§ 8 Vorstellung des beA / III. Hervorhebungen

Rz. 73

Hervorhebungen können für den Bereich der "Sichten" und die Grundordner eingesetzt werden. Hervorhebungen können in jedem Grundordner über den Button "Hervorheben" im rechten Funktionsmenü erstellt werden. Die Hervorhebungen sind für jede "Sicht" und jeden Grundordner separat einstellbar und gelten auch für die jeweiligen Unterordner der Grundordner.

Rz. 74

Hervorhebungen von Nachrichten sind postfachübergreifend für alle berechtigten Benutzer eines Postfachs sichtbar. Hervorhebungen im Zusammenhang mit Sichten sind benutzerspezifisch und nur für den Benutzer sichtbar, der für sein Nutzerprofil die Sichten und evtl. zusätzlich die Hervorhebungen zu den Sichten eingerichtet hat.

Rz. 75

Die Hervorhebungen im Register "Nachrichten" müssen immer aus dem Grundordner angelegt werden, in welchem sie (auch für dessen Unterordner) gelten sollen. Vor dem Anlegen einer Hervorhebung wählt man den Grundordner durch Anklicken mit der linken Maustaste aus, für den (und dessen Unterordner) die Hervorhebung eingerichtet werden soll.

Rz. 76

Das Prinzip der Hervorhebungen basiert darauf, dass via Filterkriterien festgelegt wird, ob die Nachrichtenzeile, deren Nachricht die Kriterien des Filters erfüllt, farblich abgesetzt von den anderen Nachrichtenzeilen dargestellt werden soll.

Rz. 77

Verwendungsbeispiel

Es sollen alle Nachrichten z.B. im Grundordner "Posteingang" und dessen Unterordner farblich abgesetzt angezeigt werden, die demnächst automatisiert vom System in den Papierkorb verschoben werden. Dabei könnte der Anzeigezeitraum auf z. B die nächsten zehn Tage festgelegt werden.

Vorteil:

Die Nachrichten, die innerhalb der nächsten zehn Tage vom System automatisch in den Papierkorb verschoben werden, können mit einem Blick aus der Liste der Nachrichten identifiziert werden.

Rz. 78

Mit Hervorhebungen kann in der Nachrichtenübersicht die gesamte Zeile einer Nachricht oder eines Nachrichtenentwurfs in den jeweiligen Grundordnern und identisch in den jeweils zugehörigen Unterordnern farblich abgesetzt werden, um bestimmte Kriterien zur Nachricht/zum Nachrichtenentwurf leicht erkennbar darzustellen. Es können mehrere Hervorhebungen zu einem Ordner oder einer Sicht erstellt werden. Da immer nur eine Einfärbung der Nachrichten- bzw. Nachrichtenentwurfszeile dargestellt werden kann, ist die Positionierung der Hervorhebung im Fenster der Verwaltung der Hervorhebungen entscheidend für die Anzeige einer Hervorhebung. Die in der Reihenfolge oberste Hervorhebung in einer Liste von mehreren Hervorhebungen wird als Erstes darauf geprüft, ob sie auf die spezielle Nachricht/den speziellen Nachrichtenentwurf zutrifft. Ist das der Fall, wird diese Hervorhebung angezeigt, weiter unten in der Liste angeordnete Hervorhebungen, die in dem speziellen Fall auch zum Tragen kämen, werden ignoriert und nicht angezeigt. So wird die Liste von oben nach unten abgearbeitet. Die Reihenfolge der Liste der Hervorhebungen kann jederzeit angepasst werden. Die erste Übereinstimmung mit den verfügbaren Kriterien färbt die Nachrichten-/Nachrichtenentwurfszeilen mit der zugewiesenen Farbe ein. Man sollte sich daher gut überlegen, ob man in einem Grundordner mehr als eine Hervorhebung einstellen möchte.

Rz. 79

Um die Funktion "Hervorheben" verwenden zu können, wird das Recht 08 "Nachricht organisieren" benötigt (an diesem Recht hängen auch die Funktionen "Verschieben" einer Nachricht, "Etiketten" sowie "Ordner" verwalten und "Kommentare" einsetzen).

Rz. 80

Zur Erstellung einer Hervorhebung werden neben der Festlegung des betroffenen Grundordners das notwendige Filterkriterium und zur Konkretisierung des gewünschten Ergebnisses sog. Operatoren bestimmt. Diese Operatoren benötigen evtl. ein oder zwei einschränkende Werte.

Rz. 81

Folgende Filterkriterien können für Hervorhebungen eingesetzt werden (es sind dieselben Kriterien wie für die Erstellung von Sichten):

▪	Neue Nachrichten
▪	Ungelesene Nachrichten
▪	Nachrichten, die einen Kommentar enthalten
▪	Nachrichten, die ein Empfangsbekenntnis erfordern
▪	Nachrichten, die eine Sendungspriorität enthalten
▪	Nachrichten, die demnächst endgültig gelöscht werden
▪	Nachrichten, die demnächst in den Papierkorb verschoben werden
▪	Absender
▪	Empfänger
▪	Absender/Empfänger
▪	Benutzerdefinierte Etiketten (Labels)
▪	Nachricht empfangen
▪	Nachricht versendet
▪	Ordner
▪	Persönlich/vertraulich
▪	Aktenzeichen Sender
▪	Aktenzeichen Empfänger
▪	Löschdatum
▪	Endgültiges Löschdatum

Rz. 82

Folgende Operatoren (abhängig vom Filterkriterium) können eingesetzt werden:

▪	gleich
▪	ungleich
▪	beginnt
▪	kleiner
▪	kleiner gleich
▪	größer
▪	größer gleich
▪	von bis
▪	ist leer
▪	ist nicht leer
▪	in Liste

Rz. 83

Folgende Werte (abhängig vom Filterkriterium) können eingesetzt werden:

▪	Ja
▪	Nein
▪	Sinnvolle Zahlenwerte
▪	Sinnvolle Begriffe (z.B. Empfängername, Aktenzeichen)
▪	Etikettenbezeichnungen (Hinweis: Es werden die für alle Postfächer angelegten Etiketten aufgelistet. Eine Zuordnung des Etiketts zu einem bestimmten Postfach ist nicht möglich.[6])
▪	Datum...