Rz. 69
Jedes Zeugnis – ob einfaches oder qualifiziertes – ist schriftlich abzufassen (§ 109 Abs. 1 S. 1 GewO). Nach dem am 1.8.2001 in Kraft getretenen Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechtes und anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr v. 13.7.2001 (BGBl I, 1542) kann die schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, soweit sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB). Eine solche Ausnahme sieht das Gesetz für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses in § 109 Abs. 3 GewO vor. Für Arbeitnehmer hat ein schriftliches Zeugnis vor allem als Bewerbungsunterlage erhebliche praktische Bedeutung. Die Vorlage von Zeugnissen in elektronischer Form ggü. Dritten, insb. bei Bewerbungen in kleinen und mittleren Unternehmen, ist heute noch nicht üblich. Bis sich die elektronische Form in gleicher Weise wie die herkömmliche Schriftform im Rechtsgeschäftsverkehr etabliert hat und sich die Möglichkeit elektronischer Bewerbungen verbreitet, soll es bei der Schriftform des Zeugnisses bleiben, heißt es in der amtlichen Begründung zu § 109 Abs. 3 GewO (vgl. BT-Drucks 14/8796, 26).
Rz. 70
Da das Zeugnis als Arbeitspapier dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers dient, hat auch seine äußere Form diesem Zweck zu entsprechen. Seinem Zweck entsprechend, dem Arbeitnehmer als verbindliche Erklärung und Teil seiner Arbeitspapiere für künftige Bewerbungen zu dienen und sein Fortkommen nicht unnötig zu erschweren, muss das Arbeitszeugnis auch seiner äußeren Form nach gehörig sein und dem Zeugniszweck entsprechen: Es ist haltbares Papier von guter Qualität zu benutzen, das Zeugnis muss sauber und ordentlich geschrieben sein; es ist in ungefaltetem Zustand auszustellen (LAG Hamburg v. 7.9.1993 – 7 Ta 7/93, NZA 1994, 890, 891). Die äußere Form des Zeugnisses muss außerdem so gestaltet sein, dass es nicht einen seinem Wortlaut nach sinnentstellenden Inhalt gewinnt. Durch die äußere Form darf nicht der Eindruck erweckt werden, der ausstellende Arbeitgeber distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut seiner Erklärung. Nach heute h.M. hat ein Arbeitnehmer aber keinen Anspruch auf ein ungeknicktes Zeugnis, das in einen üblichen Geschäftsbriefumschlag versendet wird, sofern das Originalzeugnis beim Kopiervorgang keine Schwärzung aufweist (BAG v. 21.9.1999 – 9 AZR 893/98, juris; LAG Rheinland-Pfalz v. 9.11.2017 – 5 Sa 314/17, juris). Ein gelochtes Zeugnis muss der Arbeitnehmer aber nur akzeptieren, wenn der Arbeitgeber ausschließlich über gelochtes Geschäftspapier verfügt (vgl. LAG Nürnberg v. 11.7.2019 – 3 Sa 59/19, AE 2020, 21).
Rz. 71
Das Zeugnis darf weder Flecken noch Durchstreichungen oder andere Verbesserungen enthalten. Da heute in Unternehmen und Betrieben regelmäßig mit elektronischen Schreibprogrammen gearbeitet wird, dürfen auch sorgfältige Verbesserungen oder Veränderungen, etwa mit TIPEX, nicht mehr stattfinden.
a) Firmenbriefkopf
Rz. 72
Ein Zeugnis muss in formeller Hinsicht die im Geschäftsleben üblichen Mindestanforderungen erfüllen. Dazu zählt jedenfalls, dass das Zeugnis in der für den Aussteller im Geschäftsverkehr üblichen Form maschinell erstellt und auf dem Firmenbogen geschrieben sein muss (ArbG Siegen v. 23.6.1989, AR-Blattei ES 1850 Nr. 30; LAG Köln v. 26.2.1992, NZA 1992, 841), aus dem der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar sind. Dabei bestehen im Grundsatz keine Bedenken, wenn der Briefkopf per EDV selbst gestaltet ist (BAG v. 3.3.1993 – 5 AZR 182/92, NJW 1993, 2197). Es genügt auch eine saubere Kopie (rollendes Papier mit Thermodruck genügt nicht!) mit der Original-Unterschrift des Ausstellers (LAG Bremen v. 23.6.1989 – 4 Sa 320/88, NZA 1989, 848). Die Verwendung von Formblättern ist unzulässig, weil dadurch das Zeugnis der persönlichen Note entkleidet und der Eindruck eines persönlichen Urteils über den Arbeitnehmer beeinträchtigt würde.
Rz. 73
Verwendet der Arbeitgeber für bestimmte Anlässe einen sog. Repräsentationsbogen ohne Anschriftenfeld, ist dieser auch für das qualifizierte Zeugnis zu verwenden (LAG Hamm v. 27.2.1997, NZA-RR 1998, 151). Erteilt der Arbeitgeber ein Schlusszeugnis auf einem bestimmten Firmenbogen, dann tritt eine gewisse Selbstbindung hinsichtlich der äußeren Form des Zeugnisses ein. Hat bspw. ein Krankenhausträger ein Schlusszeugnis auf einem Geschäftsbogen mit dem Briefkopf der Chirurgischen Abteilung ausgestellt, dann kann er bei der Erteilung eines inhaltlich berichtigten Zeugnisses nicht ohne Weiteres einen einfachen Geschäftsbogen des Krankenhauses nehmen, bei welchem die Angaben über die Chirurgische Abteilung fehlen (LAG Hamm v. 21.12.1993, AR-Blattei ES 1850 Nr. 36 m. Anm. Grimm).
b) Angaben zum Arbeitgeber
Rz. 74
Der Arbeitgeber muss als Aussteller des Zeugnisses mit Namen und Firmenanschrift erkennbar sein (LAG Hamm v. 17.6.1999 – 4 Sa 2587/98, MDR 2000, 590.). Es ist deshalb grds. der Firmenbogen des Betriebes zu verwenden, bei dem der Arbeitnehmer beschäftigt gewesen ist. Bereits aus dem Briefbogen des Zeugnisses muss deutlich hervorgehen, wer d...