§ 13 Nachrichten erstellen und versenden / E. Anhänge zu einer Nachricht anfügen und richtig deklarieren

Rz. 46

Der Nachricht können die eigentlichen Dokumente^[13] in Form von Anhängen beigefügt werden. Hierzu wird im Bereich Nachrichten-Entwurf auf den Button "Anhang hochladen" (1) geklickt. Das sich daraufhin öffnende Auswahlfenster der Dateistruktur des eigenen Arbeitsplatzes (z.B. Explorer-Ansicht) lässt seit dem 1.4.2022 (Nr. 3 S. 1a und b 2. ERVB 2022) die Auswahl von einem bis zu 200 Dokumente sowie max. 100 MB Gesamtdateivolumen zum gleichzeitigen Hochladen der Anhänge in die beA-Nachricht zu. Ab 1.1.2023 werden gem. Nr. 3 S. 2a und b der 2. ERVB 2022 bis zu 1.000 Dokumente und max. 200 MB Gesamtdateivolumen als Anhang zu einer einzigen Nachricht möglich sein. Es erscheinen nach Klick auf den Button "Öffnen" die ausgewählten Dateien in einer Übersicht in einem neuen Fenster. Ob die Anzahl/das Gesamtvolumen durch evtl. bereits hochgeladene Anhänge und die neu hinzukommenden Dateien die mögliche Anzahl/das mögliche Volumen der Nachricht überschreiten, kann in diesem Fenster abgelesen werden.

Bei Überschreitung der zulässigen Mengen wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben. Das Fenster muss geschlossen und eine geringere Menge (Volumen und/oder Anzahl) zum Übertragen in die beA-Nachricht ausgewählt werden.

Rz. 47

Abb. 10: Start Anhang hochladen

Rz. 48

Alle Dateien können beim Hochladen eine zusätzliche "Anhangs-Bezeichnung" erhalten (siehe Rdn 50 unten). Alle gleichzeitig hochgeladenen Dokumente erhalten dieselbe "Anhangs-Bezeichnung". Hiermit kann z.B. eine genauere Information zum Inhalt der hochzuladenden Dateien hinterlegt werden. Dies ist dann von Interesse, wenn die Dokumentenbezeichnungen ungenau oder allgemein gehalten sind und sich der Inhalt der Dateien aus dem Dokumentennamen nicht einfach ableiten lässt. Diese Information dient lediglich der eigenen Orientierung. Wird eine "Anhangs-Bezeichnung" im Zusammenhang mit einer eEB-Anforderung eingetragen, so wird im elektronischen Empfangsbekenntnis statt des Namens der angehängten Datei die Information aus der "Anhangs-Bezeichnung" aufgeführt. Möglicherweise ist dies wegen der Einheitlichkeit der "Anhangs-Bezeichnung" beim gleichzeitigen Hochladen mehrerer Dokumente nicht gewollt, weshalb in der Kanzlei entsprechende Vorgaben gemacht werden sollten, ob diese Möglichkeit zur Anhangs-Bezeichnung genutzt werden soll oder nicht bzw. ob bei Nutzung dieser Möglichkeit der Anhangs-Bezeichnung die Dokumente lieber einzeln hochgeladen werden sollen, sodass für jedes Dokument eine gesonderte, das Dokument eindeutig beschreibende Anhangs-Bezeichnung entsteht. Diese "Anhangs-Bezeichnung" wird möglicherweise in einer späteren Ausbaustufe des beA editierbar sein; zum Zeitpunkt der Drucklegung konnte eine gewählte Anhangs-Bezeichnung innerhalb des Nachrichtenentwurfs nachträglich nicht geändert werden. Für eine Änderung der "Anhangs-Bezeichnung" muss das gesamte Dokument aus dem Nachrichtenentwurf entfernt und erneut zum Nachrichtenentwurf hinzugefügt werden.

Rz. 49

Zum Hochladen der Anhänge sollte grundsätzlich der "Typ des Anhangs" (2) bestimmt werden. Es stehen die Anhangs-Typen "Anlage" und "Schriftsatz" zur Verfügung (standardmäßig ist "Anlage" vorausgewählt [3]). Wird der Anhang (z.B. ein Schriftsatz) als "Schriftsatz" hochgeladen, so wechselt der zuvor normal und nutzbar dargestellte "Nachricht senden"-Button für diejenigen, die als Nutzer ohne eigenes Postfach (z.B. Mitarbeiter) oder Nutzer in einem "fremden" Postfach (z.B. Anwaltskollegen als Vertreter mit der Rolle Mitarbeiter mit Anwaltseigenschaft) im beA eingewählt sind, in eine nicht auswählbare, ausgegraute Darstellung. Dies dient der Sicherheit im Umgang mit den Nachrichten, die bestimmende Schriftsätze enthalten. Es soll vermieden werden, dass ein Schriftsatz durch z.B. einen Mitarbeiter ohne qualifizierte elektronische Signatur (qeS), somit ohne Verantwortungsübernahme des verantwortlichen Anwalts, versendet werden kann. Erst wenn der als "Schriftsatz" deklarierte Anhang mit einer qeS durch den verantwortlichen Anwalt signiert wurde, ist der "Nachricht senden"-Button wieder aktiv und der Mitarbeiter kann die Nachricht, nach einer Prüfung des Inhalts zur Vermeidung einer Dateiverwechslung und der Gültigkeit der angebrachten qualifizierten elektronischen Signatur, versenden, siehe § 11 Rdn 86 sowie § 14 Rdn 21 ff. in diesem Werk.

Rz. 50

Abb. 11: Anhänge beim Hochladen deklarieren

Rz. 51

Es sollten grundsätzlich alle elektronischen Dokumente, die qualifiziert elektronisch signiert werden sollen, als Schriftsätze deklariert werden, auch wenn es sich nicht klassischerweise um einen Schriftsatz handelt, wie z.B. Anträge auf Erlass eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses. Denn die Deklaration als "Schriftsatz" verhindert nicht nur den ungewollten versehentlichen Versand nicht qualifiziert elektronisch signierter Dokumente z.B. durch Mitarbeiter, sondern ermöglicht die Anbringung einer sog. Stapelsignatur, was gerade bei einer Vielzahl von Vollstreckungsaufträgen interessant sein kann, siehe hierzu ...