§ 12 Elektronische Dokumente / D. Logische Nummerierung und Dateinamen

Rz. 54

Bis 31.12.2021 war in § 2 ERVV noch gefordert, dass das elektronische Dokument schlagwortartig mit einem "sprechenden Namen" zu versehen ist. Dem Verordnungsgeber war wichtig, dass der Aufwand für Gerichte, Gerichtsvollzieherinnen und Gerichtsvollzieher bei der Führung einer elektronischen Akte möglichst geringgehalten wird und daher der Dateiname schlagwortartig den Inhalt des elektronischen Dokuments zusammenfasst und bei mehreren elektronischen Dokumenten eine logische Nummerierung schon bei der Übermittlung enthält, sodass eine einfache Zuordnung möglich ist.^[33] Nach dem Willen des Verordnungsgebers sollte der Dateiname des Schriftsatzes der üblichen Bezeichnung in der jeweiligen Prozessordnung entsprechen, beispielhaft wurden angeführt:^[34]

▪	Klageschrift
▪	Klageerwiderung
▪	Berufungsschrift
▪	Revisionsschrift
▪	Kostenfestsetzungsantrag

Rz. 55

Die Anforderung an den Dateinamen wird jedoch seit dem 1.1.2022 nicht mehr in § 2 ERVV gefordert. Jedoch gibt der Gesetzgeber in Nr. 6 der 2. ERVB 2022 vor, welche Zeichen bei Dateinamen zulässig sind und damit auch, welche nicht zulässig sind. Die bis 31.12.2021 in § 2 ERVV geforderte logische Nummerierung wurde in Nr. 6 c) ee) der 2. ERVB 2022 umgeparkt. Schriftsatz und Anlagen sollen neben der Inhaltsbezeichnung durch die Voranstellung einer fortlaufenden Nummerierung wie z.B. 01, 02, 03, etc. geordnet werden.

Rz. 56

Gerichte bitten teilweise darum, bei der Bezeichnung der Dateien gewissen Vorgaben einzuhalten; eine bundeseinheitliche Bezeichnung hat sich bis heute jedoch nicht durchgesetzt und ist grundsätzlich immer nur "Wunsch" und nicht zwingend einzuhalten. Insbesondere das Land NRW bemüht sich darum, durch sinnvolle Dateinamen allen Beteiligten den elektronischen Rechtsverkehr zu erleichtern, siehe dazu auch https://www.justiz.nrw.de/Gerichte_Behoerden/anschriften/elektronischer_rechtsverkehr/ERV_Hinweise/index.php (Abruf: 2.10.2022) unter "Allgemeine Hinweise zur Benennung von elektronischer Post". Hier finden sich nicht nur Anregungen für die Benennung von Dateien im Allgemeinen sondern auch sog. "Namenskonventionen" für besondere Verfahren. Werden diese Vorgaben nicht eingehalten, führt dies aber nicht zu einer unwirksamen Einreichung von Dokumenten. So wird u. A. darum gebeten, inhaltsleere Standardnamen bei Dokumenten zu vermeiden (z.B. "Dok1.pdf"). Dieser Bitte sollte schon im eigenen Interesse entsprochen werden.

Rz. 57

Die auf der Internetseite der Justiz NRW beispielsweise abgedruckte Namenskonvention für Zivilsachen^[35] betrifft die Bezeichnung von Dokumenten in der elektronischen Akte im Zivilbereich und richtet sich an die gerichtsinterne Bezeichnung. Hieran kann man sich jedoch auch als Einreicher von Schriftsätzen orientieren.

Rz. 58

Hinweis

Eine fehlerhafte Bezeichnung des Dateinamens soll nach dem Willen des Verordnungsgebers jedoch nicht zur Zurückweisung des elektronischen Dokuments nach § 130a Abs. 6 ZPO und den entsprechenden Vorschriften für die Fachgerichte in der ab 1.1.2018 geltenden Fassung führen!^[36] Es wäre wünschenswert gewesen, diese Klarstellung in den Verordnungstext selbst aufzunehmen, nicht lediglich in die Begründung zur Verordnung. Wird im Hinblick auf die Eilbedürftigkeit einer Einreichung auf die zeitaufwendige Gestaltung der Dateinamen verzichtet und der Schriftsatz z.B. mit einer Scan-Nummer als Dateinamen eingereicht, darf dies keine Fristennachteile mit sich bringen. Wichtig ist in diesen Fällen dann aber umso mehr, die Versendung der richtigen Datei vor dem Streichen der Frist durch Öffnen der Datei nochmals zu prüfen. Sofern allerdings der Fehler im Dateinamen das Hochladen von Anhängen und damit Versenden bereits verhindert, greifen diese Ausführungen nicht, siehe Rdn 65 u. 76 in diesem Kapitel.

Rz. 59

Zum Thema Postausgangskontrolle – auch – anhand des Dateinamens siehe § 14 Rdn 64 ff. in diesem Werk.

[33] Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) vom 20.9.2017, BT-Drucks 645/17, 12, 13.

[34] Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV), BR-Drucks 657/17 vom 20.9.2017, 13 zu Kap. 2, zu § 2 Abs. 1.

[35] https://www.justiz.nrw.de/Gerichte_Behoerden/anschriften/elektronischer_rechtsverkehr/ERV_Hinweise/Zwischentext-2/Namenskonvention-Zivil.pdf (Abruf: 2.10.2022).

[36] Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV), BR-Drucks 657/17, 13 v. 20.9.2017 zu Kap. 2, zu § 2 Abs. 2.