§ 1a Individualarbeitsrecht – Teil 1 / c) Formelle Anforderungen

Rz. 1152

Die nachzuweisenden Vertragsbedingungen sind nach § 2 Abs. 1 NachwG schriftlich niederzulegen, zu unterzeichnen und sodann auszuhändigen. Die Unterzeichnung entspricht den Anforderungen der Schriftform nach § 126 Abs. 1 BGB. So muss der Nachweis auf einem Papierdokument vom Arbeitgeber festgehalten und durch eine vertretungsberechtige Person mit Namensschrift eigenhändig unterschrieben werden und dem Arbeitnehmer sodann der unmittelbare Besitz am Dokument verschafft werden.^[2718] Eine Nachweiserteilung in elektronischer Form ist durch § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG ausdrücklich ausgeschlossen. In Anbetracht der fortschreitenden Digitalisierung erscheint dieser Ausschluss nicht sinnvoll und wird daher zurecht kritisiert.^[2719] Auch die Regierungskoalition strebt mittlerweile eine Formerleichterung an. Der Regierungsentwurf des Bürokratieentlastungsgesetzes IV, der am 13.3.2024 vom Bundeskabinett beschlossen worden ist, sieht unter anderem vor, dass das Formerfordernis nicht mehr nur durch die derzeit vorgeschriebene Schriftform, sondern bei Abschluss eines Arbeitsvertrags in elektronischer Form – d.h. unter Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 126a BGB – auch gewahrt werden kann, wenn der Arbeitsvertrag dem Arbeitnehmer in einem ausdruckbaren Format übermittelt worden ist.^[2720] Der Gesetzgebungsprozess dauert jedoch derzeit noch an, sodass bei Redaktionsschluss noch ungewiss ist, ob und mit welchem Inhalt das Gesetz den Bundestag und Bundesrat passieren wird. Mithin bleibt abzuwarten, welche Formanforderungen das Gesetz final aufstellen wird.

In diesem Kontext wird bereits jetzt vertreten, dass der Ausschluss der elektronischen Form nicht greifen soll, sofern die Nachweispflicht nach § 2 Abs. 5 NachwG wegen eines schriftlich ausgehändigten Vertrags entfällt. Vorausgesetzt, der Vertrag enthält alle nachzuweisenden Informationen, soll es daher genügen, wenn hierbei die elektronische Form (§ 126a BGB) mittels qualifizierter elektronischer Signatur genutzt wurde, da ein einseitig erteilter Nachweis und der beiderseitige Vertragsschluss nicht vergleichbar sind und auch elektronische Dokumente durch Übermittlung "ausgehändigt" werden können.^[2721]

Mit Blick auf den eindeutigen Wortlaut ist aber richtigerweise zu differenzieren: Wird der Arbeitsvertrag selbst unter Wahrung der gesetzlichen Schriftform ausgestellt, ist den Vorgaben des NachwG genügt – sofern alle erforderlichen Angaben enthalten sind (hierzu s.u. Rdn 1160) und der Vertrag rechtzeitig unterzeichnet wird. Wahrt der Vertrag nur die elektronische Form, kann der Arbeitgeber den Anforderungen des NachwG durch eine separate Niederschrift genügen (zur Zweckmäßigkeit dieses Vorgehens ebenfalls s.u., Rdn 1160).

[2718] Bayreuther, NZA 2023, 593; Vogel/Sorber, NJW 2022, 3339, 3340; Aligbe, Einstellungs- und Eignungsuntersuchungen, I. Datenschutzrecht und Arbeitsrecht Rn 571.

[2719] Kolbe, EuZA 2023, 3, 15; Rölz, NJW-Spezial 2022, 498, 498; Hümmerich/Reufels/Schiefer, Gestaltung von Arbeitsverträgen, § 1 Arbeitsverträge Rn 347.6.

[2720] RegE: Entwurf eines Vierten Gesetzes zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie vom 13.3.2024, 31.

[2721] Bayreuther, NZA 2023, 593, 594.