Dr. iur. Martin Nebeling, Manfred Ehlers
Rz. 603
Liegt eine berufliche Auswärtstätigkeit vor, können folgende Kosten entweder steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden oder vom Arbeitgeber gem. § 3 Nr. 13 oder Nr. 16 EStG steuerfrei ersetzt werden:
aa) Fahrtkosten einschließlich Nebenkosten
Rz. 604
Die dem Arbeitnehmer entstandenen Fahrtkosten können entweder individuell nachgewiesen werden (vgl. R 9.5 Abs. 1 S. 1 LStR) oder als Pauschale geltend gemacht werden (R 9.5 Abs. 1 S. 5 LStR).
Rz. 605
Beim Einzelnachweis sind bei Benutzung eines eigenen Kfz die Gesamtkosten auf die Jahresfahrleistung zu verteilen (vgl. R 9.5 Abs. 1 S. 3 LStR). Zu den berücksichtigungsfähigen Gesamtkosten im Einzelnen vgl. H 9.5 "Einzelnachweis" LStH. Bei Benutzung anderer Beförderungsmittel müssen die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden, wobei der Arbeitnehmer in der Wahl des Beförderungsmittels und der Tarifklasse frei ist.
Rz. 606
Zu den Kilometerpauschalen vgl. H 9.5 "Pauschale Kilometersätze" LStH. Die generellen Kilometerpauschalen sind allerdings nicht anzusetzen, soweit sie im Einzelfall zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führen würden (BFH v. 25.10.1985, BStBl II 1986, 200).
bb) Verpflegungsmehraufwendungen
Rz. 607
Gem. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 i.V.m. § 9 Abs. 4a EStG können für Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflichen Auswärtstätigkeiten im Inland folgende Pauschbeträge je Kalendertag geltend gemacht werden:
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28,00 EUR für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, |
| ▪ |
jeweils 14,00 EUR für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, |
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14,00 EUR für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14,00 EUR für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. |
Rz. 608
Wird ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, wird beim Arbeitnehmer auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit grundsätzlich Anspruch auf den Ansatz einer Verpflegungspauschale als Werbungskosten hat und der Preis für die Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 S. 8 EStG). Der Gesetzgeber sieht für die unentgeltliche bzw. verbilligte Mahlzeitengestellung eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwendungen vor (siehe hierzu BMF-Schreiben v. 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228 ff.).
Die Kürzung erfolgt in Höhe von:
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20 % der Tagespauschale für ein Frühstück (im Inland 5,60 EUR) bzw. |
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40 % der Tagespauschale für ein Mittag- bzw. Abendessen (im Inland 11,20 EUR). |
Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt.
Stehen dem Arbeitnehmer keine Verpflegungsmehraufwendungen zu (Nichterreichen der 8 Stunden Grenze) und entfällt damit eine Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen, ist weiterhin eine Versteuerung der Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert vorgeschrieben.
Damit das Finanzamt eine evtl. Kürzung der Verpflegungspauschalen erkennen kann, gilt seit dem 1.1.2014 eine Bescheinigungspflicht. Der Arbeitgeber hat im Lohnkonto bzw. in der Lohnsteuerbescheinigung den Großbuchstaben "M" zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit erhalten hat (BMF-Schreiben v. 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228 ff.).
Gem. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 a) EStG besteht außerdem die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber im Falle einer Sachbezugsversteuerung die Besteuerung des geldwerten Vorteils mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % sozialabgabenfrei übernimmt.
Rz. 609
Bei Auslandsreisen können Verpflegungsmehraufwendungen ebenfalls nur i.H.v. Pauschalen geltend gemacht werden, deren Höhe je nach Land variiert (vgl. § 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 2 i.V.m. § 9 Abs. 4a S. 5 EStG; zu Einzelheiten vgl. R 9.6 Abs. 3 LStR). Die jeweils geltenden, aus dem Bundesreisekostengesetz abgeleiteten Pauschbeträge werden vom BMF bekannt gegeben (vgl. zuletzt BMF-Schreiben v. 3.12.2020, BStBl I 2020, 1256 ff.).
cc) Übernachtungskosten
Rz. 610
Bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland können die tatsächlich entstandenen, durch Einzelnac...