§ 2 Fristenkontrolle / VI. Kanzleihandbuch

Rz. 54

Ein Handbuch enthält eine detaillierte Beschreibung aller Arbeitsschritte und Arbeitsabläufe in einer Kanzlei. Hier finden sich unter alphabetischen Stichwörtern auch Kapitel zur Behandlung von Fristen. Die Vorlage eines Handbuches kann bei Fristversäumung im Wiedereinsetzungsverfahren den Vorteil bringen, dass ein schriftlicher Nachweis der Kanzlei darüber geführt werden kann, wie die Organisation von Fristen geregelt ist. Außerdem bietet ein derartiges Handbuch auch neuen Mitarbeitern einen schnellen und sicheren Einstieg in die Gepflogenheiten einer Kanzlei.

Rz. 55

Die Vorteile eines Kanzleihandbuchs liegen auf der Hand:

▪	Arbeitsabläufe sind klar beschrieben; alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand.
▪	Neue Mitarbeiter haben ein Nachschlagewerk; sie können bei Fragen zunächst im Handbuch nachlesen; dies spart Zeit und Ressourcen.
▪	Im Falle einer notwendigen Wiedereinsetzung kann das Handbuch zur Dokumentation der Büroorganisation bezogen auf die Fristen vorgelegt werden und damit die Wiedereinsetzung erleichtern. Das Handbuch kann dabei als Nachweis für das Fehlen eines Organisationsverschuldens des Anwalts dienen.
▪	Bei der Erstellung des Handbuchs, insbesondere der Beschreibung der Postbearbeitung und der Fristbehandlung können Schwächen in der Büroorganisation aufgedeckt werden.
▪	Das Handbuch kann der Qualitätssicherung in der Kanzlei dienen und helfen, Haftungsfälle zu vermeiden.
▪	Verfahrensanweisungen (z.B. für die Fristbehandlung) führen zu einem bewussteren Arbeiten der Beteiligten.
▪	Langatmige und destruktive Diskussionen über "wie etwas läuft" werden vermieden.
▪	Durch ein Handbuch kann auch das Verständnis der Mitarbeiter für Bereiche der Kanzlei gefördert werden, die ihre Arbeit sonst nicht betreffen.

Rz. 56

Ein Kanzleihandbuch hat aber auch Nachteile:

▪	Die Erstellung eines Handbuchs ist zeitaufwendig.
▪	Sofern die Kanzlei einem häufigen Strukturwandel unterliegt, bedarf es einer häufigen Überarbeitung; das Handbuch ist dann schnell überholt. Dieser Punkt führt nicht selten dazu, dass Handbücher oft begonnen aber nie beendet werden.
▪	Ein zu starres Korsett kann die Flexibilität der Kanzlei beeinträchtigen; bei der Fristenanweisung ist aber ein festes Konzept sinnvoll.