Dr. iur. Matthias Lachenmann
Rz. 38
Beschäftigte haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten in dem gleichen Umfang wie jede andere betroffene Person: sie können jederzeit Auskunft über ihn beim Arbeitgeber gespeicherte personenbezogene Daten verlangen. Der sorgfältigen Umsetzung des Auskunftsrechts und entsprechender Organisation der Personalabteilung kommt für Arbeitgeber eine besonders hohe Bedeutung zu, so dass organisatorisch sichergestellt werden muss, dass entsprechende Anfragen schnell bearbeitet werden. Wenn ein Beschäftigter Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten verlangt, muss zunächst die Auskunft erteilt werden, ob überhaupt personenbezogene Daten zum Anfragenden gespeichert sind. Ist das der Fall, ist dem Betroffenen eine individuelle Auskunft über die Daten zu geben, was oft einen erheblichen Aufwand bedeutet. Die Vorgaben der Art. 13 und Art. 15 DSGVO überschneiden sich weitgehend, wobei für Art. 13 DSGVO eine relativ allgemeine Beschreibung ausreicht, während für Art. 15 DSGVO die individuell verarbeiteten Informationen mitzuteilen sind.
Rz. 39
Reichweite und Umfang des Auskunftsrechts im Arbeitsverhältnis können inzwischen relativ genau bestimmt werden, da die ersten höchstrichterlichen und diverse untergerichtliche Entscheidungen vorliegen. Zwar ließ das BAG zuletzt einige Fragen offen und beschränkte sich maßgeblich auf die Verpflichtung, das Auskunftsrechts als Stufenklage geltend zu machen. Jedoch können aus einer Entscheidung des BGH verschiedene Schlussfolgerungen gezogen werden: Insbesondere stellte der BGH klar, dass sich der Auskunftsanspruch gem. Art. 15 Abs. 1 DSGVO auch auf zwischen den Parteien gewechselte Schreiben, interne Vermerke und Kommunikation oder Korrespondenz mit Dritten erstreckt, soweit diese jeweils personenbezogene Daten beinhalten und legte dabei den weiten Begriff des Personenbezugs auch im Rahmen des Auskunftsanspruchs an. Die Information ist selbst dann zu erteilen, wenn die begehrten Informationen dem Anspruchssteller bereits bekannt sind. Dabei verlangte der BGH im Gegensatz zum BAG keine Geltendmachung mittels Stufenklage. Die Literatur folgert aus dem BGH-Urteil, dass im Arbeitsrecht höhere Risiken in Bezug auf den Arbeitgeber bestehen, denn dies bedeutete "die bisweilen gefürchtete Auskunftserteilung über sämtliche im Arbeitsverhältnis gewechselten Emails". Auch interne Vermerke und Bewertungen in Bezug auf einzelne betroffene Personen werden grundsätzlich bereitzustellen sein.
Rz. 40
Auskunft gegenüber Beschäftigten nach Art. 15 DSGVO
Das Auskunftsrecht der Beschäftigten erfasst, über die nach Art. 13 DSGVO bereits erteilten Informationen hinaus die folgenden Bereiche, die jeweils individuell in Bezug auf die einzelnen Beschäftigten mitzuteilen sind:
| ▪ |
die Zwecke der Verarbeitung, |
| ▪ |
die Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten (z.B. Kontaktdaten, Bankdaten, steuerbezogene Daten), |
| ▪ |
wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden: alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten. |
Rz. 41
Zur Sicherstellung der individuellen Information einer jeden betroffenen Person sieht Art. 15 Abs. 3 DSGVO ein Recht auf Kopie vor. Der genaue Umfang eines solchen Rechts auf eine Kopie ist weiterhin unklar, zumal das BAG die Chance auf eine Klärung verstreichen ließ (s.o. Rn. 41). In der Literatur wird vertreten, dass eine zusätzlich zur Auskunftspflicht bestehende Herausgabepflicht bestehe. Überzeugender ist es demgegenüber, eine besondere Form der Auskunft anzunehmen, die nur auf Verlangen der betroffenen Person in Form der Abbilder der gespeicherten Daten zu erfüllen ist. In welcher Form und in welchem Umfang die Herausgabe der Kopien erfolgen muss, ist ebenfalls offen. Eine vollständige Herausgabe eines Abbilds der Datenbank mit sämtlichen Informationen zu dem Betroffenen kann nicht gemeint sein, da dies weder technisch möglich noch für den Betroffenen sinnvoll darzustellen ist. Im Beschäftigungsverhältnis dürfte dem Beschäftigten grundsätzlich eine Kopie seiner Personalakte auszuhändigen sein. Das Ziel soll sein, dass der Beschäftigte mit den bereitgestellten Unterlagen selbst überprüfen kann, ob die Auskünfte des Verantwortlichen über die gespeicherten Daten zutreffend sind.
Rz. 42
Die Informationen, die in den IT-Systemen der Personalabteilung gespeichert sind, können bspw. über einen Screenshot aus den Systemen mit der Maske der Daten bereitgestellt werden. Dies kann allerdings problematisch werden, wenn bspw. mit negativen Informationen befüllte Freitextfelder vorhanden sind (z.B. "Mitarbeiter leistet nicht genug und ist ständig krank; nächstbeste Gelegenheit zur Kündigung nutzen"). Da die Erforderlichkeit der Speicherung solcher Daten zumindest fragwürdig ist, ist es unter Einhaltung der Grundsätze von Datenvermeidung und Datensparsamkeit von besonderer Wichtigkeit, bereits vorab sicherzustellen, dass nur die tatsächlich relevanten Informationen zu Mitarbeitern gespe...