Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
Rz. 87
Seit der beA-Version 3.14 können Anwaltskollegen vereinfacht als Vertretung, z.B. im Krankheits- oder Urlaubsfall, eingerichtet werden.
Rz. 88
Abb. 20: Anwaltskollegen als Vertreter im beA-System suchen
Rz. 89
Für die Vertretung eines Anwaltskollegen kann einem Rechtsanwalt im Vertretenen-Postfach die Rolle "Vertretung" zugewiesen werden. Dazu meldet sich der zu vertretende Rechtsanwalt in seinem Postfach an und geht über das Register "Einstellungen" (1) und sodann die "Postfachverwaltung" (2) zur "Benutzerverwaltung" (3). Im rechten vertikalen Auswahlmenü klickt er auf das Dropdown-Feld "Suche" (4) und wählt "Benutzer mit Postfach" (5) aus.
Rz. 90
Abb. 21: Anwaltskollegen als Vertreter im beA-System anzeigen
Rz. 91
Im darauf sich öffnenden Dialog "Benutzer mit Postfach suchen" (1) kann entweder der vollständige "Benutzername" (2) oder die vollständige SAFE-ID (3) eingeben werden oder eines der fünf Freitext-Suchfelder (Vorname, Nachname, PLZ, Ort oder Mitgliedsnummer, hier ist es ausreichend, einen Teilbegriff zum gesuchten Kollegen einzutragen) oder auch das Dropdown-Feld RAK zur Eingrenzung der Suche genutzt werden (4). Nach Klick auf den Button "Suchen" (5) werden die gefundenen Treffer am unteren Rand des Suchfensters aufgelistet (6).
Rz. 92
Abb. 22: Gewählten Anwaltskollegen mit Rollen und Rechten ausstatten
Rz. 93
Nach Auswahl des gewünschten Kollegen durch Klick mit der linken Maustaste auf die Zeile des entsprechenden Eintrages wird dieser hervorgehoben (1) und der Button "Rechte & Rollen verwalten" kann angeklickt werden.
Rz. 94
Abb. 23: Anwaltskollegen eine neue Rolle zuordnen
Rz. 95
Im sich öffnenden Dialog "Rechte- und Rollen-Zuordnungen eines Benutzers verwalten" (1) muss zuerst eine neue Rolle für den ausgewählten Anwaltskollegen (2) als Vertretung zugewiesen werden. Dies wird mit einem Klick auf den Button "Neue Rolle zuordnen" (3) eingeleitet.
Rz. 96
Abb. 24: Rolle "Vertretung" für den Vertreter auswählen
Rz. 97
Im sich öffnenden Dialog "Benutzer eine Rolle zuordnen" (1) wird der neue Vertreter namentlich angezeigt (2) und die neue Rolle kann dem Postfach des Vertretenen zugeordnet werden (3). Durch Klick auf das Dropdown-Feld "Rolle" (4) wird die Rolle "Vertretung" durch Klick mit der linken Maustaste ausgewählt (5) und der Dialog mit dem Button "Speichern und zurück" (6) abgeschlossen.
Rz. 98
Abb. 25: Bestehende Rolle(n) und Rechte anzeigen (hier der Vertretung)
Rz. 99
Es wird wieder der Dialog "Rechte- und Rollenzuordnung eines Benutzers verwalten" angezeigt (1). Im Dialogfenster ist erkennbar, dass Dr. Anna Achtsam die Rolle "Vertretung" (2) im Postfach von Dr. Heiner Hilfreich (3) mit den vordefinierten und nicht veränderbaren Rechten für diese Rolle, Rechte 01, 03, 06, 14, 15 und 30 zugeordnet wurde (4), siehe hierzu auch Rdn 61 in diesem Kapitel. Es können zwar die angezeigten Rechte in der Rolle "Vertretung" nicht entzogen werden, es können aber sehr wohl zusätzliche Rechte bei Bedarf zugeordnet werden. Wir empfehlen, mindestens noch das Recht 05 "Nachricht versenden" zuzuordnen, da damit nicht nur die eEBs zurückgewiesen oder zur Kenntnis genommen, sondern auch Nachrichten als solche versendet werden können, siehe Rdn 63 in diesem Kapitel. Dies kann durch Anhaken der Checkbox "Vertretung" (5) und anschließendem Klick mit der linken Maustaste auf "Neues Recht zuordnen" (6) erfolgen.
Rz. 100
Die vergebenen Rechte für die Rolle "Vertretung" werden im unteren Bereich des Dialogfensters aufgelistet (7). Diese Rechte werden ausgegraut dargestellt, als Hinweis, dass diese Rechte im Zusammenhang mit der Rolle "Vertretung" nur gemeinsam und nicht einzeln entzogen werden können.
Rz. 101
Hinweis
Je nachdem, ob für den Vertreter im Postfach des Vertretenen schon einmal ein Sicherheits-Token freigeschaltet wurde oder auch nicht, kann es sein, dass neben der Information "Die neue Rolle “Vertretung’ wurde gespeichert" (8) auch noch die Aufforderung, den Sicherheits-Token freizuschalten, erfolgt, siehe Rdn 42, 80 u. 84 in diesem Kapitel.
Rz. 102
Abb. 26: Bestehende Rolle entziehen
Rz. 103
Zum Entziehen der Rolle, hier "Vertretung" (und der zughörigen Rechte), wird im Dialog "Rechte- und Rollen-Zuordnungen eines Benutzers verwalten" (1) durch Auswahl der Checkbox der Rolle "Vertretung" (2) und Klick mit der linken Maustaste auf "Recht/Rolle entziehen" (3) diese Rolle (inkl. der der Rolle automatisch zugewiesenen Rechte) wieder entfernt. Die anschließende Sicherheitsabfrage "Wollen Sie alle ausgewählten Rollen entziehen?" wird mit Klick auf "Ja" bestätigt. Sofern der Rolle noch zusätzliche Rechte neben den Standard-Rechten der Rolle vergeben worden sein sollten, werden diese zusätzlichen Rechte mit Löschung der betroffenen Rolle ebenfalls gelöscht."
Rz. 104
Hinweis
Rollen können wie Rechte auch zeitlich beschränkt vergeben werden, siehe Rdn 79 u. 82 in diesem Kapitel.
Rz. 105
Die Vergabe der Rollen "Zustellungsbevollmächtigter" und "VHN-Berechtigter" erfolgt analog wie die Vergabe der Rolle "Vertretung". Die R...