§ 10 Nachrichteneingänge bearbeiten / G. Etikettenvergabe versus gelesen/ungelesen

Rz. 20

Ein sehr hilfreiches Feature zur Organisation der Bearbeitung von beA-Nachrichten im Team sind Etiketten. Es handelt sich dabei um farbliche Markierungen, die für einzelne oder auch mehrere Nachrichten gleichzeitig vergeben werden können. Bei der Aktivierung eines Postfachs sind keine Etiketten vordefiniert. Etiketten werden für jedes Postfach vom Postfachinhaber oder einem berechtigten Nutzer (Recht 08 "Nachricht organisieren" erforderlich) idealer Weise nach Absprache mit dem Kanzlei-Team erstellt.

Rz. 21

Die vergebenen Etiketten kann man sich in der jeweiligen Ansicht des Posteingangs, der Entwürfe, der gesendeten Nachrichten usw. in der Spalte mit der Bezeichnung Etiketten an beliebiger Stelle in der Tabelle in der Nachrichtenübersicht anzeigen lassen (z.B. gleich am Anfang vor dem Absender oder weiter in der Mitte als 3. oder 4. Spalte, je nach persönlichem Geschmack). Siehe die nachstehende Rdn 22 ff.

Rz. 22

Da gelesene Nachrichten immer nur für den jeweiligen Nutzer (benutzerorientierte Darstellung) erkennbar als "gelesen (hell)/ungelesen (fett, dunkel)" gekennzeichnet sind, würde der Postfachinhaber z.B. nicht erkennen können, ob seine Mitarbeiter eingegangene Post bereits in Bearbeitung haben oder nicht. Dies ist grundsätzlich sinnvoll, denn wenn ein Mitarbeiter mit entsprechender Zugangsberechtigung Eingangspost bereits gelesen hat, bedeutet dies ja nicht zwangsläufig, dass auch der Postfachinhaber sie schon gelesen hat. Für den Postfachinhaber ist die Nachricht dann nach wie vor als ungelesen dargestellt. Mit den Etiketten (Farbmarkierungen in der Nachrichtenzeile) kann jedoch der Bearbeitungsstand der jeweiligen Nachricht definiert und z.B. dem Postfachinhaber, aber auch anderen Nutzern angezeigt werden. Etiketten sind für jeden Nutzer an derselben Nachricht postfachübergreifend sichtbar, wenn die Spalte "Etiketten" in der Ansicht des jeweiligen Nutzers eingeblendet ist. Ob eine Kanzlei mit Etiketten arbeiten möchte, muss individuell für die Kanzlei aufgrund derer Bedürfnisse entschieden werden.

Rz. 23

Sofern in der Kanzlei mit Papierakten gearbeitet wird und die Anweisung besteht, sämtliche Eingangspost auszudrucken und diese nach Ausdruck zu löschen bzw. vorübergehend in einen Unterordner zu verschieben, ist die Etiketten-Funktion nach unserer Ansicht nicht brauchbar bzw. notwendig.

Rz. 24

Sofern allerdings mit DMS/E-Akte gearbeitet wird oder die Eingangspost eben nicht gleich gelöscht/verschoben werden soll, bieten sich die Etiketten geradezu an, um über den jeweiligen Bearbeitungsstand zu informieren.

Rz. 25

Dies ist insbesondere dann von Interesse, wenn z.B. der Anwalt selbst ebenfalls auf das beA zugreift. Er kann so sehen, ob die in seinem Postfach eingegangenen Nachrichten bereits in Bearbeitung sind und ggf., wenn dies für die jeweilige Kanzlei organisiert und festgelegt wurde, in welchem Bearbeitungsstand sich die jeweilige Nachricht befindet. Aber auch Mitarbeiterkollegen, die Zugriff auf dasselbe Postfach haben, können sich so über den Bearbeitungsstand informieren.

Rz. 26

Zunächst ist daher die Frage zu beantworten:

"Wollen wir in unserer Kanzlei mit Etiketten arbeiten oder benötigen wir diese nicht?"

Wenn Sie sich für den Einsatz der Etiketten-Funktion entscheiden, stellt sich die nächste Frage, welche Etiketten Sie vergeben bzw. im Vorfeld anlegen und für alle berechtigten Postfachnutzer bereitstellen möchten.

Rz. 27

Hierzu stehen Ihnen zur Auswahl:

▪

15 unterschiedliche Farben,

▪

jegliche von Ihnen selbst zu definierenden Texte für die Etiketten.

▪

Farben könnten dabei

▪	bestimmten Mitarbeitern oder
▪	bestimmten Texten zugeordnet werden.

Mit Etiketten kann

▪	ein Bearbeitungsstand für weitere Nutzer des Postfachs deklariert oder
▪	eine Arbeitsanweisung für weitere Nutzer des Postfachs erteilt werden.

Rz. 28

Es stellen sich daher folgende Fragen:

Wie soll mit dem Posteingang im beA umgegangen werden und wer entscheidet die nachstehenden Fragen?

▪	Sollen Posteingänge vollständig ausgedruckt werden?
▪	Sollen Posteingänge teilweise ausgedruckt werden?
▪	Was soll nach dem Ausdrucken mit den Posteingängen geschehen?
▪	Sollen Posteingänge in die E-Akte exportiert werden?
▪	Sollen Posteingänge zunächst im Eingangsordner verbleiben?
▪	Sollen Posteingänge in einen Unterordner verschoben werden?
▪	Sollen Posteingänge nach dem Ausdrucken/Exportieren in den Papierkorb verschoben werden?
▪	Wie lange sollen Posteingänge im Posteingangsordner verbleiben (automatische Verschiebung der Nachricht durch das beA-System in den Papierkorb nach frühesten 90 Tagen)?
▪	Wann soll der Inhalt des Papierkorbs endgültig gelöscht werden (automatisches endgültiges Löschen der Nachricht durch das beA-System nach frühestens 30 Tagen)?
▪	Wer übernimmt die Posteingangskontrolle? Erfolgt dies zentral oder vom jeweiligen Sekretariat aus?

Rz. 29

Der Anwalt kann Vermerke nach wie vor auf der ausgedruckten Post vornehmen, er kann aber auch selbst Etiketten im beA vergeben, wie z.B. "WmA" (Wiedervorlage mit Akte) oder "zA" (z...