Ansatzfähig sind das Arbeitsentgelt, die Sozialbeiträge, die Beiträge zur Unfallversicherung, die Kosten einer Vertretung bei Krankheit oder Urlaub sowie Sachleistungen. Zu den Sachleistungen zählt insbesondere der Mietwert einer unentgeltlich überlassenen Wohnung bzw. bei einer verbilligten Miete die Differenz zwischen dem Mietwert und der tatsächlich gezahlten Miete; ferner sonstige Sachleistungen im (orts)üblichen Umgang, z. B. Gutscheine, bei denen es sich um eine arbeitsrechtliche Gratifikation und damit um eine umlagefähige geldwerte Leistung handelt.
Nicht ansatzfähig ist eine dem Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale. Bei dieser handelt es sich um keine Vergütung für eine allgemeine Kontroll- und Überwachungstätigkeit, sondern um Aufwendungen für die Entgegennahme von Störungsmeldungen und ggf. die Veranlassung von Reparaturmaßnahmen durch Dritte. Daher stellen diese Kosten nicht umlagefähige Verwaltungskosten dar. Unerheblich ist dabei, dass der Sinn und Zweck einer Notrufbereitschaft auch darin besteht, für den Mieter und seine in das Objekt eingebrachten Sachen – etwa bei einem Wasserrohrbruch oder einem Stromausfall – Sicherheit zu gewährleisten. Auch dieses Interesse des Mieters rechtfertigt keine Umlage der Notfallpauschale als Betriebskosten, da es bei der gesetzlichen Definition der Betriebskosten gerade nicht darauf ankommt, ob sie (auch) dem Interesse des Mieters dienen. Denn damit könnten letztlich – der gesetzlichen Regelung zuwider – die meisten Verwaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen des Vermieters als Betriebskosten angesehen werden.
Soweit der Eigentümer Arbeitsleistungen eines Hauswarts – nicht eines Hausverwalters – selbst ausführt, kann er den Betrag als Betriebskosten ansetzen, der für die gleichwertige Leistung eines Dritten angesetzt werden könnte (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV), nicht jedoch die Umsatzsteuer des Dritten.
Einsichtsrecht des Mieters
Der Mieter ist berechtigt, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Hausmeisters einzusehen. Insofern müssen die Rechte des Hausmeisters zurückstehen, da dem Hausmeister bei Vertragsunterzeichnung klar sein musste, dass bei einem Streit über die Betriebskosten seine Vertragsbedingungen offengelegt würden.
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit
Bei den Hausmeisterkosten muss der Vermieter – wie bei allen Betriebskostenpositionen – den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 2. Halbsatz BGB). Hausmeisterkosten, die um 58 % über den Kosten liegen, die für das Anwesen wegen dessen besonderer Umstände bereits mit einem über dem ortsüblichen Durchschnitt liegenden Satz festgestellt wurden, können daher nur mit ihrem durchschnittlichen Satz auf die Mieter umgelegt werden. Auch ein Stundenlohn von 25 EUR für Treppenhaus- und Hofreinigung, der einem Hausmeister im Zeitraum von 1997 bis 2000 gezahlt wurde, ist unwirtschaftlich hoch und kann nicht in die Betriebskostenabrechnung für die Wohnungen eingestellt werden.
Nachweis bei Verdoppelung der Kosten
Führt die Entlassung des bisherigen Hausmeisters und die anschließende Vergabe der Hausmeisterleistungen an einen externen Dienstleister zur Verdoppelung der Kosten, muss der Vermieter die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme nachweisen, um die erhöhten Kosten umlegen zu können.
Kann zur Ermittlung der angemessenen Hausmeisterkosten nicht auf Durchschnittswerte in Betriebskostentabellen zurückgegriffen werden (z. B. weil der örtliche Mietspiegel eine solche Tabelle nicht enthält), kann das Gericht eine Schätzung (§ 287 ZPO) der marktüblichen Kosten auf Grundlage von nach Anzahl und Größe vergleichbaren Objekten vornehmen.
Neueinstellung während bestehendem Mietvertrag
Umlagefähig sind auch die Kosten eines Hausmeisters, den der Vermieter während des bestehenden Mietverhältnisses neu einstellt, wenn im Mietvertrag Hausmeisterkosten als umlagefähige Betriebskosten bezeichnet sind und dem Vermieter das Recht eingeräumt ist, auch neu entstehende Betriebskosten auf die Mieter umzulegen.
Keine Kürzung bei mangelhafter Leistung
Mangelhaft erbrachte Hausmeisterleistungen berechtigen den Mieter nicht, in der Betriebskostenabrechnung den auf ihn entfallenden Anteil der Hausmeisterkosten zu kürzen.
Allerdings kann der Vermieter nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit verpflichtet sein, zumutbare und gebotene Gegenmaßnahmen einzuleiten (z. B. Abmahnung, Kündigung, Gehalts- bzw. Entgeltkürzung), um den mangelhaften Arbeitsleistungen des Hausmeisters zu begegnen.
Gleiches Recht für Vermieter und Mieter
Ist der Vermieter seinerseits zu einer Kürzung der Hausmeistervergütung berechtigt, kann auch der Mieter die abgerechneten Kosten in der Betriebskostenabrechnung kürzen.
Ob die Fehlleistungen des Hausmeisters schwerwiegend genug sind, um derartige Maßnahmen zu rechtfertigen, ist anhand der konkreten Umstände des Einzelfalls zu beurteilen.