Betriebskosten – Papierlose Akteneinsicht

Grundsatz

Der Vermieter ist grundsätzlich nicht verpflichtet, seiner jährlich zu erstellenden Betriebskostenabrechnung Fotokopien der Abrechnungsbelege (z.B. Rechnungen, Gebührenbescheide) beizufügen. Er kann den Mieter auf dessen Recht zur Einsichtnahme in die Belege verweisen. Dadurch kann zusätzlicher Aufwand durch Anfertigung von Kopien vermieden werden. Ferner können dem Mieter mögliche Unklarheiten in einem Gespräch sofort erläutert werden.

Ein Anspruch des Mieters auf Überlassung von Kopien kommt daher nur ausnahmsweise nach dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) in Betracht, wenn ihm die Einsichtnahme in die Unterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann (so bereits BGH, Urteile v. 8.3.2006, VIII ZR 78/05, WuM 2006 S. 200 und v. 13.9.2006, VIII ZR 105/06, WuM 2006 S. 616). Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Mieter und Vermieter heillos zerstritten sind, der Ort der Belegeinsicht nicht in zumutbarer Weise und in angemessener Zeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen ist oder der in einer entfernt liegenden Stadt wohnende Vermieter sich trotz Aufforderung des Mieters weigert, die Belege am Ort des Mietobjekts zur Einsicht bereitzustellen (OLG Düsseldorf, Urteil v. 22.6.2006, 10 U 164/05, DWW 2006 S. 378).

Diese Grundsätze gelten auch dann, wenn der Vermieter dem Mieter in der Vergangenheit Kopien übersandt hat. Eine solche "Gefälligkeit" begründet keine vertragliche Verpflichtung für die Zukunft (BGH, Urteil v. 13.9.2006, VIII ZR 71/06, WuM 2006 S. 618).

Ausnahme

Der Vermieter genügt seiner Pflicht zur Gewährung der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen, wenn er dem Mieter einen Aktenordner mit Belegen vorlegt, in dem sich der Mieter, ggf. mit fachkundiger Hilfe, zurechtfinden kann. Auch wenn sich darin Rechnungen über nicht umlegbare Kosten befinden, führt dies zu keiner mangelnden Übersichtlichkeit der Belege (LG Berlin, Urteil v. 28.9.2006, 67 S 225/06, WuM 2006 S. 617).

Mieter trägt Beweislast

Führt der Vermieter ein papierloses Büro und werden die Originalunterlagen regelmäßig eingescannt und dann nach 3 Monaten vernichtet, ist es grundsätzlich ausreichend, wenn der Vermieter dem Mieter im Termin zur Belegeinsicht Kopien oder Ausdrucke der Belege vorlegt. Bestreitet der Mieter die Richtigkeit, muss er aufzeigen, dass an der Übereinstimmung der vorgelegten Kopien oder Ausdrucke mit den maßgeblichen Originalen Zweifel bestehen.

(LG Berlin, Urteil v. 30.10.2018, 63 S 192/17, ZMR 2019 S. 122)