§ 32 Abwicklung

A. Allgemeines

Rz. 1

Zur Abwicklung des Arbeitsverhältnisses anlässlich seiner Beendigung gehört als Pflicht des Arbeitnehmers die Herausgabe der Arbeitsgeräte, -mittel, -unterlagen und Schlüssel zu Geräten, Maschinen, Räumen und als Pflicht des Arbeitgebers die Ausstellung und Aushändigung der Arbeitspapiere und des Arbeitszeugnisses. Mit anderen Worten, die Personalakte des Arbeitnehmers ist abzuschließen. Für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses sind in erster Linie die sog. Beendigungspapiere – also die Gegenstücke zu den Bewerbungsunterlagen – von Bedeutung. Um dem Arbeitnehmer eine alsbaldige Bewerbung zu ermöglichen, ist zunächst die Erteilung eines (Zwischen- bzw. Schluss-) Zeugnisses wichtig. Des Weiteren sind die Arbeitspapiere im engeren Sinne zur Vermeidung von Schadensersatzansprüchen unverzüglich auszustellen und auszuhändigen.

B. Arbeitspapiere

Rz. 2

Unter Arbeitspapieren versteht man die Papiere, die im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Beweissicherung von Tatsachen, die während oder nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sind, ausgestellt werden.

I. Arten der Arbeitspapiere

Rz. 3

Bei den Arbeitspapieren wird unterschieden zwischen solchen im engeren Sinne und solchen im weiteren Sinne. Die Erstgenannten werden wiederum unterteilt in steuer- und sozialversicherungsrechtliche Arbeitspapiere wie

▪	Lohnsteuerbescheinigung,
▪	Versicherungsnachweis(karte),
▪	Arbeitsbescheinigung,
▪	Sozialversicherungsausweis,
▪	Arbeitserlaubnis/-berechtigung,
▪	Gesundheitszeugnis/-bescheinigung,

und in arbeitsvertragliche Arbeitspapiere wie:

▪	Nachweismitteilung,
▪	Arbeitszeugnis,
▪	Urlaubsbescheinigung (§ 6 Abs. 2 BUrlG),
▪	Lohnnachweiskarte,
▪	Zwischenbescheinigungen;

die Letztgenannten erfassen Instruktionspapiere, Ausweispapiere, Abrechnungspapiere und Quittungspapiere. Für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses und für die Abwicklung bei seiner Beendigung sind die Arbeitspapiere im engeren Sinne und die Quittungspapiere wichtig.

1. Lohnsteuerkarte

Rz. 4

Die Lohnsteuerkarte als Grundlage für die Berechnung, Einbehaltung und Abführung der vom Arbeitnehmer zu tragenden Lohnsteuer durch den Arbeitgeber wurde von der zuständigen Gemeinde zuletzt im Jahr 2010 erteilt. Nach der Vergabe von Steueridentifikationsnummern, § 139b AO, wurden die Lohnsteuerkarten durch ein elektronisches Verfahren zur Erhebung der Lohnsteuer mit der Bezeichnung "Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale" (ELStAM) ersetzt. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber beim Eintritt in das Arbeitsverhältnis seine Lohnsteueridentifikationsnummer sowie den Tag seiner Geburt zum Abruf der Lohnsteuermerkmale mitzuteilen. Der Arbeitgeber ruft die Lohnsteuermerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung ab und überträgt sie in das Lohnkonto des Arbeitnehmers, § 39e Abs. 4 EStG.

2. Versicherungsnachweis(karte)

Rz. 5

Für jeden krankenversicherungs-, rentenversicherungs-, pflegeversicherungs- oder arbeitslosenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer hat der Arbeitgeber eine Reihe von Meldungen abzugeben (vgl. § 28a Abs. 1 SGB IV), so z.B. bei Beginn, Unterbrechung und Ende der Beschäftigung. Das Meldeverfahren ist zurzeit noch in der "Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung" in der Neufassung gem. Bekanntmachung v. 23.1.2006 (BGBl I, 152), zuletzt geändert durch Art. 6 Nr. 4 G v. 17.7.2017 (BGBl I, 2575), der sog. Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt. Die Meldungen erfolgen durch Datenübertragung (§ 16 S. 1 DEÜV). In dem vollautomatisierten Melde- und Beitragsverfahren werden Eingangsbestätigungen, Fehlermeldungen und Rückmeldungen an die Arbeitgeber nicht mehr in Briefform zugestellt, sondern in einem vollautomatisierten Dialogverfahren durch standardisierte Datensätze übermittelt (§ 28b Abs. 2 S. 1 Nr. 2 SGB IV). Dabei stellt § 28a Abs. 1 Nr. 3 SGB IV i.V.m. § 8a DEÜV ausdrücklich klar, dass eine Meldepflicht des Insolvenzverwalters für die am Tag vor Eintritt des Insolvenzereignisses oder der Nichteröffnung mangels Masse freigestellten Arbeitnehmer besteht.

3. Arbeitsbescheinigung

Rz. 6

Bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung); dabei hat er den von der Bundesagentur hierfür vorgesehenen Vordruck zu benutzen (§ 312 Abs. 1 SGB III). In der Arbeitsbescheinigung sind insb.

▪	die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers,
▪	Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie
▪	das Arbeitsentgelt und die sonstigen Leistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat und die ihm im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses gewährt wurden,

anzugeben. Die Arbeitsbescheinigung soll es der Agentur für Arbeit ermöglichen, im Zusammenhang mit den Angaben des Arbeitslosen möglichst rasch und richtig über dessen Anträge, insb. auf Arbeitslosengeld I zu entscheiden. § 312 Abs. 1 SG...