§ 8 Rechnungswesen und Finanzverwaltung / c) Exkurs: Verbuchung von Beitreibungskosten und Zahlungseingängen beim Hausgeldinkasso

Rz. 29

Ein häufig gemachter Fehler besteht darin, bei Hausgeldrückständen alle im Zuge eines Inkassoverfahrens anfallenden Ausgaben (insbes. Rechtsanwalts- und Gerichtskosten) als Sollstellung auf das "Personenkonto" des betreffenden Wohnungseigentümers zu buchen – und jegliche Zahlungen des betreffenden Wohnungseigentümers ebenfalls. Hausgeldforderungen und Beitreibungskosten müssen aber auseinandergehalten werden, sonst können Zahlungen des Hausgeldschuldners nicht richtig – und d.h. nach Maßgabe des § 367 BGB – verbucht werden: zuerst auf die Kosten, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung. Hält man Beitreibungskosten, Zinsen und Hausgeldforderungen nicht sorgfältig auseinander, kann es schwierig bis unmöglich werden, den jeweils offenen Betrag an (titulierten und nicht titulierten) Hausgeldrückständen zu beziffern. Das kann z.B. dann erforderlich werden, wenn auf die erste Beitreibungsmaßnahme weitere folgen, denn zur gerichtlichen Geltendmachung müssen die (neuen) offenen Forderungen differenziert dargestellt und begründet werden (→ § 9 Rdn 10). Das Gleiche gilt, wenn bspw. im Laufe einer Zwangsvollstreckung dem jeweiligen Vollstreckungsorgan darzulegen ist, wie nach dem Beginn der Zwangsvollstreckung erfolgte Teilzahlungen verbucht wurden. Und wenn in einem laufenden Zwangsversteigerungsverfahren der Schuldner oder ein ablösender Dritter (→ § 9 Rdn 60) unter Vorlage von Überweisungsbelegen behauptet, alle Forderungen beglichen zu haben, muss die Gemeinschaft als betreibende Gläubigerin das nachprüfen und ggf. widerlegen können. Hierfür reicht es nicht, dem Vollstreckungsgericht einen Ausdruck aus dem Personenkonto vorzulegen, wonach noch Forderungen offen stehen. Es muss schlüssig dargelegt werden, wie die Zahlungen auf die titulierten Forderungen, Kosten und Zinsen verrechnet wurden. Schlussendlich besteht auch besteht ein Verjährungsproblem: Wenn die Verwaltung keinen Überblick hat, welchem Zeitraum offene Forderungen zuzuordnen sind, kann es passieren, das alte – nur vermeintlich getilgte – Forderungen verjähren.

Rz. 30

Um Hausgeldforderungen und Betreibungskosten auseinanderzuhalten, muss die Verwaltung für den betreffenden Beitreibungsfall ein neues (Unter-)Konto (z.B. mit Namen "Rechtsstreit 1/22 Wohnung 5" anlegen, auf das die der Gemeinschaft entstehenden Ausgaben im Zuge dieser Beitreibungsmaßnahme gebucht werden; Rückflüsse auf diese Ausgaben werden dann ebenfalls auf dieses Konto gebucht. Für die Zinsen muss hingegen kein separates Konto angelegt werden. Diese fallen zwar kraft Gesetzes an, aber solange die Gemeinschaft sie nicht berechnet, kann es dabei sein Bewenden haben (→ § 9 Rdn 31); Ausgaben oder Sollstellungen sind insoweit nicht zu buchen. Eingehende bzw. beigetriebene Zahlungen sind, wie gesagt, gem. § 367 BGB zu verbuchen. Wie die Verrechnung im Einzelnen aussieht, ergibt sich aus einem Forderungsberechnungsprogramm. Wenn – wie üblich – eine Rechtsanwaltskanzlei mit der Beitreibung beauftragt ist, muss diese der Verwaltung im Zuge der Weiterleitung von Zahlungen mitteilen, wie sich der Zahlungseingang zusammensetzt, damit entsprechend verbucht werden kann: Zinsen werden auf das entsprechende Einnahmenkonto der Gemeinschaft gebucht, Kosten auf das vorerwähnte Konto "Rechtsstreit"; der Rest entfällt auf die Hauptforderung“, also auf die Hausgeldrückstände, und ist auf dem "Personenkonto" zu verbuchen.