die "Verpackung", d.h. die ZIP-Datei selbst. Es bleibt abzuwarten, ob sich dies noch in Zukunft ändert/bessert. Die BRAK jedenfalls empfiehlt selbst in ihrem beA-Newsletter, aus Beweisgründen die gesamte Nachricht zu exportieren, um das Format zu erhalten und so nachweisen zu können, wann eine Nachricht an einen Dritten übersandt wurde oder wann von wem eine Nachricht mit welchem Inhalt empfangen wurde.^[3] Dabei verweist die BRAK darauf, dass ein Ausdruck auf Papier den Beweiswert entfallen lassen würde.^[4] Anders dürfte der Export sich bei Nutzung eines DMS-Systems z.B. aus dem amerikanischen oder englischen Raum darstellen. Einige Kanzleien haben sich zusammengeschlossen, um komfortable Schnittstellen zum beA programmieren zu lassen; häufig scheitern solche Vorhaben aber an der beA-"Architektur" und den zur Verfügung gestellten Schnittstelleninformationen, die nicht alle gewünschten Funktionen zulassen. Hier wird daher der Export der relevanten Nachrichten aus dem "nackten beA-System" zunächst i.d.R. in z.B. die Explorerstruktur und von dort der Import in das eigene DMS erfolgen müssen.

Rz. 18

Da die beA-Webanwendung ein Nachrichten-Transport-System und kein Nachrichtenarchiv ist, wird vonseiten der BRAK großen Wert daraufgelegt, dass eingehende Nachrichten baldmöglichst in den Verarbeitungsprozess überführt und nach dem Ausdrucken oder dem Export der Nachrichten nebst Anhängen aus dem Postfach gelöscht werden.^[5]

Rz. 19

Für einen rationalen Export besteht die Möglichkeit, Nachrichten aus der Nachrichtenübersicht im Stapel zu exportieren. Dafür lässt sich auch die "Filter"-Funktion, die über der Nachrichtenübersicht mit einem kleinen, rechts angeordneten Winkel geöffnet werden kann, nutzen. Siehe § 8 Rdn 62 ff. in diesem Werk. Dabei können aus einem bestimmten Postfach selektiert nach "Absender", "Empfänger" oder der "Nachrichten-ID" die gesendeten oder eingegangenen Nachrichten tage-, wochen-, monats- oder jahresweise selektiert und exportiert werden.

[2] Stand 4.10.2022.

[3] Newsletter zum beA Ausgabe 17/2018 v. 13.9.2018, "Was man hat, hat man: Nachrichten exportieren", https://www.brak.de/zur-rechtspolitik/newsletter/bea-newsletter/2018/ausgabe-17–2018-v-13092018.news.html (Abruf: 4.10.2022).

[4] Newsletter zum beA, a.a.O.

[5] Siehe Newsletter der BRAK 02/2017 v. 11.1.2017, 50/2017 v. 14.12.2017, 17/2018 v. 13.9.2018, 09/2019 v. 7.3.2019, 24/2019 v. 27.6.2019, 27/2019 v. 8.8.2019 und 08/2020 v. 7.5.2020; abrufbar unter: https://www.brak.de/fileadmin/newsletter_archiv/bea/index-bea-newsletter.pdf.