Der Entscheidung des OVG Rheinland-Pfalz ist zuzustimmen.
1. Keine vorgeschriebene mündliche Verhandlung erforderlich
Völlig zu Recht weist das Rheinland-Pfalz darauf hin, der Anfall einer Terminsgebühr für Besprechungen erfordere nicht, dass in dem betreffenden Verfahren überhaupt eine mündliche Verhandlung vorgeschrieben ist. Diese falsche Rechtsansicht hatten verschiedene Senate des BGH noch mehrere Jahre nach Inkrafttreten des RVG am 1.7.2004 vertreten (so BGH – V. ZS – RVGreport 2007, 269 [Hansens] = AGS 2007, 298; RVGreport 2007, 271 [Ders.] = AGS 2007, 397 m. Anm. N. Schneider; BGH – XI. ZS – RVGreport 2012, 184 [Ders.] = AGS 2012, 274 m. Anm. N. Schneider = zfs 2012, 342 m. Anm. Hansens). Obwohl sich bereits aus dem Gesetzestext (s. Abs. 1 der Anm. zu Nr. 3104 VV "Die Gebühr entsteht auch, wenn …") eindeutig ergibt, dass die in Nr. 3104 VV geregelten Tatbestandsmerkmale der Terminsgebühr unabhängig von der in Vorbem. 3 Abs. 3 VV geregelten Terminsgebühr für Besprechungen sind, haben mehrere Senate des BGH an ihrer offensichtlich unrichtigen Auffassung über Jahre hinweg trotz erheblicher Kritik der meisten OLG und der Lit. festgehalten. Es bedurfte deshalb erst des Eingriffs des Gesetzgebers durch das 2. KostRMoG, durch das die Vorbem. 3 Abs. 3 VV so gefasst wurde, dass sie auch vom BGH verstanden wurde. Seitdem entspricht es allgemeiner Auffassung in Rspr. und Lit., dass eine Terminsgebühr für Besprechungen unabhängig davon anfallen kann, ob in dem betreffenden gerichtlichen Verfahren überhaupt eine mündliche Verhandlung vorgesehen ist oder stattfinden kann.
Folglich kann auch eine Besprechung zur Vermeidung oder Erledigung eines Mahnverfahrens oder – wie hier – eines Eilverfahrens auf Gewährung vorläufigen Rechtsschutzes die Terminsgebühr auslösen, selbst wenn in dem betreffenden gerichtlichen Verfahren eine solche Terminsgebühr mangels Terminsanberaumung und damit mangels Terminswahrnehmung nicht entstehen könnte.
2. Darlegung und Glaubhaftmachung
Zutreffend weist das OVG Rheinland-Pfalz auch darauf hin, dass die tatsächlichen Voraussetzungen der Terminsgebühr für Besprechungen von der erstattungsberechtigten Partei im Kostenfestsetzungsverfahren darzulegen und glaubhaft zu machen sind. Dem steht nicht entgegen, dass diese Voraussetzungen für den Anfall der Terminsgebühr für Besprechungen im Regelfall sich nicht aus den Gerichtsakten ergeben. Vielmehr verfügt der Rechtspfleger/Urkundsbeamte der Geschäftsstelle im Kostenfestsetzungsverfahren über die erforderlichen prozessualen Möglichkeiten, auch solche Tatsachen zu ermitteln, die sich nicht unmittelbar aus der Verfahrensakte ergeben. Aus diesem Grunde hat die Partei, die die Terminsgebühr für Besprechungen zur Festsetzung anmeldet, deren tatsächliche Voraussetzungen glaubhaft zu machen. Hierfür ist es erforderlich, dass die tatsächlichen Voraussetzungen des geltend gemachten Gebührentatbestandes mit überwiegender Wahrscheinlichkeit feststehen müssen. Dabei können zur Glaubhaftmachung gem. § 104 Abs. 2 S. 3 i.V.m. § 294 Abs. 1 ZPO alle Beweismittel unter Einschluss der eidesstattlichen Versicherung verwendet werden (BGH RVGreport 2007, 274 [Hansens] = AGS 2007, 322; BGH RVGreport 2020, 290 [Hansens] = AGS 2020, 330 = zfs 2020, 407 m. Anm. Hansens für die Darlegung und Glaubhaftmachung der ursächlichen Mitwirkung des Rechtsanwalts am Abschluss eines außergerichtlichen Vergleichs im Vergütungsfestsetzungsverfahren gem. § 11 RVG).
Gelingt dem Erstattungsberechtigten – wie hier der Antragstellerin – die Glaubhaftmachung sämtlicher Tatbestandsvoraussetzungen der geltend gemachten Terminsgebühr nicht, ist der Kostenfestsetzungsantrag vom Rechtspfleger/Urkundsbeamten der Geschäftsstelle insoweit zurückzuweisen. So war hier die Urkundsbeamtin der Geschäftsstelle des VG Neustadt (Weinstraße) verfahren.
3. Verfahrensweise des Prozessbevollmächtigten
Um im Falle der Kostenfestsetzung gegen den erstattungspflichtigen Gegner oder aber auch im Falle der Vergütungsfestsetzung gem. § 11 RVG gegen den eigenen Mandanten die tatbestandlichen Voraussetzungen der Terminsgebühr für Besprechungen hinreichend darlegen zu können, empfiehlt es sich, möglichst umgehend nach der Besprechung zu dokumentieren, was wann mit wem besprochen wurde und wie der Gesprächspartner reagiert hat. Dies kann in einem zu den Handakten zu nehmenden Telefonvermerk, aber auch in einem Bestätigungsschreiben an die Gegenseite erfolgen. In beiden Verfahren genügt zur Glaubhaftmachung die eidesstattliche oder auch anwaltliche Versicherung desjenigen Prozessbevollmächtigten, der diese Besprechung geführt hat. Warum im Fall des OVG Rheinland-Pfalz der Prozessbevollmächtigte der Antragstellerin sein Vorbringen nicht auf eine anwaltliche Versicherung gestützt hat, erschließt sich nicht. Möglicherweise war sich der Anwalt des Inhalts dieser Besprechung nicht mehr so sicher. Eine solche Unsicherheit kann dann vermieden werden, wenn zeitnah nach der Besprechung deren Inhalt schriftlich festgehalten wird.
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