Beschäftigtendatenschutz / 2 Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens wird regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Es steht in der Verantwortung des Wohnungsunternehmens, deren Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. Zugang zu diesen Daten dürfen nur Personen haben, die am Bewerbungs- und Auswahlverfahren direkt beteiligt sind.

Bereits bei der Erhebung von personenbezogenen Daten (Stellenausschreibung) treffen das Unternehmen Informationspflichten gegenüber den Bewerbern. Siehe hierzu auch Informations- und Auskunftspflichten bei der Datenerhebung.

Erfolglose Bewerbung

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht bzw. an den Bewerber zurückgegeben werden, da die gesetzliche Grundlage zur zulässigen Speicherung mit der Stellenvergabe erlischt und der Löschung keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern der Betroffene der weiteren Speicherung ausdrücklich zustimmt (weil z. B. in absehbarer Zeit eine weitere Stelle zu besetzen ist), ist eine weitere Speicherung der Bewerbungsunterlagen zulässig.

Der Arbeitgeber darf – und das ist auch sinnvoll und notwendig – die Unterlagen und/oder eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen den Vorwurf eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Das AGG verbietet Diskriminierungen wegen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Nach dem AGG müssen Schadenersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG). Unter Berücksichtigung der Zeit, die bis zur Zustellung einer Klage vergehen kann, kann daher insgesamt von einer Speicherdauer von 6 Monaten ab Erteilung der Absage ausgegangen werden. Die Unterlagen einer erfolgreichen Bewerbung können problemlos in die Personalakte aufgenommen werden. Die längere Speicherung von Unterlagen von Bewerbern, die zunächst nicht zum Zuge kamen, die aber für eine später zu besetzende Stelle angesprochen werden sollen, bedarf der Zustimmung des Bewerbers.

E-Mail-Bewerbung

Bei E-Mail-Bewerbungen sind im Dateianhang die notwendigen Bewerbungsunterlagen (Zeugnisse, Lebenslauf) beigefügt. Es ist deshalb darauf zu achten, dass die elektronischen Dateien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vollständig gelöscht werden.

Praxis-Tipp

Separate E-Mail-Adresse für Bewerbungen

Bei Verwendung eines E-Mail-Archivs mit automatischer Speicherung der eingehenden E-Mails ist die Verwendung einer separaten E-Mail-Adresse für den Eingang von Bewerbungen zu empfehlen (z. B. bewerbung@emailadresse_des_Wohnungsunternehmens). Wird diese E-Mail-Adresse von der automatischen Archivierung ausgenommen, kann das Unternehmen der Löschpflicht nachkommen.

Bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses sollten die Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Wir verweisen auf die Ausführungen in dem Beitrag Dokumentationspflichten, Kap. 4 Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.