Rz. 4
Der Ablauf des ersetzenden Scannens setzt sich aus mehreren aufeinander abgestimmten Bedürfnissen und Bearbeitungsschritten zusammen und lässt sich in die Bereiche Grundvoraussetzungen, Verarbeitung des Dokuments und besondere Sicherheitsaspekte unterteilen.
Die Schritte im Einzelnen können sein:
| ▪ | Erhalt oder Erzeugung des Dokuments, |
| ▪ | Vorbereitung des Dokuments für den Scan-Prozess, |
| ▪ | Scannen des Dokuments, |
| ▪ | Weiterbehandlung des Scan-Produkts, |
| ▪ | Integritätssicherung (Gewährleistung der Unveränderbarkeit des Dokuments), |
| ▪ | langfristige Verfügbarkeit des Dokuments, |
| ▪ | Langzeitarchivierung. |
Rz. 5
Grundsätzlich sind Überlegungen anzustellen, was mit dem Dokument am Ende des Scan-Prozesses geschehen soll. Soll es tatsächlich vernichtet werden (originäres Ziel des ersetzenden Scannens) oder verbleibt es trotz ordnungsgemäßem Scan-Prozess physisch verfügbar? Hier sind rechtliche Vorgaben[2] (z.B. Urkunden, Testamente, Gerichtsakten, …) und persönliche Erfahrungswerte im Umgang mit Scan-Produkten ausschlaggebend. Da ein gescanntes Dokument regelmäßig einen geringeren Beweiswert als ein Original-Dokument hat, ist besonders auf die Einhaltung der notwendigen Vorkehrungen eines nachweisbar ordnungsgemäßen Scanprozesses zu achten. Die nachfolgenden Ausführungen können dabei helfen, Scanprozesse in der Kanzlei zu optimieren. Ein Scan kann jedoch, wie zuvor dargestellt, nicht immer das Originaldokument ersetzen. Darauf ist bei internen Anweisungen in der Kanzlei zu achten. Es sind entsprechende Listen mit den Dokumenten zu erstellen, die trotz Scanvorgang weiterhin als Original vorgehalten werden müssen.
Rz. 6
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