Sabine Jungbauer, Dipl.-Ing. Werner Jungbauer
A. Register (Nachrichten/Einstellungen/Berichte)
Rz. 1
Abb.: 1 Register
Grundsätzlich stehen drei Bereiche zur Verfügung. "Nachrichten", "Einstellungen" und "Berichte". Diese sind über die beim Start des beAs dargestellten gleichnamigen Registerschaltflächen erreichbar. Im Bereich "Nachrichten" werden alle Funktionen, die mit Nachrichten direkt zu tun haben, angezeigt. Im Bereich "Einstellungen" kann das eigene Profil bzw. das Postfach verwaltet werden. Dem beA-Inhaber stehen dabei immer alle Funktionen zur Verfügung. Die im beA angelegten Nutzer, ob Mitarbeiter oder anwaltliche Vertreter, sehen immer nur die Funktionen, für die sie Berechtigungen bei der Rechte- und Rollenvergabe erhalten haben. Im Bereich "Berichte" können Berichtsvorlagen erstellt und vom System erzeugte Berichte abgerufen werden. Berichte dienen dazu, statistische Informationen zu einem Postfach anzuzeigen und Auswertungen und Übersichten aus einer exportierten CVS/Excel-Datei zu erzeugen. Das Register "Berichte" wird nur angezeigt, wenn der Postfachinhaber selbst angemeldet ist oder wenn eine als Mitarbeiter oder anwaltliche Vertretung angemeldete Person das Recht 22 "Berichte erstellen und verwalten" übertragen erhalten hat.
B. Virtuelles "Kanzleipostfach"
Rz. 2
Ist ein Mitarbeiter (1) oder ein Anwalt mit seinem jeweiligen Zugangsmittel zum beA (beA-Karte Mitarbeiter; beA-Karte Basis (beA-Karte Signatur nur bei 1. Generation); beA-Softwarezertifikat) für mehrere beA-Postfächer berechtigt, so kann dieser Mitarbeiter/Anwalt nach der eigenen Anmeldung am beA-System alle Postfächer sehen, für die er als Benutzer (mit oder ohne Anwaltseigenschaft) angelegt und mit entsprechenden Berechtigungen ausgestattet wurde. Dafür klickt er/sie mit der linken Maustaste auf den kleinen Winkel (2) des aktuell angezeigten Postfachs und sieht dann über das Drop-Down-Menü die weiteren Postfächer (3) für die er/sie berechtigt ist. Durch Klick mit der linken Maustaste auf den Namen des gewünschten Postfachs wird dieses ausgewählt. Bei dem "virtuellen Kanzleipostfach" handelt es sich somit lediglich um eine Form der Ansicht; es ist nicht zu verwechseln mit dem Gesellschaftspostfach, siehe § 2 Rdn 15 ff. in diesem Werk.
Rz. 3
Abb. 2: Virtuelles Kanzleipostfach
C. Sichten als Nachrichtenfilter einsetzen
Rz. 4
Nach der Anmeldung am beA-System findet sich das Postfach in der Spalte links neben der Nachrichtenübersicht angeordnet. Das beA eines Postfachinhabers erscheint, wenn er Zugriff auf mehr als sein eigenes Postfach hat, immer an oberster Stelle. Ist der angemeldete Nutzer für mehr als ein Postfach berechtigt, werden die weiteren Postfächer über ein Drop-Down-Menü in alphabetischer, aufsteigender Reihenfolge dargestellt. Es kann in dieser Ansicht immer nur ein Postfach ausgewählt und geöffnet werden.
Rz. 5
Ebenfalls in der linken Spalte, links neben der zentralen Nachrichtenübersicht, befindet sich unterhalb der Postfächer ein definierter Bereich für die persönlichen Sichten. Solche Sichten (oder Nachrichten-Filter) können über den Button "Sicht erstellen" (4) angelegt werden. Mit den Sichten können bestimmte Nachrichten aus der Gesamtmenge der Nachrichten gefiltert und "gebündelt" angezeigt werden. Sichten sind beim ersten Zugang zum Postfach, gleich ob als Mitarbeiter/Benutzer ohne eigenes Postfach oder als Postfachinhaber, nicht vorhanden und müssen eigenständig definiert werden. Die Erstellung von Sichten mit unterschiedlichen Kriterien (z.B. "Alle ungelesenen Nachrichten im Posteingang für alle Postfächer, die für den aktuellen Benutzer freigegeben sind, mit einem Klick in einer Gesamt-Übersicht darstellen" oder "Nachrichten, die demnächst endgültig gelöscht werden, für ein bestimmtes Postfach, das für den aktuellen Benutzer freigegeben ist") ist immer benutzerorientiert. Das bedeutet, dass jeder, der sich im beA-System anmelden darf, nur die Sichten sehen wird, die er für sich selbst erstellt hat. Ein anderer berechtigter Nutzer desselben Postfachs sieht diese Sichten/Filter nicht und muss sich diese, sofern gewünscht, selbst einrichten.
Rz. 6
Beispiel alle ungelesenen Nachrichten aus allen Postfächern im Grundordner Posteingang mit einem Klick anzeigen:
Die Erstellung einer Sicht kann auf zwei Arten erfolgen. Direkt über der Nachrichtenübersicht in der linken Spalte im Bereich "Meine persönlichen Sichten" oder über das Register "Einstellungen" (1) in der Kategorie "Postfachverwaltung" (2) und dort über die Funktion "Sichten verwalten" (3). Beides führt zum Bereich "Sichten verwalten"
Abb. 3: Neue Sicht erstellen
Rz. 7
Über den Funktions-Button "Neue Sicht" wird der Dialog für die Erstellung einer neuen Sicht/eines neuen Nachrichtenfilters angezeigt.
Abb. 4: Parameter für die neue Sicht festlegen
In das Pflichtfeld "Name" (1) wird ein Tex...