§ 13 Nichtberücksichtigung der Bewerbung

Rz. 1

Führt die arbeitgeberseitige Entscheidung dazu, die Bewerbung für den zu besetzenden Arbeitsplatz nicht zu berücksichtigen, so ist er auf eigene Kosten verpflichtet, die ihm auf eine Ausschreibung hin zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen an den Absender zurückzuleiten (Schaub, ArbRHB, § 25 Rn 12; BAG v. 6.6.1984, DB 1984, 2626 = NZA 1984, 321). Dem Arbeitgeber steht beim abgelehnten Bewerber an dessen Bewerbungsunterlagen grds. kein Besitzrecht zu.

Rz. 2

Die formularmäßige Erklärung des Bewerbers, dass er mit der Speicherung und Bearbeitung seiner Daten einverstanden sei, gilt im Zweifel bei abgelehnten Bewerbern nur für die Dauer des Bewerbungsverfahrens und gibt dem Arbeitgeber kein unbeschränktes Aufbewahrungsrecht. Erstellt der Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Bewerbung eigene Unterlagen oder nimmt er Informationen in einen Personalfragebogen auf, besteht ein Löschungsanspruch aus Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn diese Informationen elektronisch gespeichert oder in einer Bewerberakte aufbewahrt werden.

Rz. 3

Aufbewahren kann der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen nur, wenn der Bewerber damit einverstanden ist oder wenn der Arbeitgeber daran ein berechtigtes Interesse hat. Hierfür ist nicht ausreichend, dass der Arbeitgeber die Bewerbung möglicherweise bei einer zukünftigen Einstellung berücksichtigen möchte. Aus Art. 17 Abs. 3 lit e DSGVO folgt ein Interesse des Arbeitgebers zur Aufbewahrung der Bewerbung eines abgelehnten Bewerbers, wenn sich der Arbeitgeber ggf. gegen eine Klage wegen einer behaupteten Diskriminierung wehren möchte. Die Dauer der Aufbewahrung richtet sich nach der Dauer der Ausschlussfrist in § 15 Abs. 4 AGG und § 61b ArbGG. Ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten erscheint angemessen.

Verletzt der Arbeitgeber die Pflicht zur Rückgabe, ist er dem Bewerber ggü. schadensersatzpflichtig.

Rz. 4

Keine Pflicht zur Rückgabe von Unterlagen besteht im Zusammenhang mit unverlangt übersandten Initiativbewerbungen. Etwas anderes soll dann gelten, wenn der Absender um die Rücksendung bittet und einen Freiumschlag beifügt (vgl. Küttner, Personalbuch 2014, Kap. 131 Rn 3).

Rz. 5

Da gerade Absagen in der Praxis im Zusammenhang mit Diskriminierungsvorwürfen Bedeutung erlangen, wird empfohlen, die Bewerbungsunterlagen nicht mit der Absage zusammen zurückzusenden, sondern entweder auf Nachfrage oder nach einer Aufbewahrungszeit von drei Monaten. Diese Vorgehensweise berücksichtigt die Frist nach § 15 Abs. 4 AGG. Danach muss ein etwaiger Schadensersatzanspruch vorbehaltlich einer abweichenden tarifvertraglichen Regelung innerhalb einer Frist von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden. Die Frist beginnt im Fall einer Bewerbung mit dem Zugang der Ablehnung.

Rz. 6

Nach dem Inkrafttreten des AGG sollte zudem zur Vermeidung von Diskriminierungsvorwürfen auf eine Begründung der Absage in jedem Fall verzichtet werden. Gleichzeitig sollte sichergestellt werden, dass auch auf telefonische Nachfragen keine Erklärungen abgegeben werden. Im Anschluss an den EuGH (19.4.2012 – C-415/10) geht das BAG davon aus, dass ein abgelehnter Stellenbewerber gegen den potenziellen Arbeitgeber grundsätzlich keinen Anspruch auf Auskunft hat, ob dieser einen anderen Bewerber eingestellt hat und auf welchen Kriterien die Einstellung beruhte. Von diesem Grundsatz ist nur dann eine Ausnahme zu machen, wenn eine Auskunftsverweigerung durch den Arbeitgeber die Verwirklichung des Rechts des abgelehnten Bewerbers auf Schutz vor einer nach dem AGG verbotenen Benachteiligung zu beeinträchtigen droht. Dies ist dann der Fall, wenn der abgelehnte Bewerber Anhaltspunkte schlüssig darlegt, aus denen er folgert, erst die geforderte, aber verweigerte Auskunft werde es ihm ermöglichen, eine gegen § 7 AGG verstoßende Benachteiligung entsprechend der Beweislastregel des § 22 AGG nachzuweisen, oder wenn er schlüssig dartut, aus welchen Gründen gerade die Verweigerung der Auskunft für sich allein betrachtet oder in der Gesamtschau aller Umstände die Vermutung einer Benachteiligung begründet. (vgl. BAG v. 25.4.2013 – 8 AZR 287/08 im Anschluss an EuGH NJW 2012, 2497).

Rz. 7

Muster 13.1: Schreiben einer Absage

Muster 13.1: Schreiben einer Absage

Sehr geehrte/r

für Ihr Interesse an einer Beschäftigung in unserem Unternehmen möchten wir uns bedanken. Wir konnten Sie aber bei der Besetzung der Stelle leider nicht berücksichtigen. Ihre Bewerbungsunterlagen reichen wir mit gesonderter Post zurück.

Mit freundlichen Grüßen

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