Datenschutz und neue Medien in der Personalabteilung / 1.4.1 Datenschutzrechtliche Einwilligung

Datenschutzrechtlich ist die Frage mit den meisten Aufsichtsbehörden im Hinblick auf die Kontrolle des Datenverkehrs und im Hinblick auf die Archivierung von E-Mails durch eine kombinierte Lösung einer Einwilligung und – soweit möglich – einer Betriebsvereinbarung gelöst. Die Beschäftigten sollten jeder einzeln eine Einwilligung unterzeichnen, in der sie bestätigen, dass sie im Falle einer privaten Nutzung von E-Mail und Internet mit der vollumfänglichen Kontrolle durch den Arbeitgeber einverstanden sind und dass ihnen bei einer Verweigerung dieses Einverständnisses die Privatnutzung dieser betrieblichen Arbeitsinstrumente untersagt ist. Ein Beispieltext hierzu könnte wie folgt aussehen:

Einwilligung in die Einschränkung des Fernmeldegeheimnisses

Mir ist bewusst, dass die private Nutzung des Internets und des E-Mail-Services im Unternehmen nur unter den folgenden Bedingungen erlaubt ist:

1. Die Privatnutzung erfolgt nur in geringem Umfang und beeinträchtigt nicht die Arbeitsleistung.
2. Der Arbeitgeber darf sowohl den E-Mail-Verkehr als auch den Internet-Datenverkehr vollumfänglich und ohne Einschränkung auch hinsichtlich der Inhalte kontrollieren.

Mit ist weiter bekannt, dass mir bei Ablehnung dieser Kontrollrechte durch den Arbeitgeber eine private Nutzung dieser Dienste vollständig untersagt ist. Ich bin darüber aufgeklärt worden, dass ein rückwirkender Widerruf dieser Einwilligung für Daten aus der Vergangenheit aufgrund der gesetzlichen Archivierungspflichten nicht möglich ist und dass ein Widerruf deshalb die Kontrollrechte des Arbeitgebers für diese Daten nicht umfasst. Ich bin damit einverstanden, dass der Arbeitgeber diese Erlaubnis zur Privatnutzung jederzeit widerrufen kann. <Soweit eine Betriebsvereinbarung existiert:> Die Betriebsvereinbarung zur Nutzung von Internet- und E-Mail-Diensten wurde mir zugänglich gemacht und ihre Inhalte sind mir bekannt.

Einwilligungen des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber müssen nach § 26 Abs. 2 Satz 3 BDSG entweder schriftlich oder elektronisch erfolgen, soweit nicht aufgrund besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.^[1]

Hinsichtlich der gesetzlichen Archivierungspflichten kann eine Betriebsvereinbarung ein hilfreiches Instrument zur Regelung sein. Soweit Betriebsvereinbarungen auch für eine Regelung der Privatnutzung herangezogen werden, ist mit Blick auf die Datenschutz-Aufsichtsbehörden hier zur Vorsicht zu raten, da nicht alle diese Lösung akzeptieren.

[1] Das früher geltende Schriftformerfordernis bei Einwilligungen wurde durch das Zweite Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU aufgehoben, BGBl. I 2019, S. 1626. Nunmehr sind auch elektronische Einwilligungen wirksam.