Eberhard Rott, Dr. Michael Stephan Kornau
A. Bereitstellung professioneller Infrastruktur
Rz. 1
Erbfälle treten in aller Regel unvorhergesehen ein. Daraus folgt, dass der geschäftsmäßig agierende Testamentsvollstrecker rechtzeitig eine Infrastruktur schaffen muss, die ihn in die Lage versetzt, sofort und präzise zu reagieren. Je besser die Vorbereitung des Testamentsvollstreckers in organisatorischer Weise ist, desto erfolgreicher wird die Testamentsvollstreckung sein. Viele grundsätzliche Fragen können unabhängig von einer konkreten Testamentsvollstreckung vorab geklärt werden. Hierzu gehört beispielsweise die Kenntnis des Versicherungsumfanges der eigenen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, gegebenenfalls die Vereinbarung von "Spielregeln" zu deren Benachrichtigung dieser. Auch das grundlegende Prozedere mit dem eigenen Kreditinstitut für die reibungslose und zügige Anlegung von Anderkonten sollte geklärt sein. Insgesamt empfiehlt es sich, über ein komplettes Netzwerk an Hilfspersonen zu verfügen, die bei Bedarf schnell und unbürokratisch Hilfe in so profanen Dingen wie der Öffnung einer Wohnung, ihrer Bewachung während der Beisetzung, des Abschlusses von Versicherungen oder schlicht der Durchführung der Bestattung leisten können. Auch die Kenntnis der Bestattungsgesetze des jeweiligen Bundeslandes, nach Möglichkeit auch der örtlichen Friedhofssatzungen, erspart in der Anfangsphase viel Zeit und Nerven.
Rz. 2
Nicht zuletzt sollte das Büro des Testamentsvollstreckers vorbereitet sein, um Anfragen des Nachlassgerichtes auf Übernahme einer Testamentsvollstreckung sachgerecht beantworten zu können. Letztendlich sollte man als Testamentsvollstrecker auch eine in angemessener Selbstkritik geschaffene Vorstellung von den eigenen Kenntnissen und Fähigkeiten bei der Vollstreckung eines Nachlasses haben. Ist man zeitlich überhaupt in der Lage, eine Dauervollstreckung zu übernehmen? Verfügt man über die hinreichenden Kenntnisse, ein Unternehmen abzuwickeln oder einen Künstlernachlass optimal zu verwerten? Es sei auch an dieser Stelle davor gewarnt, nur wegen einer vermeintlich hohen Testamentsvollstreckervergütung eine die eigenen Kenntnisse und Fähigkeiten übersteigende Vollstreckung zu übernehmen. Die in solchen Fällen zu erwartenden Auseinandersetzungen, insbesondere mit den Erben, lassen das Honorar schnell dahinschmelzen. Dies gilt speziell für das nach den tradierten Vergütungstabellen anfallende Honorar, das häufig nur dann zu einer angemessenen Vergütung des Testamentsvollstreckers führt, wenn die Testamentsvollstreckung reibungslos abläuft.
Es ist ferner darauf hinzuweisen, dass nicht jeder Testamentsvollstrecker immer persönlich handeln kann. Hier ist an die Erteilung einer Delegierung durch Vollmachtserteilung an geeignete Dritte zu denken, soweit keine Totaldelegation erfolgt. Auch die Einschaltung eines Generalbevollmächtigten (ggf. sogar des Vorsorgebevollmächtigten) des Testamentsvollstreckers ist möglich.
B. Vorbereitende Maßnahmen organisatorischer Art
I. Aktenführung, Software
Rz. 3
Die Führung einer Testamentsvollstreckerakte bleibt natürlich im Wesentlichen den persönlichen Vorlieben des Testamentsvollstreckers vorbehalten. Von vornherein lösen sollte man sich allerdings von dem Gedanken, dass klassische Aktenformen wie z.B. eine anwaltliche Prozessakte in Form der Hängeakte für Testamentsvollstreckungen geeignet ist. Da mit umfangreichem Schriftverkehr zu rechnen ist, empfiehlt es sich, von vornherein die Testamentsvollstreckerakten in DIN A4-Aktenordnern zu führen und entsprechend der anfallenden Korrespondenz mit den verschiedenen Beteiligten durch Trennblätter zu unterteilen. Die Akte sollte ferner vorne eine Übersicht über die einzelnen Abteilungen enthalten sowie sinnvollerweise eine Kurzübersicht über den Verlauf der Testamentsvollstreckung. Zur Präzision, aber auch zur Vereinfachung der Arbeit trägt es bei, die Testamentsvollstreckerakten in digitaler Form zu führen. Gescannte Dokumente sollten sinnvollerweise gleich in Form durchsuchbarer PDF-Dateien angelegt werden. Dies erleichtert nicht nur das Auffinden bestimmter Dokumente, sondern auch die spätere Verwendung in möglichen Prozesssituationen. Anwälte sind seit dem 1.1.2022 verpflichtet, Anlagen zu gerichtlichen Schriftsätzen in diesem Format einzureichen. Weiterhin empfiehlt es sich, Original-Akten des Erblassers nach Möglichkeit unverändert zu lassen, denn diese Akten stehen nach Abschluss der Testamentsvollstreckung dem Erben zu. Eine etwaige Vermengung von Akten des Erblassers mit eigenen Schriftstücken führt zu dem Problem, beim Abschluss der Testamentsvollstreckung Aufwand für die Separierung der Schriftstücke zu haben. Im Übrigen gilt natürlich der allgemeine Beratergrundsatz, dass Akten stets unter dem Gesichtspunkt geführt werden sollten, dass der Auftraggeber von heute der Gegner von morgen sein kann, in besonderem Maße auch für die Testamentsvollstreckerakte.
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