Ivana Bugarin, Michael Brunner
Rz. 220
Besonders bei größeren Excel-Tabellen bietet es sich an, bestimmte Zahlen einfach zum Zwecke der Übersichtlichkeit "auszublenden".
Rz. 221
Im vorliegenden Beispiel soll eine Reduzierung der Tabelle lediglich auf die Dezernate und auf die Jahresausgaben erfolgen. Um jedoch weiterhin einen einfachen Zugriff auf die dahinter stehenden Daten zu erhalten, werden die betreffenden Zeilen und Spalten nicht einfach ausgeblendet, sondern mithilfe der Excel-Funktion Gruppierungen bearbeitet.
Rz. 222
Zunächst einmal sollen die Mitarbeiter der einzelnen Dezernate zusammengefasst werden.
1. |
Markieren Sie hierzu die entsprechenden Nummern der Zeilen. |
2. |
Gehen Sie in der Multifunktionsliste auf die Registerkarte Daten und dort auf die Gruppe Gliederungen. |
3. |
Wählen sie den Befehl Gruppieren aus. |
Rz. 223
Nach Ausführen des Befehls wird der markierte Zellbereich zusammengefasst, es erscheint ein Plus- oder Minuszeichen am Rande der Tabelle zum Auf- und Zuklappen des entsprechenden Bereichs, ähnlich der Ordnerstruktur im Explorer oder Outlook.
Rz. 224
Bzw.
Rz. 225
Des Weiteren sollen die einzelnen Monate des jeweiligen Jahres zusammengefasst werden.
1. |
Markieren Sie hierzu die entsprechenden Buchstaben der Spalten. |
2. |
Führen Sie wiederholt den Befehl Gruppierungen aus. |
Rz. 226
Unsere Komplettübersicht über die Mitarbeiter der Sozietät ist nun vollständig. Zugeklappt und daher für einen Gesamtüberblick besonders geeignet, sieht sie wie folgt aus:
Rz. 227
Für Detailfragen kann man die Tabelle jedoch jederzeit in den einzelnen Bereichen aufklappen.
Rz. 228
Praxistipp:
Excel-Tabellen sollten grds. das Merkmal der Übersichtlichkeit erfüllen, um Gesamtzusammenhänge schnell zu erfassen. Hierzu bietet Excel – wie oben dargestellt – einige sinnvolle Formatierungsfunktionen.
Rz. 229
Auch der übersichtliche Ausdruck einer umfangreichen Exceltabelle ist für viele Benutzer problematisch. Geht man nur auf die Funktion "Drucken", so wird die gesamte Tabelle über mehrere Blätter ausgedruckt.
Rz. 230
Meist will man jedoch nur einen gezielten "Druckbereich" in Händen halten und ausdrucken.
Wählen Sie hierzu den gewünschten Druckbereich aus und markieren diesen. Gehen Sie anschließend in der Multifunktionsleiste aus Seitenlayout und dort auch "Druckbereich festlegen". Wenn Sie nunmehr auf Drucken gehen, wird nur noch der festgelegte Druckbereich ausgedruckt.
Rz. 231
Rz. 232
Praxistipp:
Die Darstellung erfolgte hier in der Version Excel 2016/365, da diese nach meiner Kenntnis derzeit am meisten von den Kanzleien genutzt wird. Die Benutzung der alten Versionen von Excel ist jedoch sehr ähnlich.