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Bisher drehten sich Diskussionen um Formerfordernisse an ordnungsgemäße Anwaltsrechnungen meist um die Schriftform. Jetzt kommt aus steuerrechtlicher Sicht eine weitere neue Anforderung hinzu: die elektronische Rechnung im B2B-Verkehr.
I. Hintergrund
Bereits seit Ende 2020 besteht die Pflicht, gegenüber öffentlichen Auftraggebern Lieferungen und Leistungen mittels Rechnung in elektronischer Form (eRechnung) abzurechnen. Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Pflicht zu elektronischen Rechnungen auf den unternehmerischen Verkehr ausgeweitet.
Bislang ist in § 14 UStG der Vorrang der Papierrechnung vor der elektronischen Rechnung (eRechnung) geregelt. Rechnungen durften danach nur vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in elektronischer Form übermittelt werden.
Mit der jetzigen beschlossenen obligatorischen Pflicht zur elektronischen Rechnung verfolgt der Gesetzgeber zwei Ziele:
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Zum einen soll das Verfahren für die zu einem späteren Zeitpunkt einzuführende Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung (Meldesystem) vorbereitet und für die Unternehmer entzerrt werden. |
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Zum anderen soll die Nutzung der bestehenden Möglichkeiten der Digitalisierung in der Wirtschaft gefördert und unternehmensinterne Prozesse bei der Rechnungsverarbeitung vereinfacht werden, was auch dem Bürokratieabbau dient. Durch eine medienbruchfreie Übermittlung der Rechnungsdaten können Fehler bei einer manuellen Erfassung auf Seiten des Rechnungsempfängers vermieden werden. |
Rechnungsprozesse sollen also vereinfacht und Mehrwertsteuerbetrug eingedämmt werden.
II. Anwendungsbereich
Die Pflicht zum Empfang und zur Erstellung elektronischer Rechnungen gilt für alle inländischen Umsätze im zwischenunternehmerischen Bereich. Umsätze an Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten sind nicht betroffen. Ist die Mandantschaft Verbraucher, gilt die Pflicht ebenfalls nicht. Betroffen ist nur der B2B-Bereich im Inland.
Außerdem sind von der Verpflichtung zur eRechnung Kleinbetragsrechnungen bis zu 250,00 EUR (§ 33 UStDV) sowie Verkäufe von Fahrausweisen (§ 34 UStDV) dauerhaft befreit.
III. Definition
In § 14 Abs. 1 S. 2 UStG n.F. wird künftig zwischen einer elektronischen Rechnung und einer sonstigen Rechnung unterschieden.
1. Elektronische Rechnung
Nach der Legaldefinition ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F.).
Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung muss entweder
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der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates v. 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen entsprechen |
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kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, sofern das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm nach Nr. 1 entspricht oder mit dieser interoperabel ist. |
Um der Praxis möglichst frühzeitig Rechts- und Planungssicherheit zu geben, haben das Bundesministerium der Finanzen (BMF) und die obersten Finanzbehörden der Länder vorab eine Einschätzung zur Zulässigkeit bereits in der Praxis verwendeter Formate vorgenommen. Sie sind dabei zu dem Ergebnis gekommen, dass insbesondere sowohl eine Rechnung nach dem XStandard (sog. XRechnung) als auch eine nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grds. die Anforderungen an das geforderte strukturierte elektronische Format erfüllen. Daneben können aber auch weitere Rechnungsformate die genannten Anforderungen erfüllen.
2. Sonstige Rechnung
Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG n.F.). Darunter fallen künftig auch Rechnungen im PDF-Format, da diese in Zukunft nicht mehr den Anforderungen an eine elektronische Rechnung entsprechen.
IV. Zeitlicher Rahmen
Bei der zeitlichen Umsetzung der Pflicht zur eRechnung unterscheidet der Gesetzgeber zwischen dem Rechnungsempfang und der Rechnungserstellung. Die Umsetzung erfolgt stufenweise.
1. Rechnungsempfang
Bereits ab dem 1.1.2025 besteht für alle inländischen Unternehmer, und damit auch die Anwaltschaft, die Pflicht, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Während dies derzeit noch von der Zustimmung des Rechnungsempfängers abhängt, ist diese ab dem kommenden Jahr nicht mehr nötig. Die in § 27 Abs. 38 UStG n.F. enthaltene Möglichkeit, in der Einführungsphas...