Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
Rz. 17
Für die Verwaltung von Ordnern im beA-System benötigt der Mitarbeiter das Recht 08 "Nachricht organisieren". Die Ansicht des beA wird den meisten, die im Umgang mit E-Mails geübt sind, keine Probleme bereiten, da man sich hier an gängigen Mail-Programmen orientiert hat. Im beA sind standardmäßig die Ordner
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Posteingang (empfangene Nachrichten), |
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Entwürfe (zur Überprüfung, zum Signieren oder zur Versendung bereitgestellte Nachrichten), |
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Postausgang (abgesendete Nachrichten, deren Übermittlung fehlgeschlagen ist), |
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Gesendet (aus dem beA versendete Nachrichten), |
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Papierkorb (hierhin [automatisiert oder von Hand] verschobene Nachrichten) |
vorhanden.
Rz. 18
Zu den Grundordnern "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendet" können Unterordner angelegt werden. Dafür wird in der linken Spalte der beA-Webanwendung im Bereich der verfügbaren Postfächer unten rechts der Button "Neuer Ordner" bereitgestellt. Vor dem Klick auf diesen Button wird einer der oben genannten möglichen Grundordner angeklickt, in dem ein Unterordner erzeugt werden soll. Durch anschließenden Klick auf den Button "Neuer Ordner" wird ein Eingabefeld für den Namen des neuen Unterordners angezeigt, das mit dem gewünschten Begriff ausgefüllt wird. Durch Betätigen der Entertaste wird die Erstellung des Unterordners abgeschlossen.
Rz. 19
Eine Umbenennung des vergebenen Namens für einen Unterordner ist nach dem Erstellen dieses Unterordners nicht mehr möglich. Der falsch benannte Unterordner kann nur noch mit dem kleinen Papierkorb-Symbol, welches erscheint, wenn mit der Maus über den Namen des Unterordners gefahren wird, gelöscht und ggf. auf Wunsch neu erstellt werden.
Rz. 20
Befinden sich in den Grundordnern "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendet" bereits Unterordner, wird dies mit einem kleinen Winkel vor dem jeweiligen Grundordner angezeigt. Durch Klick auf diesen kleinen Winkel wird die zum jeweiligen Grundordner gehörige erste Unterordner-Ebene angezeigt. Wird neben einer der angezeigten ersten Unterordner-Ebene ebenfalls ein kleiner Winkel angezeigt, kann durch Klicken auf diesen kleinen Winkel die nächste Unterordner-Ebene aufgeklappt werden.
Rz. 21
Es können nur maximal zwei zusätzliche Unterordner-Ebenen zu den Hauptordnern "Posteingang", "Entwürfe" und "Gesendet" erstellt werden. Dies liegt u.a. daran, dass das beA-System von der BRAK ausdrücklich nicht als Dateiverwaltungssystem und Speicherort für Nachrichten konzipiert, sondern lediglich als sicheres Nachrichten-Transportsystem entwickelt wurde. Nachrichten und deren Anlagen sollten im beA baldmöglichst bearbeitet und, wenn nötig, in eine eigene Dateistruktur auf dem Kanzlei-Server, in ein kanzleieigenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder in eine evtl. vorhandene Kanzleisoftware exportiert und im beA gelöscht werden.
Rz. 22
Überlegenswert wäre eine zusätzliche Ordnerstruktur im beA, die als zusätzliches, temporäres Sicherheits-Archiv genutzt werden könnte. Im Posteingangs-Grundordner könnten z.B. drei bis sechs Unterordner eingefügt werden, die mit einer Monats- oder einer Kalenderwochenbezeichnung angelegt werden. Grundüberlegung könnte dabei der maximale Zeitraum bis zur sicheren Bearbeitung der Nachricht und deren Anlagen sein. Eine zu Ende bearbeitete Nachricht wird dann nicht direkt in den Papierkorb verschoben oder im Posteingangsbereich belassen, sondern in z.B. einen selbst erzeugten Wochen-Unterordner abgelegt. Jetzt kann innerhalb der Zeit, bevor die Nachricht automatisiert in den Papierkorb verschoben wird, diese noch einmal bequem geöffnet und auf Wunsch Dokumente aus der Nachricht entnommen werden.
Rz. 23
Man könnte sich auch an dem Zeitraum der 90 Tage, in der die Nachrichten im Posteingangs- oder Gesendet-Ordner verbleiben, orientieren, da danach die Nachrichten aus den genannten Ordnern automatisiert in den Papierkorb verschoben werden. Die entsprechenden Bedürfnisse, beA-Nachrichten für einen gewissen Zeitraum vorzuhalten, sind natürlich von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich.
Rz. 24
Wenn besonders sensible Daten (Patentschriften etc.) im beA "landen", ist zu überlegen, ob aus Sicherheitsgründen nicht ein zügiges Löschen von bearbeiteten Nachrichten erfolgen sollte. Zwar preist die BRAK das beA-System als sicher an, aber letztendlich befinden sich die Nachrichten auf den Servern der BRAK. Sobald eine Nachricht wieder geschlossen wird, ist sie zwar verschlüsselt. Wir wissen jedoch aus unseren Vorträgen und der Praxis, dass zahlreiche Kanzleien häufig Cyberattacken ausgesetzt sind. Prüfen Sie daher bitte eigenverantwortlich, ob unser nachstehender Vorschlag für Ihre Kanzlei geeignet ist.
Rz. 25
Folgendes Szenario wäre denkbar: Eingehende Nachrichten und deren Anlagen werden spätestens nach drei Wochen in den Bearbeitungsprozess so eingebunden sein, dass sie im beA nicht mehr vorgehalten werden müssten. Im Posteingangsordner können somit drei, zur Sicherheit besser sechs, Unterordner mit den Bezeichnungen der jeweiligen Kalenderwoche, z.B.
Posteingang
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