§ 23 Rechtssicheres ersetzendes Scannen / L. Checkliste: Ersetzendes Scannen

Rz. 87

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Anschaffung entsprechender Hard- und ggf. Software

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Erstellung einer Verfahrensanleitung

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Qualifizierung des Personals

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Prüfung, ob ersetzendes Scannen möglich ist

□	Posteingang (neue Dokumente)
□	Papierarchiv (abzulegende Dokumente)
□	Prüfung, ob ersetzendes Scannen gesetzlich ausgeschlossen ist
□	Prüfung, ob der Beweiswert des Originaldokuments nach dem Scanvorgang erhalten bleibt
□	Sortierung nach Dokumenten, die ersetzend gescannt werden können, und nach Dokumenten, die nicht ersetzend gescannt werden können
□	Festlegung der Aufbewahrungspflichten und -fristen für Originaldokumente

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Durchführung des ersetzenden Scannens

□	Dokumentieren aller Arbeitsschritte
□	Prüfung, ob Originaldokument und Scanprodukt bildlich und inhaltlich übereinstimmen, bei großen Scanmengen mindestens stichprobenartige Kontrolle
□	Bei Differenzen zwischen bildlicher Wiedergabe und Originaldokument aufgrund technischer Verbesserungen der bildlichen Darstellung das Originalaussehen des Originaldokuments als zusätzliches Bild mit abspeichern
□	Prüfprotokoll zum Scanprodukt speichern
□	Evtl. Auslagerung großer Scanmengen an Dienstleistungsanbieter
□	Heftungen und Klebungen, wenn möglich, lösen und Zusammenführen des Scanprodukts in ursprünglicher Reihenfolge
□	Beschädigte oder empfindliche Originaldokumente mit Trägerbögen schützen
□	Sortierung nach Farb- oder Graustufenscans
□	Auflösung, Farbscan oder Graustufen nach den Bedürfnissen der Lesbarkeit und der Beweisfähigkeit des Dokuments auswählen
□	Abgrenzung mehrerer gleichzeitig einzuscannender Dokumente mit Zwischenseiten oder Barcode
□	Überformatige und unterformatige Originaldokumente separat scannen
□	Scanprodukte als durchsuchbare Dateien abspeichern

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Nachbereitung und Integritätssicherung

□	Festgelegte und nachvollziehbare Ordnerstruktur des Archivsystems nutzen
□	Vergabe und Dokumentation von Zugriffsrechten auf das Ordnungssystem
□	Festgelegte und nachvollziehbare Namensvergabe für die Scanprodukte
□	Speicherung der Scanprodukte auf dauerhafte Datenträger
□	Regelmäßiges Back-up-System festlegen und dokumentieren
□	System- und Formatwechsel in regelmäßigen Abständen prüfen, um die Lesbarkeit der Scanprodukte zu erhalten
□	Evtl. Neusignierung und Protokollierung nach System- und Formatwechsel veranlassen
□	Festlegung der maximalen Aufbewahrungsfrist und Anordnung zum Vernichten der Originaldokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist/Verjährungsfristen